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外商主管:你知道開會3小時,等於燒掉幾個月薪嗎?快用這4招高效開會

- 一間公司的高階主管每天會花上3~5小時開會,若時常開無效會議,不只浪費時間與資源,更會打擊團隊士氣。
- 一場有效的會議,需做好4件事,依序為:設定明確目標、找對參與者、提前準備議程、建立會議原則,以此創造會議真正的價值。
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有一次,老闆開了3小時的會議,滔滔不絕說著要導入新系統、加強員工訓練、大家要更努力⋯⋯,已經從外太空聊到行天宮,還是不知道這場會議要討論什麼,也不知道自己要做什麼。
旁邊的同事,表情既茫然又倦怠。我忍不住心算,這間會議室裡的人,年薪加起來幾千萬,時薪至少上萬,3小時的時間成本已足夠支付好幾個人的月薪了。
其實,這場會議本該聚焦於年度規劃,卻因老闆即興演講,變成了冗長的鄉土劇。會議結束時,大家帶著更多疑問走出了會議室,腦中都浮現同樣的問題:「所以,我們接下來要做什麼?」
為何公司需要更有效的會議?
例行性會議最怕變成為開會而開會的情況,平均來說,高階主管每天需要花費3~5小時參與各項會議,幾乎占了一半的工作時間。然而,並非所有會議都能創造價值。
無效會議的壞處不僅是浪費時間,還可能影響整體士氣和營運。因為長時間的低效討論,會讓與會者感到疲憊和倦怠。
更有研究指出,因為無效會議排擠了增加產出的工作時間,每年對企業造成的潛在損失可能高達數百萬元。
假設每天都能提前篩選出有效的會議,就可以大幅的提升一週效率,5天來減少的會議量,甚至都能創造出一整天了。
4個步驟實踐有效會議,收斂討論找到答案
要讓會議變得有效不難,以下是幾個實用的方式:
1.設定明確的目標,抓住核心問題
重點:幫助與會者聚焦,避免討論過於發散或浪費時間。
開會必須比私訊、郵件或個別討論更高效,否則就沒必要開。非得開會時,一定要有清晰的問題輪廓,並設定好會議目標,避免掉入「為解決問題而解決的陷阱」。
舉例來說,如果會議是為了解決某個業務問題,會議目標可以設定為「目前業績正在下滑,透過會議確認未來一季度的市場行銷重點,提升營業額」,而不是模糊的「討論市場行銷方向」。
2.找對參與者,人多不一定好
重點:找到對的會議負責人,確保參與的人都知道要做什麼。
與會人員至關重要,人數過多或參加者角色不明,往往會導致會議效率低下。
我會透過RACI模型來篩選人,對的參與者會包括:負責執行(R,Responsible)和負責決策(A,Accountable)的人,其他像是資訊提供者(C,Consulted)和需要得到資訊的人(I,Informed)則可有可無。要避免不必要的人全被拉進會議,人多嘴雜。
另外一個判斷誰必須要參加的標準,是這個參與人是否需要「吸收資訊、提供資訊、將資訊轉化為行動」,如果都不符合上面3個條件,那麼他可能就是無關緊要的人,應該避免參加。
如果能預期與會人吸收或提供資訊的強度很低,也可以提前要求對方提供資訊,不一定要參與開會。
3.提前準備,設定議程以聚焦目標
重點:設定好討論方向,開場時給予背景,結束前確保參與者都能帶走行動方案或洞見。
請提前準備好清楚的會議議程和參考資料,確保大家在參加會議前都知道背景。可以的話,提前將會議的文件分享給大家閱讀,可以縮短在會議間的說明時間。
像是Amazon會要求員工準備文檔,而不是用簡報開會,在開會時不需要報告,大家就能針對文檔提出問題。
此外,發出會議邀請的人,有責任先想好會議可能的進程,像是把會議的背景、遇到的困難、想要解決的問題,以及可能的答案(SCQA)列入考慮,讓會議可以隨著討論收斂,聚焦到可能的解決方案上;而不任由會議發散,越聊離目標越遠。
我遇過同事準備會議時,除了列出會議的討論大綱以外,還會在Q&A階段列出他覺得會遇到的問題,然後像是準備SOP一樣,提前想好解答,減少討論發散的機會。
4.建立會議的原則,減少分歧,縮短時間
重點:要充分討論,但達成共識就要團結一致;冗長的討論要適時喊停。
有了所有的前置作業後,我會建立一些原則,讓會議更順利。像是「互相反對,分頭同意」(Disagree together, agree apart),意思是所有參與者在會議中討論碰撞,但達成共識後就要團結一致,不要出現出爾反爾的行為破壞團隊信任。
有時候會議需要不同觀點的碰撞,透過健康的辯論能激發出新想法,也幫團隊全面檢視問題,減少決策可能出現的漏洞,「沒有衝突的會議」往往會有潛在的問題被忽略(當然,反對的基礎應該建立在事實與解決問題的意圖上,而非帶有個人情緒或偏見)。
另外一個我常用的原則叫做「ELMO法則」(Enough, Let’s Move On),即「夠了,往下走」。意思是透過快速表決或簡短做出共識來結束一個話題,藉此將討論資源集中在更重要的議題上。
在會議上有時會遇到過於冗長、重點發散、偏離主題的發言,這時就可以嘗試用這個原則讓討論回歸正軌。舉例來說,在討論新產品設計時,花過多時間在細節如顏色或字型上時,可以透過快速投票總結,幫助團隊果斷切換焦點,避免浪費寶貴的會議時間。
讓會議成為解決問題的利器
一場有效的會議,不僅需要在開始前做好充分準備,也要在進行過程中有清晰的方向和原則。從確立明確的目標,到邀請對的人參與,再到提前準備議程與背景資料,這些都能讓會議物超所值,不浪費團隊的時間與資源。
在會議中,則必須要在創新和收斂中找到平衡,鼓勵開放且健康的辯論激發創新想法,但達成共識後,團隊必須保持行動的一致性。
畢竟,會議的終極目標不僅是找出問題,更是為了解決問題。當會議從「為了開會而開會」轉變為創造價值的工具時,才能真正提高團隊的效率和產出價值。
責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻
多年前投身服務業,經歷了飯店櫃檯、電商公司的小編及行銷,而後輾轉進入知名外商客服部門。目前擔任外商高階主管,旅居荷蘭。期望透過分享自身故事和經驗,幫助工作者找到自己的職涯方向,並實現理想。