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有些人一開口,就能讓你腦中有畫面!他們如何辦到?
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職場 | 職場修練

有些人一開口,就能讓你腦中有畫面!他們如何辦到?

有些人一開口,就能讓你腦中有畫面!他們如何辦到?
職場菁英都具備過人的觀察力,可以具體的描繪出事務,並準確表達出來。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:小倉仁志
精選書摘 2024.10.02
摘要
  1. 表達能力取決於觀察力,善於觀察者能更精準的描述事物,從而有效傳達訊息,避免誤解。
  2. 在溝通中,表達不當或詞彙模糊會導致誤解,因此需要清晰、精確的傳達訊息,確保雙方理解一致。
  3. 提升表達力有助於增強邏輯思考能力,三者相互影響,缺一不可。

你想表達的訊息真有精確傳達給對方嗎?只要表達稍微不同,就會改變對方對事情的看法。

以下是發生在施工現場的情況——

主管下指令不明確,就會讓下屬做錯方向。
(來源:任性出版提供)

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工頭對年輕工人說:「幫我切斷電源。」結果年輕工人卻剪斷電源線。其實,工頭真正想傳達的是「關掉電源」,卻用「切斷」來表達,導致工人誤解,因而把電線剪斷。

向對方傳達訊息時牽涉到多種因素,包含你當下的狀態、舉動,甚至是你希望對方做的動作,又或者你自身的判斷、現下的感受。

尤其是如何將狀態或舉動,按照自己所想的傳遞給對方,「表達力」好不好就成了關鍵!

表達太過粗略,或是使用容易讓人誤解的詞彙,就沒辦法準確傳達訊息給對方。因此,為了讓彼此溝通順暢,優秀的「表達力」不可或缺。

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明明物體在眼前,卻沒看到關鍵點

根據我的經驗,許多善於觀察的人,精準描述狀態或舉動的能力,也就是表達能力也很強。換言之,擅長表達的人,代表他對事物能觀察入微;而走馬看花的人,表達能力相對就弱了。

有趣的是,觀察力一旦提升,表達力也會變得精確;反之,鍛鍊表達力,觀察力自然也會增強。

例如觀賞棒球比賽,對於單純看投手投球的觀眾來說,他們只能看出「投手正在對著捕手投球」,但是懂得仔細觀察投球方式的人,卻能說出投手正在投曲球、滑球、指叉球等球路。而不常看棒球賽的人,一旦知曉這類棒球專用術語和解釋,自然而然就能夠辨識投手正在投擲哪種球。

以下情況在日常生活中也很常見。看到椅腳斷掉的太郎打電話對一郎說:「椅腳斷了。」一郎則在電話中反問他:「椅腳哪裡斷了?」太郎便重新觀察椅腳,回答:「椅腳從接縫處斷了。」一郎再接著問:「從接縫處斷掉的椅腳有幾隻?」太郎便更具體的回應:「有一隻椅腳從接縫處斷掉了。」

明明物體就在眼前,人們好似看到,卻沒有瞧見關鍵點。

走馬看花的人形容一個人的姿勢「不穩定」,觀察入微的人則會描述那個人「正用一隻腳支撐著他的身體」。 

即時掌握所見,還要精準表達

只看到表面的人會使用模糊的詞彙,仔細觀察的人則會精準用詞、描述眼前的狀態。因此,「觀察」與「表達」具有相輔相成的關係。

如果需要花很多時間來描述你所看到的事物,就沒辦法應用在實際的溝通中;即時掌握你所見並準確表達,才能成為訓練觀察力和表達力的起點。

接著,請看下圖,你會如何表達?

這個鑰匙打不開門,該怎麼描述?
(來源:任性出版提供)

「鑰匙轉不開!」單就這樣簡單一句,很顯然描述得還不夠,對方根本無法理解相關情境。

精確一些的描述會是:「我試著用鑰匙轉開OO家門的鑰匙孔,卻完全轉不開。」

如果這時你確定鑰匙有插進鑰匙孔的話,可以說:「就算我把鑰匙插進OO家門的鑰匙孔裡,還是完全轉不開。」

鑰匙轉不開,必須加上說明鑰匙是插在鑰匙孔的狀態,或是鑰匙確實插進鑰匙孔深處等條件;而要把「轉不開」的情況更精準表達的話,可以加強語氣,像是「完全轉不了」。

別人所見跟你看到的一樣嗎?

依據你傳達的內容,會決定對方理解狀況的準確度。

除此之外,如果沒有詳細補充周遭情況等前後條件的話,這就是造成對方聽不懂的常見原因。

要把你所看到的傳達給對方,就得表達得讓對方腦中浮現的畫面跟你一樣。

在沒有數位相機或智慧型手機的時代,工作中需要開會報告前,得自己先畫出機器或商品圖片;而如果沒有仔細觀察機器或商品設備的話,就沒有辦法完成出色的簡報內容。

如今隨著時代進步,數位相機和智慧型手機逐漸普及,為了讓工作更有效率,人們透過拍照把商品照片加進在簡報裡,很少人會花時間去畫機器或商品圖。

如此一來,卻減弱人們對物品的觀察能力和繪圖能力,跟以前相比甚遠。假設我現在要寫一篇文章給他人,為了不讓對方誤解,我得不斷推敲、嘗試錯誤。想要精準的寫出文章,就必須更確實的把現在的情況和狀態表達出來。

為了不讓上述情況發生,我們平常就得維持甚或提升觀察力和表達力。

另外重要的是,我們會透過文字想像各種事物,一旦用字遣詞稍有錯誤,就會引起不必要的想像,或是把事情導向錯誤的方向發展。所以,像是特別需要邏輯思考的情況,文字的準確度就越重要。換句話說,提升你的表達力,也會影響你的邏輯思考力。

觀察力、表達力、邏輯思考力缺一不可。
(來源:任性出版提供)

我認為,每個人都需要具備觀察力、表達力、邏輯思考力,三者缺一不可!

*本文摘選自任性出版《菁英必備的觀察力

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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