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職場 | 職場修練

在職場遇到未知事件,高手的反應是?

在職場遇到未知事件,高手的反應是?
一件尚未明朗的狀況發生時,中階工作者能不能保持沉著冷靜,是他能否職涯提升的關鍵。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:史考特.莫茲
精選書摘 2024.06.19
摘要
  1. 中階領導者必須具備智識彈性、情緒彈性和性格彈性,才能應對變數和不確定性的挑戰,確保團隊穩定發展。
  2. 將50%的心力投入務實考量,另外50%關注事項的可能性,能有效提升應變能力,應對情境變化。
  3. 透過情境規劃和實驗精神,預測並應對變遷,提高適應力,同時促成學習環境,讓組織更具調適能力。

中階領導者必須掌握適應能力,因為組織中層充滿了變數和不確定性。組織的優先事項經常變化(包括各項任務爭相占用你的時間和精力),下達的指示、方針、目標一直變動,市場環境也不斷變化,而這些僅是當中的幾項變數。

你必須效法雙節巴士中可伸縮延展的部位,讓巴士的固定結構能有所變通,同時確保前後車廂朝同一方向行進。培養適應力並不容易,但請記住,出色的適應力主要來自於3種彈性。

首先是智識彈性,而這就需要做到下列幾點:常保開放心態、採納新數據並得出相應結論、將注意力快速切換於全局和細節、以創新手法解決問題、善用靈活的學習能力。

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接著是情緒彈性。具體來說,面對變動的情境不可過於情緒化,以至於拖累自己的表現,而在情況變得不利時更是得保持韌性。

最後,想培養適應力還需要性格彈性。你必須接納變遷,要有積極樂觀的心態,並且願意改變工作風格或方式,也要有信心臨機應變、多方嘗試新做法,又或者迅速切換方針。

以下是快速增進智識彈性、情緒彈性和性格彈性最有效的方法。

1.落實50/50原則

面對需要適應力的情境,請把50%的心力和行動用於務實考量,另外50%放在事項的可能性。

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務實考量會逼著你面對現實,聚焦於解決問題(於是能一點一滴向前推進),而關注事項的可能性則讓你保有合適心態,將浮現的種種情境視為契機。當然,50%再加上50%就是100%,意味著你沒有心理餘裕悲觀消極或妄自菲薄,二者都會減損適應能力。

請把情境變化看成是為你而變,而不是要針對你。如果真有什麼會受變化的情境損害的話,就只能是你的受害者心態,而這種心態對於具備適應能力的中階領導者一點用處都沒有。

身為領導者,我要改進的地方還很多。但有一點可以說是強項,亦即視情況迅速改變走向。我把這一點歸功於運用50/50原則,以及在有必要的時候能很快改變舊有做法。

我不會墨守成規,也不會糾結於改變所帶來的痛苦——我只會將心力與時間投入到務實心態,並考量事項的可能性。

我意識到,在需要展現適應能力的時刻,只要對自己設定高標準並且過程中保持自信,就能培養出韌性,這樣將來在需求調整時也會更容易應對。

2.用「OAR」克服因情況不明朗而產生的焦慮

這套方法是我在馬克.鮑爾(Mark Power)的協力下發展出來的。

鮑爾是佛教宗教師(Buddhist chaplain),和我一樣任教於印第安納大學凱萊商學院企業主管教育課程。他的專長是因應不明朗局面所觸發的不安及調適需求。

在局面不明朗下,你只需要做到這幾件事:

  • 觀察不明朗的局面(Observe the uncertainty)。
  • 別過度反應(don’t Overreact to it)。
  • 承認局面確實不明朗(Acknowledge its presence)。
  • 別因為訊息不足就採納錯誤資訊和種種設想,試圖以此掌控局面(don’t Attempt to control it by filling the unknown with misinformation and assumptions)。 
  • 認清世事終究無常(Recognize that impermanence is inevitable),萬物固存只是空幻,萬象流變才是實情。
  • 樂於接受不明朗局面所激發的好處(Revel in the benefits uncertainty spurs),比如創意、韌性、靈活性。

請你自己實踐這套強大的方法,並分享給其他職員。

3.尋覓更好的第三條路

重點在願意制訂多種解決問題的方案。通常,我們只制訂兩種方案,然後選擇較滿意的一種,但這多半不容易,因為不管哪一種都涉及重大取捨。

這時候,你得大步向前,尋找更好的第三種選項,降低各層面的利弊取捨。寶僑(P&G)執行長大衛.泰勒(David Taylor)就認為這項適應力技能是他縱橫商場的一大關鍵。

4.具備實驗精神

就適應力而言,嘗試新做法像是在練跑,你一邊自我調節,一邊奔跑向前。你越在自己的部門鼓勵採取新做法,就越能滋養實驗精神,也會讓整個組織更有調適能力。

例如,親身嘗試不同的職場角色——你可以推動新事務,或者接觸不熟悉的情境;然後與團隊討論你的體驗和學習,這些都有助於促進適應能力的培養。

5.強化預測能力

當你有所準備、資訊充足,能預測局面發展,就比較容易因應變遷立即調整。所以,務必掌握業界趨勢。請將時間投注於情境規劃,設想該如何應對可能遭遇的重大業務難關。

在情境規劃時,必須組成一個多元的專家團隊,推演競爭者面對預想到的挑戰時,也許會(或也許不會)採行哪些因應模式,以及將如何反制你的反制手段。對每一種可能的情境都得擬訂具體行動方針,還得預先獲得行動批准,以便在緊要關頭閃電出擊。

例如,我任職於寶僑時,多次參與商品價格調漲或推出新產品前的情境規劃。我們組成團隊,設想出競爭者各式各樣的反應情境。這麼一來,不論競爭者最終有何反應,我們都做好了準備,進而提升了公司的適應力。

6.落實內部學習規劃

若欲養成適應力,學習機會至關重要,因為它能夠讓人透過學習來實踐探索未知領域的能力,接受外在刺激,擴展知識基礎,在日後採取各種行動時有更充分的參考資訊,而這些因素都是適應力所需的。

所以,促成學習環境至關緊要,值得你全力以赴,擬訂具體學習規劃。請從按照這項基本原則開始:70%的學習應來自日常工作實務,20%來自他人(包含教練指導),10%來自正式培訓(例如,參加業界研討會或培訓課程)。

現在你需要曉得的是,擬訂「學習提示」是規劃學習時一項強有力做法。

南加州大學一項研究追蹤了企業領導者的學習規劃成果,可用來說明我的觀點。這些領導者每2週都會以一條「學習提示」來詢問新晉升的主管:「在我們上一次研討完之後,你做了些什麼,又從中學到了什麼?」

而主管們很快就全心全意投入於自我成長,因為他們知道上級會詢問進展,也會對他們的學習成效之高刮目相看。你可以運用同樣的方法,讓部屬感受到你期待他們有所學習與成長,再加上對學習過程的耐性和同理心(並容忍部屬犯錯),你就會看到適應力開花結果。

*本文摘選自方言文化《老闆信任你,部屬相挺、客戶支持的「三明治主管全局思維」

書籍簡介


《老闆信任你,部屬相挺、客戶支持的「三明治主管全局思維」:從經營關係階梯圖,到運用對話漏斗,八堂領導課讓任何人都聽你的》

作者: 史考特.莫茲 Scott Mautz
譯者: 謝孟宗
出版社:方言文化
出版日期:2024/05/31

作者簡介
史考特.莫茲(Scott Mautz)

高人氣主題演講者(scottmautz.com)。曾任寶僑企業高階主管,經手寶僑史上多項最為重大的數十億美元業務,業績卓著,同時使組織架構脫胎換骨,更為強健。現任教印第安納大學凱萊商學院(Kelley School of Business at Indiana University),於企業主管教育課程教授「他人導向」領導,以及維繫員工投入與高組織績效的祕訣。

莫茲獲執行長公會(Chief Executives Guild)評為兼跨「思維領導者」與「執行長」兩種身分,亦入選Inc.com「五十大領導思維創新者」,並於Inc.com撰寫高人氣領導/自我領導專欄,每月讀者數超過百萬人。擔任領英學習課程講師,並創辦「深遠績效」(Profound Performance)組織兼任執行長,提供主題演講、領導力培訓、教練指導等服務。著有《做出影響力》(Make It Matter: How Managers Can Motivate by Creating Meaning,暫譯)、《找出熱情》(Find the Fire: Reignite Your Inspiration and Make Work Exciting Again,暫譯),深受好評。


責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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