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主管下班前才丟緊急任務⋯厲害的職場工作者會怎麼回?
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職場 | 職場修練

主管下班前才丟緊急任務⋯厲害的職場工作者會怎麼回?

主管下班前才丟緊急任務⋯厲害的職場工作者會怎麼回?
下班前收到主管臨時指派的任務,很難不走心。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:彭建文
彭建文專欄 2024.05.21
摘要
  1. 上班族或多或少都有類似經驗,當你準備下班了,主管才突然找你,說有臨時任務請你先處理。這時該如何回應?
  2. 主管若常常在下班前交辦任務,你必須和主管聊聊,找出原因才能知道如何改善。
  3. 作者分享遇到臨時任務時的4個應對步驟。

上班族或多或少都有類似經驗,當你準備下班了,主管突然找你,說有件事情很急,能否請你先處理。我相信,準備下班了的你,當下一定無語問蒼天:為什麼不提早講呢?

當年我在台積電上班的時候,也遇過類似情況,當下自然很生氣呀,但生氣完之後,還是會切換思維。

有一天晚上7點多,我準備下班回台北,但老闆臨時找我說:「建文,今天早上開會時,處長要求的資料,你能不能留下來幫忙整理?因為明天處長就要。」

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我很了解主管的個性,他每次要資料時都很急,因此詢問了情況,發現這個任務有難度。

處長要的是3家競爭者的相關交叉分析,可是我手邊根本沒資料,還要上網查詢相關的分析。於是我詢問主管,如果是明天中午左右才交件,可以嗎?主管說這時間可以,到時再去跟處長做簡短的報告。

但由於我晚上家裡有事,於是跟主管回覆,「我先回家,把家裡的事情處理好,晚一點在家裡完成工作。而且,我明天早上還有一個會議,能否請同事代我參加,讓我有更多時間完成競爭者分析報告?」

主管說可以,並指派另一位同事代替我去開會。

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當天晚上,我花了3小時,隔天早上又花3個小時,總共6小時,才完成的第一版競爭者分析報告,順利在當天中午前提交給主管。

這份報告因為時間有限,部分收集到的資訊仍不夠完整,之後會繼續補齊,再提供給處長。

在這段往事中,其實有一些應對主管的技巧,後來這些技巧後來經過歷練,變成很實用的方法。

主管會在下班前才指派工作的原因

這幾年,我在擔任企業顧問時,有很多學員也問我類似的問題,想知道怎麼處理比較好?

我的看法很簡單:如果這是突發的狀況,情況比較單純,就100%協助主管達成目標即可;但若是常常發生,可能就有問題了,試著和主管聊一聊,找出其中有什麼問題,才能知道該如何協助主管。

常見問題有5個:

  1. 主管白天全部都在開會,他有空的時候已經是傍晚了,於是他才在下班前指派任務。
  1. 主管認為指派的工作很簡單,不會耽誤同仁太多時間,因此他習慣在這個時間點交辦工作。
  1. 可能是對下班時間的認知不同:主管認為你不會那麼早下班,但剛好你這陣子都比較早離開。

  2. 可能是主管的個人因素,他工作都到很晚,因此希望同仁可以和他一樣晚下班,才會下班時間指派任務,期待同仁留下來一起打拚。 
  1. 有可能是大主管臨時指派任務,主管照單全收,然後再臨時交辦給你。

其實,這5種情況都有相應的方法,但前提是你得和主管溝通、釐清,找出原因。我相信只要你和主管有良好的溝通,是有機會解決問題的。

下班前臨時被交辦任務怎麼辦?

接下來就和各位分享,應對主管在下班前臨時交辦任務的4個步驟: 

步驟1:以同理心站在老闆的角度思考

詢問主管,臨時交辦任務的原因是什麼?當你更了解主管的目的,也許就能讓你不再不開心。也可以想想,如果主管會把臨時任務交給你,代表他很看重你,因為這種工作,都會給主管信任的同仁。 

步驟2:清楚了解內容與完成時間

詢問工作的內容,並排出優先順序,哪些項目一定要先有,之後再協助主管補齊。並預估工作時間,再跟主管協調,何時可以完成。 

步驟3 : 工作的順序調整

盤點手邊有沒有其他緊急與重要的事情,提出來和主管討論,資源如何調配、工作順序如何調整。

畢竟主管可能不知道你手邊有哪些工作,所以你要跟主管確認。否則就會顧此失彼,也沒有讓主管知道,這是不好的做法。 

步驟4:檢討與反省

直到臨時任務完成後,再找時間跟主管聊聊,如何協助主管會更好、交辦能否提早?這樣才有更充足的作業時間。

我個人認為,其實大部分的主管也不喜歡在下班前臨時交辦任務給同仁,他也有他的難處。如果你能協助你的主管,久而久之就能產生信任關係,未來主管有什麼好事情,也會有你的份。

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

職場 溝通技巧 工作 向上管理 主管
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前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷,受兩岸超過300個企業請託:協助企業轉型、微型輔導。

目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長,整合台積電出身的講師群,以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。

20年輔導企業經歷集大成,融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心,獨家創辦PJ法,即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。品碩創新授課輔導項目:問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善,以及PJ法線上課。

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