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職場 | 職場修練

80/20法則怎麼做?怎麼落實到工作上?

80/20法則怎麼做?怎麼落實到工作上?
真正能在工作上實現80/20法則的人,都以盤點好優先順序,並真正了解哪些是重要且必須的事情。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:曾耀葳 Sophie Tseng
獨立觀點 2024.04.03
摘要
  1. 80/20法則的意思是,「一個人主要投入的20%心力,往往貢獻了整體80%的結果」。
  2. 要確保自己在20%的部分持續放對心力,就必須動筆寫下目前工作和生活的優先事項。
  3. 我們能夠清楚知道哪些是重要的20%,很大的原因是因為我們花了時間,去體驗那些不那麼重要的80%。

從出社會工作到現在,要說有一個影響我最深的法則,就是帕雷托法則(Pareto Principle),也就是大家耳熟能詳的80/20法則。

這個法則指的是,「一個人主要投入的20%心力,往往貢獻了整體80%的結果」,也就是能為我們帶來高滿足感、影響力和成效的,是「少數的關鍵活動」。當我們能優先處理生活和工作中真正重要的那幾件事情,我們就有機會能為生活帶來更多的幸福、愛和成功。

80/20法則的概念不難懂,但我在應用上常有心有餘而力不足的感覺,當我意識到生活有點失序,需要改變什麼的時候,往往擺在我面前的是一大堆待辦事項,一整個亂成一團麻的狀態。

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當我下定決心,要好好靜下來釐清什麼是我現階段重要的事,常常又會有其他「重要且緊急」的事情插進來,最後的結果就是我好像趕著完成了一些東西,卻也沒有好好梳理哪些事屬於最重要的20%。

這禮拜,新加坡含週末有3天的連續假期,也讓我有時間好好思考這個我一直拖延、不想去面對的議題:到底我自己在實際應用80/20法則的時候,有什麼盲點,才會一直無法突破無限迴圈的困境。

只在腦袋排好事情優先次序,沒有盤點和寫下來,事倍功半

我高估了自己的思考能力,以為在腦袋中就能想清楚,卻因為沒有「釐清現狀」和「優先排序」這2個過程,因而無法達到目標。每次當有新想法,或是收到其他人的回饋,我會很容易推翻原本的想法,回到原點。

身為人資,在做高潛力人才發展,或是特殊人才招募的規劃時,首先一定是盤點現有的人才缺口,根據未來事業單位的目標和需求,確認中間還有多少差距。

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同樣的盤點概念換到生活當中也適用,可以盤點你每天在各個項目花費的時間。一週有7天,總共有168小時,扣掉吃喝拉撒睡的時間,我們分配到工作、健康、人際關係、興趣、志業這些類別的時間有多少。

  • 哪些是我們做了以後,會對自己感到滿意的?
  • 哪些事情,我們沒去做的時候,心會癢癢的?
  • 哪一些事情,我們知道做了以後,能夠創造最大的效益,卻不斷把這件事往後推?

盤點完成後,我發現每天至少有3小時的自由運用時間,我卻不知道把時間花到哪裡,但其實我是希望有更多時間拿來研究和創作。

就像《讓人一搜尋就找到你》作者Jemmy Ko分享的寫作原則:拿70%時間研究,30%時間動筆寫,這些創作的過程給我很大的滿足感,也會讓我好奇,未來還能創造出什麼樣的作品和可能性。

在計算每一個項目花費時間的過程中,我也不斷調整優先順序。動筆寫下來的好處,就是做記號的每一瞬間都有實感,不像電腦操作只是一轉眼,留有一些緩衝和猶豫的空間,確認「這真的是我覺得重要的嗎?」。

太想一步到位,忽略了重要的20%,是因為用力體驗過80%才能找到

以下是我搜尋文章時,看到《80/20法則:商場獲利與生活如意的成功法則》作者和讀者互動紀錄的一段文字。

讀者回饋:「作者忽略了非常重要的一點,在5000年的華人文化裡,陰陽從一開始就有它的作用在。舉例來說,作者告訴你,要分析生活,找出創造80%快樂的20%生活,全心全意放在這20%就行了。好幾年前,我這樣做過,但結果只是更糟。生活是在工作和玩樂之中求取平衡,我們享受20%的陽,是因為我們從80%的陰中解脫。」

一個漢堡裡,好吃的80%,來自於漢堡的20%,也就是裡面的肉。但,如果我們把上、下的麵包拿掉,味道會變得太重,漢堡會變得不那麼好吃。

我很喜歡那篇文章的摘要分享,我們能夠清楚知道哪些是重要的20%,很大的原因是因為我們花了時間,去體驗那些比較放後面順序的80%。

80%的經歷並不是毫無意義,是因為有這段經歷,所以我們更接近能夠帶給我們喜悅的20%。

在思考生活和工作上的優先次序時,我一開始會很希望快點命中答案,因為這是最有效率的方式,如果我能以最快速度知道20%在哪裡,我就能直直的往目標邁進。

後來我發現,實際上必須兜兜轉轉的走過那80%,才能有底氣的說,我為什麼決定現在的20%要花在這裡。

如果我們不願意花時間去找、去嘗試,很高機率會是我們一直花80%的時間,在我們不喜歡的事情上。

分辨什麼是我們最重要的20%、什麼事是可以放在後面一點的80%,這件事,本身就很困難。也正因如此,當我們能夠慢慢接近那個答案,並貫徹執行時,得到的自由感才是無可比擬的。

寫下這篇文章的用字並不是要製造恐慌,好像找不到那20%,就會發生什麼不好的事情。而是我真心相信,當我們能夠更接近那20%,了解尋找過程中我們會有什麼盲點和誤區,我們距離想要的平靜和自由就會更近一步!

你呢,你覺得你現在的20%是什麼呢?

*本文獲「曾耀葳 Sophie Tseng」授權轉載,原文連結

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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