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職場 | 職場修練

職場打工人最怕的「白工」:用最高效率做錯的事

職場打工人最怕的「白工」:用最高效率做錯的事
如何知道手上的工作到底是不是必要的?一張圖表帶你判別。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:羅凱揚、黃博駿
獨立觀點 2024.03.26
摘要
  1. 「效率」是把事情做好,強調過程;「效能」是做對的事情,強調結果。
  2. 一家公司能高效的生產大量產品,但如果這些產品在市場上的需求相當低,那麼公司的行為雖然高效,卻不具效能。
  3. 本文透過「效率與效能矩陣」,幫助企業或個人評估哪一項工作是優先且重要的。

讀完這篇,你將學會:

  1. 效率與效能的區分:效率是「把事情做得快和好」,而效能則是「做對的事」。
  2. 效率的陷阱:僅僅有高效率,並不意味著朝向正確的目標前進。
  3. 如何實踐效能:透過評估任務與目標的一致性,來確保你的努力是朝著正確方向進行。

效率與效能有什麼差別?

想想看,當有人對你催促「動作快一點!」時,是否會下意識的加快手上的工作,卻鮮少停下來問自己一個根本的問題:這件事情真的們應該做的嗎?

在這追求速度和效率的時代,這似乎是一種普遍的呼聲。但這種快速行動是否真的導向我們想要的結果?我們常常聽到「效率」和「效能」,但它們究竟意味著什麼?兩者有什麼區別?或許我們能從彼得・杜拉克(Peter Drucker)的智慧中探尋答案。

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彼得・杜拉克對效率與效能的見解

有管理學之父之稱的彼得・杜拉克,在他的著作《杜拉克談高效能的5個習慣》(The effective executive)一書中提到一個深刻的觀點:「效率是把事情做好;效能是做對的事」(Efficiency is doing things right. Effectiveness is doing the right things)。這段句子為我們揭示效率和效能這2個核心概念的根本區別。

根據杜拉克所說的定義,「效率」是「把事情做好」(do the things right),強調的是「過程」。它意味著如何用更快的時間、更低的成本。例如在製造業中,提高產品產量,又能減少原材料和能源的使用,就是提高效率的典型例子。

「效能」關注的是「做對的事」(do the right things),強調的是「結果」。這意味著在開始行動之前,首先確定你的目標是否真正值得追求,並且有助達成目標。

換句話說,無論你的工作效率有多高,如果你做的並不是真正應該做的事,那麼所有的努力都將是徒勞。舉個例子,一家公司雖然高效的生產大量產品,但如果這些產品在市場上的需求相當低,那麼公司的行為雖然高效,卻不具效能。

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效率與效能的二維矩陣,這個任務處在哪一個象限?

從以上「無效能、有效率」的故事,我們可以進一步思考將效能與效率畫成一個二維矩陣。從第一象限到第四象限分別為:「有效能有效率」、「有效能無效率」、「無效能無效率」、「無效能有效率」,每一個象限代表不同的情況:

效能、效率矩陣表。
(圖表製作者:台灣高效創新研究)

  • 第一象限(有效能且有效率):這是最理想的狀態,代表著我們不僅完成任務的效率很高,而且這些任務也正是該做的,對達成目標有直接幫助。
  • 第二象限(有效能但無效率):在這個象限中,任務是對達成目標有幫助的,但完成任務的方式不夠高效。
  • 第三象限(無效能且無效率):這是最應避免的情況,代表我們既浪費了時間和資源,又沒有朝著正確的目標前進。
  • 第四象限(無效能但有效率):這種情況下,雖然我們執行任務的效率很高,但這些任務無法幫助長期目標。

「效率與效能矩陣」既適用在企業經營,也適用在個人管理,而且使用方法很簡單。在企業經營上,可以根據自己所處的位置,將所管轄的單位或個人,依目前的現況放到矩陣當中。

個人管理部分,也可以將所做的事情,依目前的狀況放到矩陣裡。接下來就可以發現那些單位、人、事,處於4象限中的哪個位置,進而對其進行調整。

3步驟評估優化

例如,你可以透過以下3步驟進行自我評估與優化:

1.評估任務

列出你目前的主要任務?

考慮每個任務對達成你長期目標的貢獻程度,確定它們屬於哪個象限。

2.制定策略

根據每項任務所屬的象限,制定相應的策略:

  • 第一象限:有效率且有效能的任務,繼續保持並優化。
  • 第二象限:有效能但無效率的任務,尋找提高效率的方法。
  • 第三象限:無效能且無效率的任務,考慮是否應該放棄或重新定義任務。
  • 第四象限:無效能但有效率的任務,重新評估其重要性和必要性。

3.定期回顧

最後,透過定期回顧和調整你的任務和目標。人的一天只有24小時,將你的時間精力盡可能投入在第一象限「有效能且有效率」的任務上。

透過此矩陣的實踐步驟,你將能更清晰的看到哪些任務對你真正重要,哪些任務需要改變方式或者完全放棄。這不僅會提高你的工作效率,更重要的是提升效能,讓你的努力更有意義和方向。

成為高效能人才

最後,效率與效能都是衡量企業或個人是否有效管理的重要指標,也是管理者所欲追求的績效。我們可以透過這個矩陣提醒自己:不僅要做事有效率,更要做對的事,以更接近真正想要達到的目標。

希望透過這篇分享能啟發你思考,成為「Do the right things right」(將對的事做好)的高效人才。

*本文獲「台灣高效能創新研究」授權轉載,原文:效率與效能:你在做對的事情嗎?

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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