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愛說這3句話,一輩子當手腳:客戶要求的、老闆說要的、以前都這樣做
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職場 | 職場修練

愛說這3句話,一輩子當手腳:客戶要求的、老闆說要的、以前都這樣做

愛說這3句話,一輩子當手腳:客戶要求的、老闆說要的、以前都這樣做
產能下滑?效率低落?很多時候只是因為執行前從不追問「為什麼」。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:江守智
江守智專欄 2024.01.08
摘要
  1. 產能下滑?效率低落?很多時候只是因為執行前從不追問「為什麼」
  2. 客戶提要求照單全收,很可能會讓員工付出許多白工。整個組織「聽話照做」的結果,就是效率不彰。
  3. 「客戶要求的」、「前輩說就這樣做」、「老闆是對的」這樣的理由、或組織慣性,往往是流程改善的最大阻礙。

身為一位經常到各大製造業工廠輔導的顧問,我的日常工作,就是協助廠商診斷出「為什麼產能下滑?」以及「為什麼效率低落?」等症狀,並開出藥方。

上週,我在一家肉品加工廠協助包裝產線改善時,作業人員需要打開塑膠袋,把醃漬好的雞腿排裝入袋中,而且必須以10片為單位,5片一列、10片兩列擺放整齊後,再折疊塑膠袋多餘部分,最後才進行熱壓封口並送去急速冷凍,準備出貨。

為了排列整齊,人員需要花費更多時間來微調位置,使產線需要投入4名人力才能夠滿足訂單需求。因為跟公司已經合作多年,有一定默契,我就問現場的課長:「這是要交給哪間客戶的?」課長說「這個喔,是給連鎖餐飲通路的門店使用。」

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這個回覆,我越想越不對勁!因為,若是提供給餐飲通路,當袋裝醃漬肉品送到店內,要使用時得先解凍退冰,內場人員再剪開袋子準備料理。

但,袋子剪開後,雞腿排不就瞬間亂掉了?既然如此,幹嘛要像部隊集合一樣排列整齊,只差沒有「向中看齊」?

為了探本溯源,我先去追殺生產製造單位,再跑去問業務單位,但打破砂鍋問到底得到的答案,卻是:「是客戶開發人員的要求!」

這個回覆差點沒讓我暈倒,想說,貿然答應客戶端的要求,辛苦的可是將一支支雞腿排排列整齊的第一線人員。

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在顧問及公司經營團隊的苦口婆心勸說下,客戶終於不再堅持雞腿排要「標齊對正」。這個結果,讓產線僅需2個人就能滿足訂單需求,也讓每小時人均產能提升近100%的成績。

你說,這種改善是來自於第一線的努力嗎?不全然是,它是製造單位敢於嘗試、業務部門勇於溝通,再加上生管願意調整、品管再三確認的成果。

更重要的是,我們不能僅是悶著頭苦幹實幹而已,需要抬起頭看、並大膽提出質疑:客戶要的東西,真的合理嗎?

員工聽話照做,效率反而大打折扣

三年前我也曾在L食品廠看到,他們交貨給高級日本料理店的海苔,需要有人在最後包裝完成時,用草繩繫上一個漂亮的繩結,讓整體產品展現出的高級感更為強烈。

然而,光是人工繫繩結,就需要花費許多工時跟技術性。結果,L食品廠的業務人員帶著現場改善的請託,前去詢問北部各大日本料理餐廳的師父,赫然發現一個殘酷事實:廠商引以為傲的漂亮繩結,其實送到客戶手上時,就輕易地被剪刀喀嚓一聲剪斷。

任何產品在設計階段,就能決定整體成本的7成,因為後續的生產製造都是依循著設計概念去進行的。所以,當我們想要進行改善來優化流程、提高效率,千萬不要對事物失去興趣,覺得什麼事都是理所當然。

諸如:「客戶要求的」、「前輩說就這樣做」、「老闆是對的」這樣的理由藉口(或組織慣性),往往是改善流程的最大阻礙。因此,企業經營者一定要不厭其煩的問「為什麼?」,反而能夠觀察到更多浪費與改善可能。

敢問為什麼,會讓工作抓對重點

同樣的概念其實也非常適合各種工作場景,我看過太多問題往往來自於不溝通、不清楚就悶著頭苦幹實幹,結果努力換不到效益,事後再來感慨「錢真難賺!」

所以,我建議廠商,提高產能、效率其實不難,關鍵要常常以下這4個「why問題」,找出拖慢營運的癥結:

  • 你是B2B供應商,要問why,知道品質重點跟改善關鍵。
  • 你是B2C供應商,要問why,知道客戶痛點跟價值所在。
  • 你是流程一部分,要問why,知道角色價值與時間條件。
  • 你是下屬對主管,要問why,知道交付項目與對象需求。

在肉品加工廠看完包裝產線的作業後,緊接著他們就開始進行模具拆卸的產品切換作業。這一次,現場主管就自己舉一反三地提出:「為什麼廠商設計固定用螺絲的位置要在那,我們同仁拆卸手還要伸進去很難做?」

很好!敢問為什麼,就能讓改善抓對重點,後續設備機台的新購或改造,就更能溝通討論出更適合我們的需求,進而讓我們的效率更快、品質更好,才有實力面對外在環境的嚴峻考驗!

責任編輯:林易萱

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企業顧問,結合日本豐田集團研修及跨產業實務經驗的管理學識背景,以精實管理協助企業提質、增效、降本、減存。過去十年內輔導過聯華食品、宏亞食品、宜特科技、聯合骨科、毛寶、永進機械、瓜瓜園等多家上市櫃企業及產業龍頭。曾獲選「百大MVP經理人」,著有《豐田精實管理的翻轉獲利秘密》、《豐田精實管理現場執行筆記》。

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