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上台前夕不緊張!Google最強簡報總監親授4招,手把手帶你做好最後準備

上台前夕不緊張!Google最強簡報總監親授4招,手把手帶你做好最後準備
《說一場有故事的簡報:Google總監的12堂課,說出讓人有感覺、聽得進、溝通到的簡報》/商業周刊出版
撰文者:柯爾.諾瑟鮑姆.娜菲克(Cole Nussbaumer Knaflic)
商周讀書會 2023.12.12

當你第一次開始思考該怎麼進行這個專案時,可能距離你正式簡報還有幾個月或幾周。也許你在還剩不算短的時間內,每天一點一點地前進,或者你一直處於時間不夠的高強度工作狀態,設法盡快完成所有事情。無論你之前花了多少時間準備:現在都到了最後階段,距離你正式簡報只剩幾天(甚至幾個小時!)。

一、 設想成功的模樣

想像一下你開會或簡報的主要目標:你希望實現什麼具體成果?從幾個角度思考何謂成功。首先,考慮你對觀眾的期望:你希望他們有什麼感受?你期望會發生什麼?他們應該採取什麼行動?

請注意,即使大家的反應與你的期待相左,不一定代表你簡報失敗。也許聽了你傳達的訊息或有深度的討論之後,觀眾覺得另一種行動方案才是必要與合理的。即使觀眾沒有採取你期望的行動,這仍然是不錯的結果。

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同時也要從你個人的角度思考何謂成功。在開會或簡報之前、期間和之後,你希望經歷什麼?根據你在練習和準備過程中所學的一切,你是否希望積極地完成或避免一些事情?

寫下你希望實現哪些目標。在你完成演說或簡報後,我將請你回頭評估這些目標。特別是你個人對成功的公開演說有何期待:你在會議室、舞台上以及其他演講場合,如何評量自己的表現,其實會隨著時間推移而改變。你應該準備一本日記本,專門用來記錄你成為一個講故事高手的歷程,第一手觀察自己的成長與進步,目睹自己說故事的本領愈來愈出色。

現在你已經針對本身的想法與經歷做了深入的思考與檢討,接下來不妨加入其他人。

二、 不要單打獨鬥

你也許是簡報的部分或全權負責人,但不代表你必須一個人單打獨鬥。思考一下能獲得哪些人的協助,以及該如何獲得他人的支持。可參考多種形式,我將列舉一些例子:

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  • 觀眾席中安排一個熟悉的臉孔。

請一個朋友或者你的另一半參加你的主題演講,並且安排他們坐在你能看到的位置。邀請你的上司參加你的重要會議。若是虛擬會議,邀請一個支持你的同事加入會議,並且調整你的電腦螢幕,讓你能清楚看見他們。一個友善的面孔對你微笑或微微點頭,這個溫暖而積極的回饋對於演講非常有幫助。

  • 確認誰是你的支持者。

提前與重要的利害相關人士個別會晤。這麼一來,你會提前知道演講時誰會支持你。另外,如果發現有人不支持你,與他們會面時,有助於你進一步了解他們為何反對,並提前想辦法解決。若是在大型會議發表演說,可在演說開始前和與會者互動交流。

  • 邀請一個共同演講人或助手一起合作。

安排一個人擔任你當天簡報或演說的搭檔。他可以是問答環節的主持人,正式的共同演講人(負責一部分演說),或是在你事先安排下,負責提問抑或與你一起討論特定主題的人。若是在虛擬環境,尤其是如果參與者可以彼此互動,你往往得請一位同事充當助手,協助管理聊天室功能,並及時回答出現在聊天室的問題。

  • 安排某人提供你回饋。

確定有個與會者可提供你後續的意見(這個人可以是你之前選定扮演上述任何一個角色的人)。事先告訴他們你的具體目標。簡單地要求他們評估你的表現就足以爭取他們的支持,在你演說時力挺你。

虛擬情境:擺一張能激勵你的親友照
有時候在虛擬會議,即使你知道與會者當中有人支持你,但不易確定他們是誰,因為要嘛秀在螢幕上的臉太小,要嘛根本看不到你的觀眾。替代做法是,在你可見的範圍內,放一張特別的照片,例如你的孩子、父母、伴侶或朋友的照片,都是你想讓他們以你為傲的人。這個做法可以提醒你,你正在與人交流,而不只是對著電腦螢幕說話。同時,這張照片也可以替你加油打氣,幫助你在演說時保持積極的心態。

三、 不要太晚吃東西!

距離重要演說僅剩二十四小時,早在此之前,你已開始準備,希望自己的演說成功而出色。儘管前期準備工作周延,但到了最後一天,特別是演講前夕,還是有些事可以做,若做得好,將對你的演說產生積極影響。

演說前夕,盡一切努力睡好睡飽。我建議早點吃晚餐,遠離糖分、咖啡因和酒精。在睡前二到三小時進食可以大幅改善睡眠品質。若吃得太晚,意味消化器官和代謝食物的肌肉必須繼續工作,無法休息。這會對你入睡品質產生負面影響,並阻礙你所需的深度睡眠,影響所及,隔天醒來恐怕無法神清氣爽。

在晚餐後睡覺前,可花些時間複習隔天要演說的內容。在重要的演說前,我習慣在睡前再看一次投影片。我會在筆電上一一瀏覽,確保我清楚掌握投影片的順序和簡報流程。我還會檢查自己的筆記:提醒自己避免使用沒意義的填充詞。我個人認為(並且有一些研究可以支持這個觀點),在睡前複習重要內容有助於在入睡時將它們從短期記憶移到長期記憶庫。

這時不該再編修演說內容!我明白有時候這是難免的:畢竟你沒有百分之百充分的時間完成所有作業,多半只能趕著完成投影片。即使如此(尤其是你的素材已足夠充分),你還是應該盡量少花些時間在內容上。應把登場前的時間專注於自己——確保你有足夠的體力完成精彩的演說,而不是持續微調投影片。

今晚早點上床睡覺。設好鬧鐘,確保明天登場前你有充裕的時間,因為我還會建議你在演說前利用幾分鐘時間做些事。說到時間,明天請戴上手錶,你會需要它!

戴上手錶
演講前和演講時得時時注意時間,這點非常重要。除非你確定可輕易看到一面時鐘,否則我強烈建議你戴上手錶。快速瞄一下手錶,這麼做不太會引人注目。不要依賴手機查看時間,以免無意間讓人有一種感覺——你看重短訊或郵件的程度甚於你的觀眾!

四、 早點抵達現場,即將迎戰!

到了演講當天,我有個重要建議:提早抵達現場。讓自己有額外的時間彈性處理其他事情,確保一切順利進行。

如果你能夠提前進入會場,請務必這樣做。架好你的設備,評估是否還有其他事情需要處理。我曾經改變過會場的布局——挪開講台,或者調整桌椅的位置,以利促進討論與交流。

雖然我不喜歡使用講台,但我確實需要一個地方放置我的水杯、咖啡或茶以及筆電,因此我得找出放置的適當位置。附帶一提,我個人偏好早上喝咖啡下午喝茶,而且一定隨身攜帶水。若是在會議室簡報,我會自己攜帶飲料,將它們放在我方便搆著的地方。若是在舞台上發表演說,有時候可以把它們放在講台的檯面上。若是多位演講人的活動,主辦單位通常會在台上提供瓶裝水。

簡報前吃些東西——但別吃太多!
為了保持充沛體力,建議你在演講前一到兩小時吃些清淡的東西。一如在睡前與晚餐之間預留一些時間,你也得在演講與進食之間預留時間,這樣你比較容易專注於演講,盡情發揮。
根據演講的長度,你可能需要在演講期間吃些東西。至於較短的演講,這可能沒必要(為了保持專業性,我建議能免則免)。若是較長的演說,例如半天的團隊活動(多半在公司之外的地點舉行)或一整天的培訓,為了保持體力,你應該進食,但不要吃太多!吃太多或太油膩會讓你昏昏欲睡。我還發現,若是一整天的培訓工作坊,即使只是吃了一頓簡單的午餐,下午的演說中氣難以十足,講話容易喘,這是因為身體部分能量用於消化食物。為了對抗這個問題,我調整了下午的內容,先進行小組討論,替我的身體爭取額外時間,等恢復正常狀態,再火力全開全力以赴。

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書籍簡介

《說一場有故事的簡報:Google總監的12堂課,說出讓人有感覺、聽得進、溝通到的簡報》

作者:柯爾.諾瑟鮑姆.娜菲克

譯者:鍾玉玨

出版社:商業周刊出版

出版日期:2023/11/02

作者簡介

柯爾.諾瑟鮑姆.娜菲克Cole Nussbaumer Knaflic

Google前人力分析團隊總監、最強簡報講師、暢銷作家、人氣部落格主

柯爾.諾瑟鮑姆.娜菲克是用資料說故事的高手,也是「用資料說故事」(storytelling with data,簡稱SWD)公司的創辦人兼執行長,更是暢銷書《Google必修的圖表簡報術》系列作者;該書已在全球各地推出十多種語言的譯本,不僅榮獲全球一百多所大專院校採用做為教科書,且是成千上萬名學員參與的「用資料說故事」工作坊之教材。過去數年間,柯爾率領的團隊為全球各地想要精進圖表簡報技術的個人、企業及公益組織,提供最厲害的互動學習課程;他們還透過高人氣的部落格、播客以及每月挑戰活動,幫助人們打造出簡明易懂的圖表,進而編製成說服力十足的故事。

自行創業之前,柯爾曾擔任銀行業與私募股權的分析師,以及Google人力分析團隊總監,因此培養出獨到的資料視覺化本領。她在Google時使用資料導向的方式,解釋創新人才計畫與管理作業,並經常前往全美與歐洲各地辦公室,親自傳授由她開發的資料視覺化課程。柯爾曾於馬里蘭藝術學院(Maryland Institute College of Art,簡稱MICA)擔任兼任講師,教授資訊視覺化概論,也經常應全球各地知名大學之邀擔任客座講師。

請造訪她的部落格:storytellingwithdata.com

相關著作:《Google必修的圖表簡報術(修訂版):Google總監首度公開絕活,教你做對圖表、說對話,所有人都聽你的!》《Google必修的圖表簡報術(練習本):Google總監親授10堂課×100道練習題=圖表做熟、重點畫對、精鍊故事,進階簡報強者!》

責任編輯:高郁捷
核稿編輯:張勝宗

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