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職場 | 職場修練

前台積電講師教你SWOT正確寫法,報告不再被退件

前台積電講師教你SWOT正確寫法,報告不再被退件
報告被主管評不完整、被退件,先別氣餒!不妨參考台積電講師分享的二分思考法。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:彭建文
彭建文專欄 2023.12.01
摘要
  1. SWOT分析就是藉由「二分思考法」分析公司內部與外部,公司內部是分析優勢與劣勢,外部是分析外在的機會與風險。
  2. 內部也可以分成制度與非制度,並將SWOT的優勢與劣勢結合,你就可以思考:公司制度上有哪一些優勢及劣勢;非制度面如流程、管理系統的優勢跟劣勢在哪裡?
  3. 如果我們評估問題時,都能用二分法拆解,就不會陷入只看某一個面向的框架,還能看到問題的完整面貌。學會二分法,你的思考邏輯廣度將大幅提升,就能更快速的解決問題。

前陣子培訓國內某大金控公司的中階主管,我請學員們用便利貼寫下工作上遇到的問題,以便在課程中討論、找到解決方法。

有一位業務部的學員Peter說,主管要他做產業SWOT分析。但主管看完他的分析報告後,覺得內容不夠完整,要他回去補上遺漏的部分。經過幾天沉澱,他仍找不出內容哪裡有遺漏,因此很苦惱。

另一位客服部的學員Lisa說,每年客戶抱怨的比例都維持在一定的水準,始終無法下降。過去他們一直認為客訴的主因出在產品身上,但就算產品品質提升了,客訴案件依然沒有減少,因此想瞭解還有哪些可能原因被他忽略的。

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我告訴他們建立解決問題的思考框架及突破思維慣性的重要性,並傳授了「二分思考法」(Dichotomous Thinking,簡稱DT)。

二分思考法就是底層邏輯

一家公司要做SWOT分析,其實就是藉由二分法分析公司內部與外部。公司內部是分析「優勢」與「劣勢」,外部分析外在的「機會」與「風險」。

內部也可以分成「制度」與「非制度」,並將SWOT的優勢與劣勢結合,你就可以思考:公司制度上有哪一些優勢及劣勢;非制度面如流程、管理系統的優勢跟劣勢在哪裡?

Peter聽到這,終於瞭解SWOT分析的底層邏輯就是二分法。 他說,以後遇到任何問題,他都可以用二分法,找出人事與非人事的問題、制度與非制度的問題、流程與非流程的問題等。

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於是,我請Peter幫忙,用二分法提供建議給客服部的Lisa。

Peter指出,因為Lisa提到客服部認為問題出在產品上,以二分法的邏輯來看,非產品的部分有哪些問題呢?有可能是在服務客戶的過程中也存在著問題。

從產品的相關問題再往下思考,找出是價格或非價格的問題?可能產品品質不錯,但價格太高。非價格的部分,會不會是產品功能太複雜,消費者其實不需要如此複雜的功能。從服務的相關問題再往下思考,也許在線上、線下服務的過程中,存在著問題,導致客戶抱怨。

Peter說完這些,發現他解決了自己過去思考邏輯上的大盲點。以往的他容易受限於經驗與思維慣性,習慣把問題歸屬在某一個面向上。如今,終於知道自己做的SWOT分析報告為什麼會被主管退件。

透過這2個例子,各位有發現到什麼嗎?

如果我們評估問題時,都能用二分法拆解,就不會陷入只看某一個面向的框架,還能看到問題的完整面貌。學會二分法,你的思考邏輯廣度將大幅提升,就能更快速的解決問題。

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷,受兩岸超過300個企業請託:協助企業轉型、微型輔導。

目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長,整合台積電出身的講師群,以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。

20年輔導企業經歷集大成,融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心,獨家創辦PJ法,即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。品碩創新授課輔導項目:問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善,以及PJ法線上課

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