商周

啟動成功關鍵,隨時掌握商周.com最新資訊

提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動

已加入收藏
已取消收藏
帳號頭像 帳號選單下拉箭頭
/
熱搜內容
現正閱讀
開會、簡報常被老闆說沒重點!Google最強總監 : 三分鐘講一個濃縮版故事非常有用
畫重點
段落筆記
新增筆記
「請稍等」英文別直接中翻英說please wait a minute!一次掌握,常用的電話對談英文
0
/500
不公開分類 公開分類
儲存
至頂箭頭

職場 | 職場修練

開會、簡報常被老闆說沒重點!Google最強總監 : 三分鐘講一個濃縮版故事非常有用

開會、簡報常被老闆說沒重點!Google最強總監 : 三分鐘講一個濃縮版故事非常有用
《說一場有故事的簡報:Google總監的12堂課,說出讓人有感覺、聽得進、溝通到的簡報》/商業周刊出版
撰文者:柯爾.諾瑟鮑姆.娜菲克(Cole Nussbaumer Knaflic)
商周讀書會 2023.11.24
摘要

1. 簡介一個專案或進度時,講一個簡化濃縮版本的故事非常有用,三分鐘故事正好能派上用場。其中「故事」代表著你必須設計有情節(為觀眾設置的背景)、有轉折(有趣或出乎意料的部分)、有結尾(行動呼籲)的內容。

2. 精簡的濃縮版本中,你必須涵蓋關鍵訊息、思考哪些細節需要省略以及你希望他們採取什麼行動。

3. 構思「核心想法」時,應該清楚表達你的觀點,傳達牽涉到哪些得失與利害關係,並且是個完整的句子。

4. 使用一個句子表達想法時,你必須去掉細枝末節,有效確定內容的優先次序。這種做法不僅讓觀眾清楚明瞭,更有助於你專注於關鍵訊息。

很多時候,我們完成專案計畫,決定簡報的主題,然後埋頭開始編寫內容、製作投影片或指示他人代勞。但是如果我們不能簡明扼要闡述自己的觀點,又如何能整合要傳達的訊息呢?這是個艱難的工程。

面對這種情況,該如何克服?你可以用一句話簡要地陳述關鍵訊息,這有助於在專心設計內容時,更能堅定自己的立場。

設計你的三分鐘故事

簡介一個專案或進度時,講一個簡化濃縮版本的故事非常有用,三分鐘故事正好能派上用場。如果你只有短短幾分鐘的時間告訴觀眾他們所需的訊息,你該說什麼?

廣告

在這個精簡的濃縮版本中,你必須涵蓋關鍵訊息,這點至關重要。同樣重要的是,要充分了解哪些細節可以被省略。在你遇到利害相關人士(例如,在電梯裡偶遇或視訊會議裡第一個出現的人),三分鐘故事非常有用,可以讓你快速掌握最新進度或獲得一些回饋。或是當你在會議上分配到的時間被限縮,三分鐘故事也非常實用。

如果你已經完成一個簡潔的版本,代表你知道自己要講什麼,你了解你的故事內容,你可以讓它配合指定時間。還有一個效果——三分鐘故事會減少你對投影片的依賴

三分鐘故事的一個關鍵字——故事,我們給它一個簡單的定義:有情節、有轉折、有結尾的內容。在你的三分鐘故事裡,情節是你為觀眾設置的背景,讓他們做好準備,接受你要傳達的內容。轉折概括了有趣或出乎意料的部分,或攸關理解的全新訊息。結尾是呼籲觀眾有所行動:你希望觀眾聽完你分享的訊息後應該有什麼行動。簡略回顧一下上述要點。以下是三分鐘故事的1-2-3:

  1. 情節:你為觀眾設置的背景
  2. 轉折:觀眾須知道的新訊息
  3. 結尾:你希望觀眾採取什麼行動

你的三分鐘故事一旦完成,就成為一個參考錨點,你再根據需要看是否得擴展或壓縮故事(這兩個額外工作同樣重要)。若你想擴展故事長度,可與同事討論你的專案計畫,聽取回饋;或與注重細節的利害相關者先來場非正式對話;也可在規畫該用什麼方式溝通或報告工作成果時考慮是否加長故事。不過,在擴展故事之前,我們先練習如何壓縮故事。我之所以先介紹三分鐘故事的概念,係因把整個劇情濃縮到單一句子是相對比較困難的過程,這正是我們接下來要做的事。

廣告

如何構思我的「核心想法」?

還記得我們一開始點出的問題嗎?我們經常在尚未確定目標之前就使用工具,埋頭構思內容。核心想法就是所謂的終極目標——你想傳達的關鍵訊息。把核心想法看成指引方向的北極星,引導你寫出替自己溝通加分的內容。一旦你完成核心想法,彷彿就有了內建的石蕊試紙,用來測試你考慮納入的內容是否合宜:這內容能否成功傳達我的核心想法

我第一次在南西.杜爾特暢銷書《簡報女王的故事力》讀到核心想法,把它稍加改編後用於研討會,多年來已與成千上萬的人一起教授核心想法的概念,並練習如何構思與應用它。核心想法是我們傳授的最重要的概念之一。

核心想法應該做到以下三點:

  1. 清楚表達你的觀點,
  2. 傳達牽涉到哪些得失與利害關係,
  3. 必須是個完整的句子。

以下一一分析這三點。

第一、清楚表達你的觀點

這一點鼓勵你具體表達你對某事的看法。我有時看到一些人因為受限於一句話的篇幅,掉進以下的陷阱:對核心想法的表達過於籠統空泛。例如:「我們得改善作業流程以便提高利潤。」雖然沒有人會反對這種說法,但這說法其實沒有意義,因為過於抽象,缺乏具體或吸睛的細節。若想成功,你應該往另一個方向發展——讓這句話更具體。例如:「先解決我們銷售過程的這個痛點,估計可以保住的潛在客戶可以上調10%,確定他們不會因為銷售過程而選別家,這可讓我們增加三十萬美元的利潤。」

可根據不同的情況和觀眾,重新調整用字或提出明確的行動,讓上面那句話更清晰具體:「請批准這筆開支,以解決銷售過程中的這一痛點,此舉能保住在銷售過程中會選別家的潛在客戶,進而提高我們的利潤。」

第二、傳達牽涉到哪些得失與利害關係

核心想法的目的之一是傳達會涉及哪些得失與利害關係,不過講的並非你的得失與利害關係,而是你的觀眾有何得失。這往往意味典範轉移(paradigm shift),因為你更習慣從你的視角而不是從觀眾的視角,解釋為什麼大家應該關心這個問題。針對你的觀眾,定調你的核心想法,亦即聚焦於對觀眾而言最具吸引力的內容。這個吸引點通常被稱為價值主張(value proposition),用來回答「為什麼觀眾應該聽你講話」的核心問題所在。

你可以用正面或負面的框架表達觀眾會有哪些得失或利害關係。正面框架聚焦於觀眾可以受益什麼,或是如果他們按照你的建議行動會得到什麼好處。負面框架則相反。如果他們對你的建議不予理會,他們會損失什麼,或是會承受什麼風險?以下這個思考練習,有助於你弄清利害關係,我經常鼓勵觀眾想像最壞的情況:若你的觀眾不按照你的建議行動,導致X(不好的結果),進而導致Y(更糟糕的結果),最後導致Z(絕對的災難)。一旦你跌到谷底,遇到最糟糕的結果,必須考慮做多大的調整,以適應所處的情況。若是採取正面框架,也是同樣的做法。最後決定哪一個更適合你的觀眾和現況。

第三、必須是個完整的句子

核心想法不是清單整理包或半成品想法;而是一個完整的句子。不過,也許更具挑戰性的是,它還必須是簡潔的一句話。雖然寫出或說出一個完整句子聽起來很簡單,但若是你熟悉之至的工作,這通常很困難。但這努力非常值得。

受約束的好處
時間有限、工具有限、空間有限。大家常認為這些是強加在他們身上的負面力量。但我鼓勵你重新調整視角:受約束可孕育創造力。自我施加的限制,例如用一句話表達核心想法,或是受制於便條貼的有限空間(我們即將討論到),可以幫助你用嶄新方法解決問題。要想了解更多細節,請參考播客storytelling with data第五集,主題是《受約束的好處》(the beauty of constraints),網址是(storytellingwithdata.com/podcast)。

僅能用單句(儘管這是任意而武斷的規定)是很重要的限制。首先,當你只能使用一個句子表達想法,你必須去掉細枝末節。由於篇幅有限,你必須狠心的確定內容的優先次序。這種做法有助於你專注於關鍵訊息。由於長度受限,每個字都很重要。亦即當你寫寫改改,並納入回饋意見,可能會發現自己反覆地替換用字或改變措辭。

雖然有時你會覺得精修或美化文字有些浪費時間,但這個過程是幫助你釐清思路的重要步驟

《說一場有故事的簡報:Google總監的12堂課,說出讓人有感覺、聽得進、溝通到的簡報》☛立即購書:商周store博客來

書籍簡介

《說一場有故事的簡報:Google總監的12堂課,說出讓人有感覺、聽得進、溝通到的簡報》

作者:柯爾.諾瑟鮑姆.娜菲克

譯者:鍾玉玨

出版社:商業周刊出版

出版日期:2023/11/02

作者簡介

柯爾.諾瑟鮑姆.娜菲克Cole Nussbaumer Knaflic

Google前人力分析團隊總監、最強簡報講師、暢銷作家、人氣部落格主

柯爾.諾瑟鮑姆.娜菲克是用資料說故事的高手,也是「用資料說故事」(storytelling with data,簡稱SWD)公司的創辦人兼執行長,更是暢銷書《Google必修的圖表簡報術》系列作者;該書已在全球各地推出十多種語言的譯本,不僅榮獲全球一百多所大專院校採用做為教科書,且是成千上萬名學員參與的「用資料說故事」工作坊之教材。過去數年間,柯爾率領的團隊為全球各地想要精進圖表簡報技術的個人、企業及公益組織,提供最厲害的互動學習課程;他們還透過高人氣的部落格、播客以及每月挑戰活動,幫助人們打造出簡明易懂的圖表,進而編製成說服力十足的故事。

自行創業之前,柯爾曾擔任銀行業與私募股權的分析師,以及Google人力分析團隊總監,因此培養出獨到的資料視覺化本領。她在Google時使用資料導向的方式,解釋創新人才計畫與管理作業,並經常前往全美與歐洲各地辦公室,親自傳授由她開發的資料視覺化課程。柯爾曾於馬里蘭藝術學院(Maryland Institute College of Art,簡稱MICA)擔任兼任講師,教授資訊視覺化概論,也經常應全球各地知名大學之邀擔任客座講師。

請造訪她的部落格:storytellingwithdata.com

相關著作:《Google必修的圖表簡報術(修訂版):Google總監首度公開絕活,教你做對圖表、說對話,所有人都聽你的!》《Google必修的圖表簡報術(練習本):Google總監親授10堂課×100道練習題=圖表做熟、重點畫對、精鍊故事,進階簡報強者!》

責任編輯:高郁捷
核稿編輯:張勝宗

下滑箭頭 下滑載入更多報導 下滑箭頭
表達 故事 訊息 核心想法 說明 溝通
商周讀書會
商周讀書會
商業周刊出版部
展開箭頭

「商周讀書會」集結《商業周刊》出版的精選書摘。歡迎加入FB粉絲團商周讀書會商周閱讀網,精彩好書不錯過!

廣告
留言討論