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職場 | 職場修練

大主管小員工都要學:被指派過多工作,比拒絕更高明的回應

大主管小員工都要學:被指派過多工作,比拒絕更高明的回應
被上級指派太多工作,不能只是概括承受!聰明的工作者該學會更高明的婉拒方式。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:池田千恵
精選書摘 2023.09.12
摘要

1.工作時難免遇到臨時委派的任務,使自己必須加班完成新任務及手上既有的業務。這種時候,總會讓人感到難以接受且十分鬱悶。

2.對於某些曾沒日沒夜工作,才站上高位的人而言,不願意加班的員工,是能力特別差的一群,彷彿在擁抱「比爛主義」。

3.避免讓上司覺得自己是比爛主義者,需培養評估工作的能力,以及如何正確表達接下新工作後,會對手上既有工作造成哪些變化。

即使你決定了今天工作時有哪些事「不做」,仍可能遇到不得不做的情況。尤其是在容易受外部因素影響的上班時間,我們常會因為突然被塞工作,不得不「臨時加班」。

如果是自己錯估工作量或發生緊急情況,因此不得不加班,還比較容易看得開。但若是遇到臨時插進來的工作,我們就會鬱悶的想:「這種『臨時加班』真的有意義嗎?」卻又無法說出自己的想法,也不知該如何交涉,最後只好摸摸鼻子答應,取消跟朋友的見面約定。一邊工作、一邊生著悶氣想:「為什麼我非得在這時候做這件事不可?」「都是那個人害的!」

相信不少人都有過這類經驗,「真的有必要加這個班嗎?」在我們產生這種懷疑時,如果可以瀟灑的說:「沒必要的班,我不加!」然後扭頭就走,那該有多好?但現實中我們當然不可能這麼做。

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尤其企業高層中,確實仍存在著無法接受員工拒絕加班的人,他們潛在的想法是:

「越是拿不出成果的人,越喜歡把『工作與生活的平衡』掛在嘴邊,一味主張自己的權利。」

「有些人很想在工作上有貢獻,卻也覺得不加班、擁有自己的生活很重要。關於提升技能,只有公司會付錢的活動才願意參加。不管別人再怎麼加班,自己都會準點離開⋯⋯這種人的能力都特別差,真是受夠了。」

「那些比爛主義者都是堅持不加班的人。」

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有時候,越是靠沒日沒夜的工作,才建立起今日地位的人,越會有這類想法。即使表面上不說,他們內心深處還是會這麼想。

在職場上,經常會產生「重視工作,還是重視生活」的對立意見,無法決定孰是孰非。但公司畢竟是透過團隊工作而搭建的組織。站在反對「工作與生活平衡」的人面前,要如何一邊避開他們的批判,一邊貫徹自己的主張,就得看個人的真功夫了。

不想讓人覺得你是「比爛主義者」,就必須滿足以下2項條件。

  1. 培養出正確的評估能力、預見能力。
  2. 正確的表達出如果接下新工作,那麼手邊的其他工作會發生什麼變化。

能否明確的說「NO」,不是取決於一個人的角色地位,而是取決於一個人有無自信。如果對自己評估工作的能力與判斷力擁有專業自信的話,我們就能毫不畏懼的向對方說出自己的想法:

「停止手邊正在進行的工作,從頭開始做這件事的話,就會發生這種情況,即使這樣也沒關係嗎?」

「如果發生這種狀況的話就不妙了,所以我會先把您委派的這部分工作趕緊處理完畢,至於其他部分,應該可以等到明天再做吧?」

充滿自信的表達,接下新工作後,將會對原本預定的工作造成什麼變化、這種變化是好是壞?若是壞事該如何將衝擊降到最小,那麼就能在一定程度上避開加班。

為此,先掌握自己手上的工作,可分成哪些小項目,並估算出需要多少工時。只要能明確講出接受「臨時加班」後,會使什麼工作發生什麼變化,那麼我們就不會再因為突如其來的工作委派而滿腹委屈了。

當我們確實將工作所需的時間「可視化」,並重新加以安排時,就會具備自信與話語權。這麼一來,就不必再默默的接下所有委派工作,沒完沒了的加班。

若只是把焦點放在「我不知道怎麼拒絕」,我們就會傾向於學習「交涉技術」或「積極溝通」。在那之前,我們更該加強的是自身對工作的評估能力。

首先,有意識的為自己進行工作評估,包括「自己平常會花多少時間在什麼事情上?」「負荷過量時會出現什麼負面影響?」等。

接著,當他人委派「臨時工作」時,問自己以下3個問題。透過自問自答,能讓我們對自己該如何向對方表達意見進行模擬。

  1. 接下這項工作,是否會排擠到現在手上的工作?
  2. 如果會的話,會在哪些部分造成多大的工作延遲?
  3. 為了避免該項工作延遲,自己能做到的最佳解決方法是什麼?

就算剛開始沒辦法立刻想出來,也不必氣餒。不屈不撓的持續練習,未來就能不加思索的說出口,與對方交涉。

書籍簡介


《Me Time:兼顧工作和生活的時間管理術》

作者: 池田千恵
譯者: 李璦祺
出版社:究竟
出版日期:2023/08/01

作者簡介
池田千恵 Ikeda Chie

朝6時股份有限公司代表董事/早起教練/國家認證職涯顧問

曾任職於外食創業公司、外資策略管理顧問公司,2009年出版了《「清晨4點起床」讓一切都運作良好!》該書成為暢銷書後,得到「朝活第一人」的稱號。根據夜貓子轉為晨型人的實際體驗,以及指導多人養成早起習慣的成果,2010年起開始製作早晨專用行事曆《朝活手帳》,並成為連續銷售13年的人氣行事曆。除了指導企業如何利用「晨間1小時」的工作形式改革,提高生產力之外,也開辦社群「朝職®」(https://ikedachie.com/course/salon),幫助成員在當前工作不知是否該繼續的職涯迷惘期,利用早晨的時間,將自己的理想樣貌化作語言,並為此展開行動。現今也是一名育有7歲幼兒的職業婦女。


責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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