每天排滿大大小小的會議，議程上列好一長串的討論事項。會議當中大家有各種意見，激烈討論1小時之後，卻沒有人知道結論是什麼？有什麼具體的行動計畫？你是否也曾有過這樣的經驗？

如何改善發散而沒有重點的討論，讓會議更有效率？如何處理兩方劍拔弩張的狀況，讓對方站到你這邊？

1.目的 （Objective）

要避免沒有結論的會議，最重要的就是開宗明義的定義會議的目的。聽起來理所當然，但是卻很少人能真正做到。往往有一長串的討論事項，但是卻不知道會議的「具體成果」是什麼。

在和工程師團隊討論新產品方向時，可能會有很多種不同目的的會議，例如：說服大家這個產品對公司未來3年的成長很重要，討論產品主要特性，或是預估各種功能的開發時程。你的會議屬於哪一種？你是否能用一句話講出開會的目的？

另外，不要假設大家都會事先閱讀文件，在會議開始時，請明確說出今天要達成的主要目標。例如：今天要討論5項主要的產品特性，決定優先順序。

不斷提醒，幫助大家回歸會議的最終目的 

明確指出會議的目的後，一旦你發現討論偏離主題，或花太多時間在枝微末節上，就應再次提醒眾人此次會議的主要目標；或用對的問題，引導討論回到正確方向。

以產品經理和工程師討論產品錯誤率為例：

工程師：使用者能接受的AI模型錯誤率是多少？

產品經理：目前瞭解客戶A可以接受5%，客戶B大約3%，但我們還需要做更多客戶訪談。

你覺得這個回答有什麼問題？乍聽之下是一個合情合理的答案，但是，這個問題並沒有幫助團隊做出任何產品決策，而是把具體決定往後推。

況且，每個客戶的應用案例和接受程度也不一樣，這個問題就算訪談更多客戶，也不會有標準答。客戶在乎的是最終整體系統的成功率和用戶體驗，AI模型只是其中的一部分。

能推動決策的回答方式是：目前我們的產品可以達成<5%錯誤率，如果需要降低到3%，這會讓我們的開發時程變成＿＿＿？（幾天、幾週或幾個月）

這樣的回答方式有助於團隊思考具體的產品功能，權衡取捨準確率和開發時程。一方面給工程師更多產品和客戶考量，也讓產品經理未來和客戶討論時更有方向。假如有客戶需要2%錯誤率，再回來和內部團隊進一步討論。

建議練習：

• 你是否能夠用一句話，或甚至一個關鍵字講出這個會議的目的。
• 聽到會議裡的每個問題或討論，都思考是否與達成目的有關？如果不是，如何將討論方向重新拉回來？

2.重新定義框架 （Reframing)

另外一種棘手的會議類型，是參與會議的人各自有不同目的。利益衝突的狀況下，往往氣氛緊張，很難達成大家都認同的結論。

例如，業務和客戶談判價格，或是產品經理和工程師協調時程。很容易讓人陷入一種你輸我贏的思考。

這時要先跳脫零和思維，站在對方的角度考慮，瞭解他們的疑慮和動機，再從中找出雙方都認同的最高準則或目標。

所謂「Reframing」，是指對已知事物，重新賦予一個意義。這個技巧在溝通「卡關」時特別重要，可以幫助我們看見事情的另外一面，從不同角度思考，從而找出解決方法。

舉例來說，在制定產品藍圖（Product roadmap）的過程中，需要產品和工程經理一起討論各項產品功能，制定相應的開發工作或時程。為此，以前我們有許多「技術審查」的會議，卻發現往往難以達成結論，討論曠日費時。

原因在於，技術審查給人一種先入為主的觀念，感覺會議的目的就是要仔细檢查，找出任何產品設計的的缺陷。這樣的心態讓會議很容易變成一場批判大會，大家互踢皮球。

發現這件事情之後，我們重新將會議定義為「產品工作坊」，讓各個不同部門的人，能為共同目標凝聚在一起。針對一個特定產品或案子，進行密集討論，一起思考如何才能設計出最符合客戶需求的產品。

會議前準備

要重新定義會議框架，事情的準備也很重要。以上一段的例子來說，並非單純改變會議名稱，就能帶來這麼巨大的改變。

在會議正式舉行前，需要先找到會議中的幾個關鍵決策者，向他們說明改變的目的，事先取得他們的認同。最好是能夠先得到上層的公開背書，當會議上有人質疑為什麼要做的時候，可以有其他人替你做出回應。

讓會議水到渠成 

在會議開始時，先說明這次的會議和以往有哪些不同。明確說出需討論事項，以及不討論的事項。

先從爭議比較少的部分進行討論，會讓與會者產生一種會議很順利的進行，大家普遍都同意的感覺。這時候再進行到其他討論，會讓人較難以公開說不，自然能夠水到渠成的達成共識。

這就是為什麼前面幾個背書很重要，當有幾個人公開支持你，剩下的人就比較難拒絕。而且，比起你自己說，讓其他人幫你提出會更有說服力，因為大家已經預期你會想辦法推銷自己的論點，讓他人對你的信服程度打折扣。

找出關鍵人物

事先找出要推動這個會議最重要的幾個人：誰有最終的決定權？誰掌握預算？誰有最終否決權？誰可能會支持你的論點？誰最有可能反對？

尤其是最有影響力，又有可能反對的幾個人，建議事先和他們面對面開會。但在事前會議中，不要只想著如何說服對方，盡量多問問題，瞭解他們的疑慮和考量。找到激發他們的論點或說法 ，盡量換一種方式，避免直接激起對方的防衛心。

3.保持高參與度 （Keep People Engaged)

遇到會議中大家都不太願意發言、表達自己的意見，你覺得是好是壞？

缺乏互動和不同聲音的會議，雖然大家沒有公開反對，但是心裡肯定也不贊同，這樣的單向溝通，還不如將文件寄給大家自己回去看。

如果團隊不盡同意某個討論項目，你可以先主動提出來：「大家可能對這個設計有不同的意見，Andrew你覺得如何呢？」先點名幾個關係比較好的同事，讓大家願意開始發言。

直接在白板或螢幕上綜合大家的建議，讓大家知道自己的意見受到重視。你不是只想到自己的立場，而是願意傾聽別人的看法，慢慢的大家就會更願意公開發表意見，討論就會更順暢。

不論是面對面或視訊會議，都要注意觀察對方的肢體語言和臉部表情。你會發現有些人不管是反對或贊成，都寫在臉上。例如：Jason每次說到預算就會皺眉，接著就會舉手提出反對意見。

下次當你觀察到同樣的臉部表情，可以直接問對方，有沒有什麼建議或是問題。再熟練一點，甚至從觀察到的表情，即時調整你的表達方式。例如，發現大家開始注意力分散時，快速結束報告，直接進入討論事項。

要做到這樣的程度，需要很多經驗和練習。一開始可能會覺得，光是要記住自己要說的話就很困難了，沒有餘裕觀察別人。或是頂多一次只能觀察1、2個人，很難兼顧大型會議。

建議大家在之後的會議，可以試著做以下2個練習，觀察自己的溝通方式有什麼不同：

1. 找到你認為很會溝通的上司或同事，觀察他們回答問題的模式。
2. 遇到困難的問題，在心中默想自己會如何回答，再比較上司或同事的回答方式和自己有什麼不同。

下次會議，你會怎麼做？採取哪些不同以往的方式？

＊本文獲「Bastiane Huang」授權轉載，原文：如何有效溝通，讓會議進行更順利？How to lead an effective meeting?

責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤