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職場 | 職場修練

等一下開會就能用!一個句型,讓每個會議開完都有明確結論

等一下開會就能用!一個句型,讓每個會議開完都有明確結論
在跨部門會議中,總有些因為利益衝突而反對你的關鍵人物,想讓他點頭的方法,並非是嘗試說服對方。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:Bastiane Huang
獨立觀點 2023.08.29
摘要

1.要避免沒有結論的會議,最重要的就是開宗明義的定義會議的目的。你需要練習用一句話講出開會的目的。

2.有一種棘手的會議類型,是參與會議的人有利益衝突,很難達成大家都認同的結論。這時要先跳脫零和思維,找出雙方都認同的最高準則或目標。

3.不論是面對面或視訊會議,都要注意觀察對方的肢體語言和臉部表情。你會發現有些人的反對或贊成,都寫在臉上。

每天排滿大大小小的會議,議程上列好一長串的討論事項。會議當中大家有各種意見,激烈討論1小時之後,卻沒有人知道結論是什麼?有什麼具體的行動計畫?你是否也曾有過這樣的經驗?

如何改善發散而沒有重點的討論,讓會議更有效率?如何處理兩方劍拔弩張的狀況,讓對方站到你這邊?

1.目的 (Objective)

要避免沒有結論的會議,最重要的就是開宗明義的定義會議的目的。聽起來理所當然,但是卻很少人能真正做到。往往有一長串的討論事項,但是卻不知道會議的「具體成果」是什麼。

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在和工程師團隊討論新產品方向時,可能會有很多種不同目的的會議,例如:說服大家這個產品對公司未來3年的成長很重要,討論產品主要特性,或是預估各種功能的開發時程。你的會議屬於哪一種?你是否能用一句話講出開會的目的?

另外,不要假設大家都會事先閱讀文件,在會議開始時,請明確說出今天要達成的主要目標。例如:今天要討論5項主要的產品特性,決定優先順序。

不斷提醒,幫助大家回歸會議的最終目的 

明確指出會議的目的後,一旦你發現討論偏離主題,或花太多時間在枝微末節上,就應再次提醒眾人此次會議的主要目標;或用對的問題,引導討論回到正確方向。

以產品經理和工程師討論產品錯誤率為例:

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工程師:使用者能接受的AI模型錯誤率是多少?

產品經理:目前瞭解客戶A可以接受5%,客戶B大約3%,但我們還需要做更多客戶訪談。

你覺得這個回答有什麼問題?乍聽之下是一個合情合理的答案,但是,這個問題並沒有幫助團隊做出任何產品決策,而是把具體決定往後推。

況且,每個客戶的應用案例和接受程度也不一樣,這個問題就算訪談更多客戶,也不會有標準答。客戶在乎的是最終整體系統的成功率和用戶體驗,AI模型只是其中的一部分。

能推動決策的回答方式是:目前我們的產品可以達成<5%錯誤率,如果需要降低到3%,這會讓我們的開發時程變成___?(幾天、幾週或幾個月)

這樣的回答方式有助於團隊思考具體的產品功能,權衡取捨準確率和開發時程。一方面給工程師更多產品和客戶考量,也讓產品經理未來和客戶討論時更有方向。假如有客戶需要2%錯誤率,再回來和內部團隊進一步討論。

建議練習:

  • 你是否能夠用一句話,或甚至一個關鍵字講出這個會議的目的。
  • 聽到會議裡的每個問題或討論,都思考是否與達成目的有關?如果不是,如何將討論方向重新拉回來?

2.重新定義框架 (Reframing)

另外一種棘手的會議類型,是參與會議的人各自有不同目的。利益衝突的狀況下,往往氣氛緊張,很難達成大家都認同的結論。

例如,業務和客戶談判價格,或是產品經理和工程師協調時程。很容易讓人陷入一種你輸我贏的思考。

這時要先跳脫零和思維,站在對方的角度考慮,瞭解他們的疑慮和動機,再從中找出雙方都認同的最高準則或目標。

所謂「Reframing」,是指對已知事物,重新賦予一個意義。這個技巧在溝通「卡關」時特別重要,可以幫助我們看見事情的另外一面,從不同角度思考,從而找出解決方法。

舉例來說,在制定產品藍圖(Product roadmap)的過程中,需要產品和工程經理一起討論各項產品功能,制定相應的開發工作或時程。為此,以前我們有許多「技術審查」的會議,卻發現往往難以達成結論,討論曠日費時。

原因在於,技術審查給人一種先入為主的觀念,感覺會議的目的就是要仔细檢查,找出任何產品設計的的缺陷。這樣的心態讓會議很容易變成一場批判大會,大家互踢皮球。

發現這件事情之後,我們重新將會議定義為「產品工作坊」,讓各個不同部門的人,能為共同目標凝聚在一起。針對一個特定產品或案子,進行密集討論,一起思考如何才能設計出最符合客戶需求的產品。

會議前準備

要重新定義會議框架,事情的準備也很重要。以上一段的例子來說,並非單純改變會議名稱,就能帶來這麼巨大的改變。

在會議正式舉行前,需要先找到會議中的幾個關鍵決策者,向他們說明改變的目的,事先取得他們的認同。最好是能夠先得到上層的公開背書,當會議上有人質疑為什麼要做的時候,可以有其他人替你做出回應。

讓會議水到渠成 

在會議開始時,先說明這次的會議和以往有哪些不同。明確說出需討論事項,以及不討論的事項。

先從爭議比較少的部分進行討論,會讓與會者產生一種會議很順利的進行,大家普遍都同意的感覺。這時候再進行到其他討論,會讓人較難以公開說不,自然能夠水到渠成的達成共識。

這就是為什麼前面幾個背書很重要,當有幾個人公開支持你,剩下的人就比較難拒絕。而且,比起你自己說,讓其他人幫你提出會更有說服力,因為大家已經預期你會想辦法推銷自己的論點,讓他人對你的信服程度打折扣。

找出關鍵人物

事先找出要推動這個會議最重要的幾個人:誰有最終的決定權?誰掌握預算?誰有最終否決權?誰可能會支持你的論點?誰最有可能反對?

尤其是最有影響力,又有可能反對的幾個人,建議事先和他們面對面開會。但在事前會議中,不要只想著如何說服對方,盡量多問問題,瞭解他們的疑慮和考量。找到激發他們的論點或說法 ,盡量換一種方式,避免直接激起對方的防衛心。

3.保持高參與度 (Keep People Engaged)

遇到會議中大家都不太願意發言、表達自己的意見,你覺得是好是壞?

缺乏互動和不同聲音的會議,雖然大家沒有公開反對,但是心裡肯定也不贊同,這樣的單向溝通,還不如將文件寄給大家自己回去看。

如果團隊不盡同意某個討論項目,你可以先主動提出來:「大家可能對這個設計有不同的意見,Andrew你覺得如何呢?」先點名幾個關係比較好的同事,讓大家願意開始發言。

直接在白板或螢幕上綜合大家的建議,讓大家知道自己的意見受到重視。你不是只想到自己的立場,而是願意傾聽別人的看法,慢慢的大家就會更願意公開發表意見,討論就會更順暢。

不論是面對面或視訊會議,都要注意觀察對方的肢體語言和臉部表情。你會發現有些人不管是反對或贊成,都寫在臉上。例如:Jason每次說到預算就會皺眉,接著就會舉手提出反對意見。

下次當你觀察到同樣的臉部表情,可以直接問對方,有沒有什麼建議或是問題。再熟練一點,甚至從觀察到的表情,即時調整你的表達方式。例如,發現大家開始注意力分散時,快速結束報告,直接進入討論事項。

要做到這樣的程度,需要很多經驗和練習。一開始可能會覺得,光是要記住自己要說的話就很困難了,沒有餘裕觀察別人。或是頂多一次只能觀察1、2個人,很難兼顧大型會議。

建議大家在之後的會議,可以試著做以下2個練習,觀察自己的溝通方式有什麼不同:

  1. 找到你認為很會溝通的上司或同事,觀察他們回答問題的模式。
  2. 遇到困難的問題,在心中默想自己會如何回答,再比較上司或同事的回答方式和自己有什麼不同。

下次會議,你會怎麼做?採取哪些不同以往的方式?

*本文獲「Bastiane Huang」授權轉載,原文:如何有效溝通,讓會議進行更順利?How to lead an effective meeting?

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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