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職場 | 職場修練

上台講話雙手無處安放?溝通專家:「占據空間」就對了

上台講話雙手無處安放?溝通專家:「占據空間」就對了
一場簡報、演場是否成功,60%的影響來自「視覺」或我們的模樣,30%的影響來自於「聲音」,就是我們聽起來怎樣。所以,我們「如何發表」共占據了90%。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:丹尼.沃謝(Danny Warshay)
精選書摘 2023.08.23
摘要

1.我們常把時間和注意力花在簡報的內容上,但研究卻顯示,內容只會對簡報發表產生10%的影響,剩下的90%來自於「視覺」和「聲音」。

2.在發表演說或簡報時,最有效「占據空間」的人,較容易成功。因此,應該要想辦法讓自己在視覺上占據較多空間。

3.在發表演說時,要刻意控制音高、速度、音量,並且避免在腦中批判自己。

芭芭拉.泰寧巴姆(Barbara Tannenbaum)是布朗大學的明星教授,她在學校開了一門極受歡迎、改變人們人生的一堂課:說服性溝通(Persuasive Communication)。

我感受到這門課的影響力(由芭芭拉的同事Nancy Dunbar授課),無法想像若沒有上過這門課,要如何頻繁的進行當眾演講。

回到2006年春天,我首次在布朗大學開課的時候,我的學生在向創業投資人進行較長的簡報之前,預先做了練習。這是一件好事,因為時常簡報結果很糟糕,不是內容的緣故,而是學生不知道怎麼發表簡報。

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再幾天,這些學生就要對我的創投友人發表他們的創投計畫,我不希望自己和學生難堪。

於是,我去找了芭芭拉,詢問她是否能提供協助。她推薦自己的明星博士學生Paige McGinley來帶領一堂說服性溝通課程,而這產生了魔法般的效果。後來學生對創業投資人的投售簡報真是精采極了,不是因為內容有重大改變,而是因為他們學會、並應用這些技巧,進行正式發表。

內在可信度:60/30/10

讓我分享從芭芭拉那裡學會,而各位將永遠不會忘記的3個數字:60、30、10。有人猜到這是什麼了嗎?大家可能注意到它們加起來是100。百分比嗎?沒錯。

心理學家艾伯特.麥拉賓(Albert Mehrabian)曾在1970年代研究非語言溝通的重要性,根據他的研究,這3個百分比代表任何發表中3個不同組成部分的相對影響。

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因為大部分學生都認為,產生最大影響的,必定是他們花上好幾星期研究、發展和琢磨的內容,這部分一定占60,是嗎?錯。那麼30?還是錯。

儘管我們常把全部的時間和注意力,以及幾乎所有的努力花在訊息內容上,研究卻顯示,內容只會產生簡報發表中10%的影響。60%的影響來自「視覺」或我們的模樣;30%的影響來自「聲音」,就是我們聽起來的感覺,這等於我們「如何發表」共占據了90%。

好消息是,我們可以左右或甚至控制視覺和語氣的影響,並利用它們展現自信、顯得更加可信。以下是如何做到的一些建議。

1.控制「視覺」對人產生的影響

芭芭拉和她的博士學生建議我們進行簡報時「占據空間」,他們提醒,最有效占據空間的候選人,較容易贏得選舉。有時是身高較高的候選人,但通常是行為舉止看起來像是占據較多空間的候選人。

● 雙腳張開與臀部同寬。

● 挺起胸膛。

● 不要讓雙手垂放交疊在身前,形成芭芭拉喜歡說的「遮羞葉姿勢」,而封閉起自己。

● 身體重心平均放在兩腳之間。

● 以從容不迫且有意義的動作,稍稍離「家」走動,就算設有小講桌,但不代表我們一定得站在它後面。以我的例子來說,我從來不會嘗試使用小講桌,而是靠近聽眾,這樣有助於和他們建立融洽的關係。

● 如果不知道怎麼擺放臂膀和雙手,試試這個小技巧:把雙手高舉過頭,然後自然垂放在身體兩側,這就是它們的「家」。

● 為了避免看起來和感覺像是機器人,要做些離開「家」的姿勢。

● 為目光提供一個視覺的「家」:一個中立的地點,不是會提供資訊的時鐘,也不是天花板或地板,而是在聽眾頭頂上方某處。

● 在發表的過程中,持續和每一個聽眾進行眼神交會。這會讓聽眾感覺你並非只是單純在發表,而是特地在為他們發表。

● 避免挪移臀部,或是擺弄飾品(最好不要佩戴)、鑰匙、零錢、頭髮(梳往後方)、筆(不要拿在手上)或口袋(但最好不要穿有口袋的衣服,不然就用別針別住)。

● 避免偏著頭,這會露出頸靜脈,顯示出一種生物學上的屈服或服從,同時也顯現信心不足。

● 使用不會晃動的索引卡紙,不要用一般紙張。

● 集中注意力在發言的人身上。

● 事先做做伸展運動/瑜伽/跑步,消除緊張的精力,讓自己平靜下來。

2.控制「聲音」對人產生的影響

● 以別人可以聽得到的音量說話;採用在整個發表中都可以維持的音高;配合自然的音調變化。

● 撰寫文件的優勢是可以透過斜體字、粗體字或加底線來強調;在說話中,則是使用音高/速度/音量。

● 要避免的習慣:
1.非語言的順口字:嗯,像是,好。
2.句尾抬高音量,在句尾產生變化。例如,在腦海中說「該死」,讓句子成為直述句而不是問句。
3.標記問句,例如「是吧?對吧?了解嗎?知道嗎?」。應該建立真正的問句,如「大家都清楚我們剛才描述的產品了嗎?」,並尋求回饋意見。
4.沉默就是力量。你掌控著沉默,而且人們需要時間來消化:溝通不僅僅只是發表。
5.以聽眾為中心,而不是置身在自己的目標和緊張之中:要與他們同在。
6.用丹田吸氣!(尤其當你腦海一片空白的時候。)

3.完美收場的3個要點

準備結束發表時,請記住聽眾印象最深刻的是剛開始說的事(初始效應)和最後提醒他們的事(時近效應)。

為了更加強化這些影響,可以利用我們上面分享的語言和非語言工具。例如,要表示即將進入另一個單元,或許可以放⋯⋯慢⋯⋯步調;或許可以移動到另一個位置,如果站在小講桌後方,或許可以靠近聽眾。然後,如同芭芭拉多次提到的,你會想要「完美收場」。

採取標準收場:「謝謝大家,還有什麼問題嗎?」可以得到銅牌。

要拿到金牌,就要為發表的結尾設計幾句話。要達到你所設定的目標,可以提醒聽眾你的3個要點來作為結束,甚至在回答問題後,再次重申這3個要點,這樣它們就會是聽眾最後記得的東西。就這個說服性溝通單元來說,這3個要點是:

● 你不能不溝通,因為溝通的東西有9成不在於發表的內容,而是你的模樣和語氣。

● 有效的溝通是目標導向和以聽眾為中心。

● WIIFM法則可以協助你專注在對聽眾重要的事。(編按:WIIFM法則為What's in it for me?(這對我有什麼好處?),也就是要找出對聽眾的各種好處。)

書籍簡介

《解決問題的人:布朗大學改變世界的商業思考》

作者:丹尼.沃謝(Danny Warshay)
譯者:陳芙陽
出版社:平安文化
出版日期:2023/07/24

作者簡介

丹尼.沃謝(Danny Warshay)

哈佛大學工商管理碩士,現為布朗大學教授,以及尼爾森創業中心(Nelson Center)創始執行董事與執行主任。

他大學時研究的是歷史,深受布朗大學著名的博雅教育薰陶與啟發,開始探索自身的熱情、興趣與創意,求學期間即參與文書軟體「Clearview」的設計開發,並成功賣給Apple公司。畢業後曾在P&G擔任產品開發與行銷工作,此外又廣泛於軟體、消費產品、媒體等各種不同領域創業,並在世界各地舉辦創業研討會。

他的母校布朗大學是與哈佛大學、耶魯大學、普林斯頓大學齊名的常春藤名校,素以人文教育聞名(曾有7位校友或教職員工榮獲諾貝爾獎),卻沒有附設商學院。他將自己畢生的工作經驗與思考歷程整理成一套「企業進程」,不僅成為布朗大學最特別的課程,而且廣受歡迎,在全校排名第一,還被學生讚譽為「最能改變人生的一堂課」。

他認為,並非只有企業人士或商管系的學生才能了解商業模式的運作,任何科系的學生、不同領域的讀者都可以透過自力學習,掌握商業運作的邏輯。這套創業方法從布朗大學的課堂出發,前進世界的各個角落,不僅造就了無數新創事業的誕生,也扭轉了無數人的命運,堪稱新創產業的最佳搖籃。

另外,眾多亞洲創業者都有受益於他的課程,他曾親赴中國交流,還有一個中文名字:吳丹尼。


責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻

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