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職場 | 職場修練

「你沒耐性」vs「等人講完再回應」一件事兩種說法,感受大不同

「你沒耐性」vs「等人講完再回應」一件事兩種說法,感受大不同
當你用指責的方式提醒對方改進他的缺點,往往會激起對方的防衛機制。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:丁菱娟
丁菱娟專欄 2023.08.16
摘要

1.希望他人改善缺點,應採取正向的表達方式。比起容易激怒對方的指責性語言,正向語言更能讓人接受、反思。

2.給予他人正向語言的回饋時,要針對當事人的行為,而非針對他的人格。多用「我觀察」取代「我覺得」,都能避免讓對方啟動防衛機制,馬上辯解。

3.無論是職場、生活,正向語言都能建立一個積極的環境,使人際關係更圓融,並促使他人改善缺點,持續成長。

許多公司都採用360º考核制度。尤其是資深主管晉升時,當事人必須經過上司、直屬主管、下屬,甚至是其他部門主管的回饋意見。在給予回饋時,我們被訓練必須要用正向語言表達。

因此,考核的問題設計不會這樣寫:「你覺得他哪裡做得好?哪裡做得不好?」「他哪裡需要改善?」而是問:「若要讓他變得更好,你希望他多做些什麼?少做些什麼?」這樣的問題是對事不對人。我從回饋表中學習到,原來希望別人改進,需要用正向語言,而非直指他哪裡做的不好。

因此讓我們的回饋評語變成這樣:

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「他文字力強,建議他可以繼續寫專欄,並負責團隊企劃的最後修訂。」
「他分析能力強,請持續參與每周一的晨會,分享時事與見解。」
「我建議他多點耐心,傾聽他人說完話再回應。」
「我建議他多對自己好一點,多休息,多去旅行。」
「建議他多參與同事間的下班後聚會,多交流。」
「建議他少關在自己辦公室,少一些嚴肅。」

這樣正向的回饋,取代直接的指責性語言,像是「他壓力太大了」、「他不傾聽」、「他脾氣差」,這種指責性回饋只會激怒當事人,不會讓他反思、改進。

對行為提出回饋,而非人格

提供正向語言回饋時,要針對當事人的行為,而非針對他的人格,就能避免讓對方產生負面情緒、自尊心受損。鼓勵他多做一些有幫助的事,讓他變得更好;少做一些不好的行為,達成改善的目標。這樣的回饋角度是為當事人好,也比較能讓人接受,進而反省改善。 

針對個人的能力或特定行為提出建議,你可以說,「在這個專案中,我注意到你的時間管理有些困難,導致進度延遲。我建議你試看看使用時間管理工具,像是番茄鐘工作法,幫助你更好的管理工作時間、提高效率。」別用質問的口吻,像是,「我覺得你最近經常遲交報告,到底怎麼回事?」

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多用「觀察」取代「我覺得」,觀察較為理性,講究事實;我覺得是主觀的意識,容易讓人覺得在針對他。若說「我觀察到你最近有兩次遲交報告」,會讓當事人知道,這是針對事實討論。若說「我覺得你最近經常遲交報告」,當事人會感覺,你的指責在針對他個人,因此讓他馬上啟動防衛機制,開始辯解。

職場、生活⋯任何人際關係都需要正向語言

在職場上,有效溝通是成功關鍵之一。作為主管、同事,我們常常需要指導下屬、與他人合作,提供即時回饋。在這種情況下,使用正向語言能發揮重要作用,不僅建立積極的工作環境,還能促使下屬成長、改進缺點。 

使用正向語言,建立一個相互支持的工作環境,才能提高團隊合作意識及工作效率。當正向語言形成組織文化,便能激發團隊工作的積極性。

在任何人際關係中也是一樣,說出正向語言,少抱怨、少批判,才能使人際關係更圓融。像是夫妻之間,如果希望對方改變一些行為,就千萬不能指責對方、訴說自己的委屈,「你到底去哪裡了,每天都這麼晚回家也不說,你知不知道我等你吃飯等了多久?」這種表達方式一定會開啟一場爭執。

當你的目的是希望對方事先說一聲今晚不回家,可以說:「如果你不能回家吃飯,請早一點跟我說,我就不用準備這麼多菜,否則有些浪費。」如果你是希望對方多待在家吃晚飯,可以說「我很享受跟你一起晚餐的感覺。」這樣的表達較能得到正面的回應。

正向語言,不僅有助於關係改善,也能促使他人變得更好,溝通時請多多留意自己的表達方式。

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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正向回饋 溝通 職場 人際關係 360考核
丁菱娟專欄
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丁菱娟
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丁菱娟,影響力品牌學院創辦人。她是創業家,也是台灣品牌公關領域的先驅。

目前擔任台灣許多新創家的導師,喜歡和年輕人一起共學成長,鼓勵跨代共融,相互學習。近年又創立了「影響力品牌學院」,希望幫助台灣中小企業運用品牌和公關思維讓品牌被全世界看見。

2013年獲選「亞太區CMO創業類的女性領袖獎」。至今於網路媒體及雜誌都有固定專欄,砥礪職場年輕人擁有正確的工作態度與價值觀,也鼓勵熟年工作者活出自己的價值觀。

歡迎連絡作者:http://www.facebook.com/TingOlive

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