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每次會議都主動做記錄⋯看似苦勞,卻對職涯有幫助?
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職場 | 職場修練

每次會議都主動做記錄⋯看似苦勞,卻對職涯有幫助?

每次會議都主動做記錄⋯看似苦勞,卻對職涯有幫助?
在會議中養成主動做記錄的習慣,能培養你速記、歸納、整理資訊的能力。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:瑞米
精選書摘 2023.08.09
摘要

1.面對職場環境頻繁的變動,擁有洞察力能幫助自己生存下去。洞察力是指深入看待事物、問題、規律的能力。歸納他人的行為,找到背後的規律,並進一步預測其未來行為。

2.洞察力是觀察力、分析判斷能力、推演能力的結合。發揮洞察力的重要前提之一,是認知到永遠有「第三選擇」。

3.訓練洞察力的方法,包含:主動在會議上做記錄,練習速記、整理資訊;觀察主管發言、歸納其重點;持續向自己提問,訓練第三選擇思維。

應徵我進公司的主管在我入職不到2個月後就離開了,具體原因不詳。那時對我們這些「職場小員工」來說,高階主管的去留特別神秘,而且公司處理這類事情的做法也特別「不近人情」。 

在公司宣布主管離職的消息後,部門裡就會充斥各種猜測和傳聞:現任主管為什麼突然離職?是因為內部鬥爭嗎?還會不會造成其他人員變動?誰會接任這個職位?惶恐和不安縈繞在每個人心頭。尤其是一線的員工,這些人不清楚隊伍的劃分,也不知道怎麼站隊,只能做好手頭的事,同時敏銳的觀察周遭環境,然後從各路消息中獲得隻言片語。

「存活下來」是我當時面臨的最大的考驗,畢竟面試我進來的大主管被離職了,我的處境有些尷尬。當然,後來我不但活了下來,還發展得很好。快速的適應能力是這幾年給予我最好的禮物。我當時梳理了自己面臨的困難和局面,發現強調專業性、高效學習能力、快速適應的能力,是我當時可以做出的唯一選擇。

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我要繼續做一個能力和心態都好的人。做到適應能力強、做事專業、態度積極、辦事牢靠,這是我在每次遭遇主管變動時,都能生存下來的原因。好的心態、負責任的態度、良好的辦事效率的背後,是強大的情緒控制能力和更大的內心空間。

在這個過程中,我對洞察力有更深入的瞭解。沒有洞察力就沒有正確的行動。洞察力,是指深入看待事物、問題、規律的能力。用原理思維和需求視角,歸納、總結他人的行為表現,找到背後的規律,並進一步預測其未來行為。

洞察力也與分析和判斷有關,是一種綜合能力。一個具有創造性洞察力的人,在職場上往往是成功的。 

想要擁有洞察力需要具備哪些能力?

洞察力是觀察力、分析判斷能力、推演能力的結合。你需要有超強的觀察力,獲取細微的資訊,這可以為你得到全面、準確的資訊。

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你還需要有分析判斷能力,它讓你可以辨別資訊,透過觀察表面現象,找到事物的原因、原理,得到本質性結論。比如在職場上,主管、同事發言背後的目的和需求是什麼,這些就是「分析判斷」要解決的事,也是你必須弄明白的事,否則你在應對時就會出錯。

你還需要有推演能力,對事情發展做出有依據的預想,將觀察到的資訊,以及分析後的新資訊歸納、進行預測。

發揮洞察力的重要前提之一,是對人、對事物的判斷標準和角度不是單一的。一個綜藝節目曾請羅振宇做導師,他在講評時,有段讓我受益匪淺的發言,他說:「成長就是變得複雜,因為這世界本身就是複雜的,一個人心智成熟的標誌是頭腦中存在兩種截然相反的認知,卻能夠保持正常行事的能力。」對此我深以為然,這其實就是一種高階的看待問題、解決問題的能力,只有擁有這種能力,才會有好的洞察力。

練習讓自己擁有第三選擇

想達到這個目的,主動學習並讓自己擁有「第三選擇」的視角和思維非常重要。

關於第三選擇,我們要弄清楚2個核心的理念:

1.要有一個信念,凡事都存在第三選擇,你要做的是提升自己思考出第三選擇的能力,拓寬思維的廣度。

2.要有一個原則,第三選擇是建立在共同目標下、能達成「共贏」的解決方法,所以找到第三選擇的前提,是明確識別雙方的共同目標,不被表面的「衝突」和「勢不兩立」迷惑。

學會應用第三選擇、傾聽對方的意見,運用洞察力找到對方的需求和自己需求的契合點,實現合作和共贏。

那麼,怎樣才能做出第三選擇?

第一,後退一步,擁有「協力廠商」的高位視角,利用同理心充分理解他人的立場,重新審視問題。一個簡單的第三選擇能夠解決複雜的難題,甚至讓難題不復存。

第二,遇到死胡同時,停下來換個角度。

有句話說:「最沒有效率的做法,是企圖用正確的方法與流程,來解決錯誤的問題。」我覺得這句話非常有道理。這時候就需要洞察力了,要能精準判斷出真實的問題。

如果你能先不急著論對錯,或被當下的視角局限住,而是靜下心關注問題本身,並發掘更多解決問題的可能性,你的洞察力和解決問題的能力就會加強。

訓練洞察力的3個方法

方法一:主動做會議紀錄

舉個例子,我在參加任何一場會議時,都會主動成為做會議記錄的人,不論這個任務是否分配給我。做會議記錄的好處如下:第一,可以讓我專心聆聽;第二,可以讓我養成速記的習慣,訓練快速思考的能力;第三,這個過程中我需要對記錄的內容進行判斷、分類、整理、歸納,這個過程有效的訓練我深入思考、抓重點、進行結構性表達的能力,以及快速分析資訊的能力,同時我的洞察力也在過程中快速提高。

每次都主動做會議記錄只是形式,藉此提高判斷力和洞察力,養成集中注意力、篩選關鍵資訊、為全局負責的能力和習慣,才是目的。

如何做好一份會議記錄?可以從結構、內容、格式、發送方法4個角度進行檢驗。

  1. 會議記錄的結構要由結論、責任人和跟進點3個要素構成。如果有未能達成共識的事項,要明確列出「未決問題」,當然,時間、地點、人員等基本格式也需要列出。

  2. 會議記錄不能是流水帳,應該只包括討論結論和後續行動,是一份責任明確的行動計畫。

  3. 會議記錄建議用「清單列表」,方便大家快速閱讀抓住重點。每一則記錄的基本元素是一樣的:我們要做什麼事,誰負責,什麼時間完成,需要交付什麼結果。

  4. 會議記錄郵件標題要明確。在用郵件向其他人發送會議記錄時,務必寫「請確認您負責的第幾項事項」。最好在郵件的正文和附件中同時發送記錄內容,保證大家隨時看到郵件正文就能一目了然,不必再費力打開附件查看。附件只用來下載保存。

方法二:觀察主管發言

多觀察、聆聽各種會議上主管的發言,並進行總結、判斷,從他們的思考和表達中快速瞭解其對業務的洞見,判斷業務的趨勢。

很多人在公司年會上只顧著聊天,實際上年會是主管們的「精彩瞬間」,是非常難得的學習機會。每位主管都會精心準備發言內容,這些發言內容通常來自對大量資訊的總結、業務分析,包含對未來的預判。趁機學習他們分析、思考、表達和做判斷的方法,才是年會的正確參與方式。

同時,很多行業內的大會也非常有價值,十分有助於培養洞察力,日常可以多利用參加協力廠商會議的機會,培養自己的洞察力和全方位思考的能力。

方法三:持續向自己提問,訓練第三選擇

遇到各種問題、衝突、不一致時,有意識的讓自己跳到框架之外,思考當下的問題卻不受困於當下的問題,反覆尋找可能讓大家都滿意的新解決方案。瞭解第三選擇的原理,在遇到困難時,我們在做出選擇之前,可以向自己提問,釐清思路。你可以問自己以下問題:

  1. 我當前面對的問題的本質是什麼?
  2. 我面對問題有哪些準備?這些準備是否完善?
  3. 我想得到的結果是什麼?
  4. 通常人們會使用的解決辦法是什麼?
  5. 我能不能找到創新的解決方法讓大家都感到滿意?
  6. 對方說的話中有什麼可借鑒之處?
  7. 我能從中學到什麼?哪些經驗可以被吸取和總結出來,這些經驗對以後有何幫助?
  8. 還可以去看看並瞭解什麼資訊?

這些問題都有了答案,你的思緒就會變得清晰。你自然就會突破自己,不斷產生第三選擇,你可以從討厭、對立的人事物上,學到大量有價值的東西。更神奇的是,當你能夠熟練的使用第三選擇來解決問題、化解矛盾時,你就會發現,很多讓你頭疼的事不再是困擾,再難的情況也有應對之策。你會發現自己身處的世界比以前美好,一切是那麼豐富、多元、和諧。

書籍簡介


《職場複利學:500強企業主管的職場必備七大敏銳度,沒有前輩教也能快速成長》

作者: 瑞米
出版社:時報出版
出版日期:2023/04/18

作者簡介
瑞米

北京大學博士,500大外商高階主管,婧鑒諮詢創辦人,精力管理教練。
擅長精力管理、時間管理、情緒管理、壓力管理等。
願景是帶讀者一起,擺脫懵懂、迷茫、疲累和忙亂的狀態,獲得從容、有成就的人生。

「在過去十多年的職場生涯中,我一路在拋棄舊我、持續學習。現在回頭去看,我真的可以欣慰地說,這種持續學習的能力、持續在有限條件中挖掘無限可能的職場敏銳力,成就了現在的我。」

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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