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「請稍等、先稍坐」櫃檯總是敷衍承諾⋯提案大師揭辦公大廳真功能:貶低地位
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職場 | 職場修練

「請稍等、先稍坐」櫃檯總是敷衍承諾⋯提案大師揭辦公大廳真功能:貶低地位

「請稍等、先稍坐」櫃檯總是敷衍承諾⋯提案大師揭辦公大廳真功能:貶低地位
《募資提案教父的破億成交術》/商業周刊出版
撰文者:歐倫.克拉夫(Oren Klaff)
商周讀書會 2023.08.04
摘要

1.許多企業內部都圍繞著護城河般的陷阱,讓你落入「B咖陷阱」,包括接待櫃台、大廳、會議室、辦公室裡頭或附近的公共會面空間等。

2.公共空間是最致命的B咖陷阱,應該盡量加以避免。對於至關重要的推銷或提案,除非萬不得已,否則地點千萬不要選在咖啡廳。

3.假使你推銷的對象會出席某場會議或商展,請租用迎賓套房或飯店商務空間、商借別人辦公室的會議室,就是不要直接在大會會場進行。

叢林法則在社交互動和商務場合上皆適用:群體中位居A咖的角色,比居次要地位的成員更容易取得成果。凡事都由A咖作主、發號施令,不費工夫就能獲得想要的東西。

A咖的階級令人垂涎,因此得想方設法維護地位。由於地位會一直受到威脅,A咖得在員工或同事面前展現威嚴,像是叫下屬跑腿、買咖啡、處理無聊或他們看不上眼的雜事。這些耍大牌、維護地位的行為還算不錯了,許多A咖的行為更加差勁。

為了避免人際地位更高的訪客帶來威脅,他們會樹立起層層的社交難關,設法排除或貶抑其他群體的A咖。

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「B咖陷阱」是不易察覺但十分有效的手段,把你困在劣勢的人際地位,低於你拜訪的決策高層、直到會議結束才能脫身。許多企業內部環境都部署著護城河般的陷阱,讓你落入B咖陷阱,包括接待櫃台、大廳、會議室、辦公室裡頭或附近的公共會面空間等。

你最先會遇到的陷阱,就是大廳。一般人都認為大廳是用來歡迎來賓的地方,其實它真正的功能是要貶抑來客的人際地位,從抵達到離開為止。

商辦大廳真正功能:貶抑來客者的人際地位

這類把戲你一定不陌生。想想看,以下描述的場景,你經歷過幾次呢?

你走進辦公大廳,即將與對方會面,首先往櫃台走去。櫃台人員抬頭說:「您好,請問有什麼事嗎?」隨即不等你回答,就先接了通電話。你站在原地等候,從櫃台小托盤上抽了張名片。櫃台人員轉接了一通電話,然後轉頭對你說:「請問有什麼事嗎?」

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你說:「請問比爾.瓊斯先生在嗎?我跟他約2點開會。我們先前應該通過電話,妳也確認過了⋯⋯」

櫃台人員並沒正眼看你,只說:「麻煩簽一下訪客名冊,這是您的訪客證,請您隨身攜帶。請先在旁邊稍坐,比爾的助理待會就會來接您。」語畢,她轉頭回起簡訊。你在大廳找張椅子坐了下來,桌上擺滿了有折角的商業雜誌,以及一星期內的報紙,顯然先前也有不少像你這樣的人坐這裡。

我來替你翻譯以上的象徵意義:乖乖扮演好你銷售業務的角色,叫你做什麼照做就對了,我們就會賞你一瓶水、簡單的導覽,敷衍承諾之後會「研究一下書面資料」。當你遵守著辦公室權力遊戲的規則,等於自願扮演B咖的角色。

下午2點10分,一位年輕助理走過來對你說:「您好,不好意思,比爾會晚一點到,應該不會晚於10分鐘。那邊有開水和咖啡可以喝,請別客氣。」一眨眼的工夫,就不見助理的人影了。

隨後對方姍姍來遲,虛假的表達歉意,直說行程有多緊湊,只抽得出幾分鐘空檔,而且到現在都沒機會先讀資料。如今,掌管決策的「大人物」又不克出席,真是不巧。此刻,你已陷入了B咖陷阱,完完全全居於劣勢,乾脆認栽回家算了。

這樣談生意實在太教人洩氣了。然而,數百萬人都是這樣進行商務會議,由於行為和結果太容易預期又成效不彰,根本是浪費時間罷了。

另一個常見的B咖陷阱出現在會議室。若你一走進去發覺沒半個人,通常都得獨自乾等幾分鐘直到對方出現。而他們終於出現時,往往興致高昂,馬上輕鬆的聊了起來,臉上堆滿笑容、逐一跟你握手問好。他們之所以這麼高興,是因為可以暫時從日常工作抽身,前來大會議室看今天的小丑——也就是你。一旦走進馬戲團帳篷、坐到前排座位,任誰都會興奮不已,他們曉得好戲即將開始,只期待能好好放鬆、享受表演。

正當你等著遲遲未現身的人,也就是你真正想見的決策高層,眾人的閒聊早已把你冷落在一旁,彷彿你不在現場一樣,這種舉動不但令人火冒三丈,也極不尊重。在這種情況下,你不過是國王宮廷裡的弄臣,價值完全取決於娛樂效果高低,沒有半點地位可言。

接著來談談客戶有時用來開會的公共空間。他們可能會說:「我們邊喝咖啡邊聊吧。」隨即帶你去員工餐廳或附近的咖啡廳,你們在排隊時閒話家常,還因為搶著付錢而小小尷尬,最後就近坐了下來,周圍有十來個陌生人,這種場合實在不適合談生意。

你的人際地位化為烏有,徹底被牽著鼻子走,如今僅是對方排遣工作煩悶的娛樂片段。但你依然堅持下去,既相信自己也相信提案。你隨即按計畫開始推銷,當一切看似進展順利之時,忽然有人走到客戶面前,開始跟他說話,儼然把你當作空氣。

「嘿,吉姆,最近過得如何?」那人跟你的客戶握手攀談,完全不把你當一回事:「收到我先前寄的那封電子郵件了嗎?達拉斯那邊出貨延期囉。」他們繼續交談了好一會兒,你只能在旁乾瞪眼。

終於,不速之客離開去煩其他人了。客戶這才轉頭看你,一臉茫然、眼神空洞,腦袋沒在運轉,最後開口問道:「剛才我們聊到哪裡?」

還需要我再說下去嗎?

公共空間會讓人處於致命的劣勢

上述互動中,出現許多框架碰撞的場面,但你從頭到尾都一敗塗地,完全無法掌控局面。

一般而言,公共空間是最致命的B咖陷阱,應該盡量加以避免。對於至關重要的推銷或提案,除非萬不得已,否則地點千萬不要選在咖啡廳。再來,我要介紹同樣常見的陷阱:商展和大會。

若你在商展擺過攤,就能理解對客戶進行推銷時,最糟的場地莫過於窄小的攤位,或直接約在大會會場。讓人分心的事物實在太多,就算是框架支配達人,頂多也只能抓住聽眾幾分鐘的注意力,過程中還會一直被噪音、廣播干擾,不然就是有提著大包小包的與會者,沿路搜刮各攤位的贈品,丟到自己色彩繽紛的袋子裡。

假使你推銷的對象會出席會議,請租用迎賓套房或飯店商務空間、商借別人辦公室的會議室,哪裡都好,就是不要直接在大會會場進行。

在商展上顧攤位的人,根本可以舉著霓紅燈牌子,上頭寫著:「我需要大家的關懷!」宛如寵物店籠中小狗,或深夜購物頻道主持人,千方百計要吸引人潮到幾平方英尺的狹窄空間,希望用話術來贏得眾人青睞。那副光景,光想就覺得可悲。

6大步驟,徹底掌握情境地位

以下是提升人際地位的具體步驟,適用於任何社交情境。

1.禮貌的無視彰顯權力的規矩、避開B咖陷阱。

2.不受客戶固有地位動搖。

3.試著在小處表示拒絕或展現倔強,以強化框架、提升人際地位。

4.奪得框架掌控權之後,立即將討論導向你的專業領域,讓聽眾無法質疑你提供的知識與資訊。

5.拉抬自身價值以建構大獎框架,讓對方想要跟你做生意。
(編按:「大獎框架」指建構自己在對方心中的價值,對方就會反過來取悅你。)

6.要確認你位處A咖地位,就讓暫居B咖地位的客戶主動認可你的地位。

最後一項步驟至關重要,而且沒有想像中來得可怕。我不會濫用手中的權力,刻意展現自我的優越感,反而會保持幽默的態度,即使過程中多次你來我往,雙方談生意也都能盡興。

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書籍簡介

《募資提案教父的破億成交術:Google、LinkedIn、高通、迪士尼都找他合作,簡報、銷售、比稿、說服、談判領域百萬暢銷經典》

作者:歐倫.克拉夫(Oren Klaff)
譯者:林步昇
出版社:商業周刊
出版日期:2023/07/27

作者簡介

歐倫.克拉夫(Oren Klaff)

全球銷售、募資與談判領域的頂尖專家。他的第一本著作《募資提案教父的破億成交術》(Pitch Anything),已經成為矽谷、華爾街與《財星》五百強企業的必讀教材,全球銷售超過一百萬冊。

克拉夫曾為《哈佛商業評論》、《企業》(Inc)、《廣告時代》(Advertising Age)、《創業家》(Entrepreneur)撰寫文章,也常在期刊、podcast與部落格現身。他是價值二億美元私募股權投資基金的投資合夥人。

★十年內獨自募得逾四億美元,每週平均敲定兩百萬美元生意
★獲選加州大學洛杉磯分校安德森商學院 MBA必讀個案分析 

責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻

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