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主管老把LINE當備忘錄用⋯下班收到交辦訊息,如何應對?
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職場 | 職場修練

主管老把LINE當備忘錄用⋯下班收到交辦訊息,如何應對?

主管老把LINE當備忘錄用⋯下班收到交辦訊息,如何應對?
下班、休假期間收到主管傳LINE交辦工作事項,雖然不用急著處理,但仍讓人很焦慮。 (來源:Dreamstime/典匠影像)
撰文者:丁菱娟
丁菱娟專欄 2023/07/18
摘要

1.主管習慣在下班後交辦事項,讓人非常困擾。收到訊息時可以先禮貌回應,並詢問該事項的緊急程度、確認具體細節,並建議下次溝通的模式。

2.根據《勞動基準法》第24條,雇主如延長勞工的工作時間,應給付延長工時的加班費。主管在下班後傳訊息給員工,讓員工因該訊息「立即提供實際勞務」,就應給付加班費。

3.很多老闆怕想到的事情忘記交代,就先傳訊息給員工,但不用馬上處理。員工可以先確認事情的緊急性,有助於緩解自己的焦慮。

前陣子有粉絲來信詢問:主管習慣在下班後交辦事項,讓人非常困擾,應該如何處理?我除了思考這個問題之外,也自我反省了一番。由於通訊軟體實在太方便,隨時隨地都能傳訊息,主管以為不會打擾人,卻可能造成對方很大的壓力。尤其當主管不分週末假日的交辦工作事項,下屬應該如何回應?

不想忤逆主管,但也不想做個24小時待命的人,我認為可以先在態度上表達善意。不需要馬上拒絕或已讀不回,接著詢問主管這件事的緊急程度、確認具體細節,並建議下次溝通的模式。主要是讓主管知道你願意協助,只是希望爭取合理的時間。尤其文字傳達的訊息,很容易引起誤解,所以還是第一時間表達感謝,以免溝通不順。

首先表達收到,禮貌的感謝主管讓你知道這些事情。你可以這樣回:「收到,感謝您讓我知道這些事情,我明天上班會盡快處理。」

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這不僅告知主管,到了上班時間你儘快處理,也在暗示主管今天是假日不會處理。除非很緊急,主管會再補上說明,或打電話告知具體細節。

如果無法判斷緊急於否,你可以補問:「何時需要結果?」若非緊急,上班時間處理即可;若真的緊急,再詢問具體細節。舉例:「您需要的這個市場調查,是為了達到什麼目標?需要我統整網路資訊就好,還是要找專業市調公司的報告?」

詢問細節,能幫助你判斷如何處理,以及該投入多少時間。如果你已經有其他事情要處理,無法在收到交辦事項的當天完成這些事情,可試著向主管提出延期處理的要求。主管也有私人生活,不是十萬火急的事情,他也能理解。

編按:根據《勞動基準法》第24條規範,雇主如延長勞工的工作時間,應給付延長工時的工資(加班費)。主管在下班時間傳訊息給員工,若員工因為該訊息而「立即提供實際勞務」,就應給付加班費。

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老闆把LINE當記事簿,員工可這樣應對

有很多老闆都有這個習慣,怕想到的事情忘記交代,就先傳訊息給你,但不用馬上處理。但收到訊息的員工容易因為不敢問,感到很大的壓力,導致休息時間都沒能好好放鬆。員工可以先確認事情的緊急性,有助於緩解自己的焦慮。瞭解老闆的風格與做事節奏,有助於你面對這樣的情境更放心。

我承認我也有這個壞習慣,在下班後傳訊息給秘書。但我們有個默契,他知道我是怕忘記,所以先寫下來當備忘錄。有時擔心他無法判讀緊急程度,我會在訊息最後寫上「不急」、「先寫下來怕忘記」、「週一再處理」等訊息。若是緊急事項,我會補上電話溝通以免誤解。

確認事情的緊急程度,幫助你決定是否需要立即採取行動。因此,跟主管間保持順暢的溝通最重要,別給自己太大的壓力。但有些事情的確很緊急,以公司的立場也得非處理不可,因此並非事事都要畫清界線,執意下班就不處理。若真的加班,就依法規行事,申請加班費或補休。

以前在公關公司工作時,經常有客戶活動辦在周一,因此周末加班就在所難免。同仁們心裡都有數,事先會安排好時程。若有緊急情況、危機事件發生,就像家裡失火一樣,也得趕快動員救急。在合情合理的情境下,大部分的員工仍會願意配合,也能諒解。

如果主管不是慣犯,傳訊息是因為發生需要緊急處理的事,員工在能力所及、時間許可的情況下幫個忙,拿到應有的加班費或補休,仍是合情合理;若主管是慣犯,你可以建議他,能否在上班時間進行討論,確保你有充足的時間準備。

如果他完全不理會你的作息,非要馬上做不可,不能一再忍讓,明確讓他知道你的作息狀態。告知你假期的時程安排已滿,唯有上班才有空處理。不必怕他不高興,如果你是好手,主管也怕你走,好好溝通是有可能改善情況的。

至於身為主管的人,必須加以克制自己。非緊急的事,別在下班後指派工作,又不說明狀態,會讓下屬感到非常焦慮。尊重每個人的生活自主時間與空間,也是管理者的修業。

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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丁菱娟專欄
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丁菱娟
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丁菱娟,影響力品牌學院創辦人。她是創業家,也是台灣品牌公關領域的先驅。

目前擔任台灣許多新創家的導師,喜歡和年輕人一起共學成長,鼓勵跨代共融,相互學習。近年又創立了「影響力品牌學院」,希望幫助台灣中小企業運用品牌和公關思維讓品牌被全世界看見。

2013年獲選「亞太區CMO創業類的女性領袖獎」。至今於網路媒體及雜誌都有固定專欄,砥礪職場年輕人擁有正確的工作態度與價值觀,也鼓勵熟年工作者活出自己的價值觀。

歡迎連絡作者:http://www.facebook.com/TingOlive

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