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見不到面的電話面試,也要穿正式!7個「聽起來」有自信的方法
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職場 | 職場修練

見不到面的電話面試,也要穿正式!7個「聽起來」有自信的方法

見不到面的電話面試,也要穿正式!7個「聽起來」有自信的方法
即便只是電話面試,也不代表你可以穿著髒亂的睡衣、舊運動褲或者光屁股。如果你整理好外表且感覺體面,你會覺得自己更加強大。 (來源:Dreamstime)
撰文者:派翠西亞.史塔克(Patricia Stark)
精選書摘 2023.05.22
摘要

1.電話面試事前準備

2.電話面試事前準備:擬定策略

3.電話面試事前準備:備忘錄、筆記

4.電話面試的表現方式:聲音、活力和溝通技巧

5.電話面試注意事項:環境

6.電話面試注意事項:穿著

7.電話面試注意事項:用索引卡片提醒自己很棒

{DS}

在通知你進行面試或視訊通話之前,雇主可能會想要先跟你透過電話交談,電話面試和面對面的面試,在許多層面都有所不同。電話面試對你更有利,你有更多控制權,你不必擔心你的外觀、該看哪裡、雙手該怎麼放,或是臉部會出現什麼表情,你可以全神貫注於你的專業和經驗,以及你的目標。

電話面試事前準備

1.了解即將面試的公司、面試官資訊

如同你為了面對面面試所做的準備,首先要了解有關公司以及將面試你的人的所有資訊,在網路上找出面試官的照片,以便你可以想像當你與他們交談時他們會呈現的樣子,可能的話,把他們的照片列印出來,在面試期間放在你的桌子上或是電腦螢幕上。

2.了解面試流程

當你同意電話面試時,詢問面試大約需要多長的時間,15分鐘、半小時?誰會打來?要聯絡誰?試著安排一個對你們雙方都合適的時間和地點,而不僅僅是配合對方。

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電話面試事前準備:擬定策略

1.告訴面試官選擇你的理由

不要像閒聊那樣即興發揮,而是要確定3到5個你認為可以使自己成為該工作最佳候選人的關鍵要點,以及你可能有助於讓公司壯大的想法。

2.當一個問題解決者

如果你已經對這家公司做足功課,你可能已經找出該公司正在面臨的挑戰,如果沒有,請你的面試官明示一些挑戰,然後提出自己會如何協助解決這些挑戰。你要當一個問題解決者,公司出現問題且釋出了職缺,將自己視為問題的解決方案,並描述你能提供什麼樣的幫助,像是怎麼賺更多錢、節省開銷、做更好的組織規畫等。

3.事先整理好想法,寫成條列式清單

事先對你所有想法做腦力激盪,把它們完整的寫出來,然後重新寫成條列式清單,這樣才不會聽起來像在念逐字稿,當你參考這些要點,在面試過程中把它們轉化成自己的句子說出來時,聽起來就像是在侃侃而談。

4.要簡介明瞭,不要害怕停頓

從裡到外了解自己的觀點—不要死背,要內化!當你說話時,不要滔滔不絕的講,少即是多,要簡潔明瞭,不要害怕停頓和沉默,否則你會為了填補沉默而顯得說話過於冗長。請記住,停頓是聰明的象徵,顯示你正在花時間思考問題,並且想要提供深思熟慮的答案。

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電話面試事前準備:備忘錄、筆記

1.印出個人資料

電話面試最棒的事情之一是,你的手邊可以持有大量在通話期間可用來參考的資料,除你之外沒有人會看見。把你的履歷影本擺在你面前,如果有自傳的話也可以拿出來。清除你前方桌面上任何與面試無關的東西,這樣就可以避免在通話過程中四處翻找東西。

2.你想問公司的問題

列出一張你想詢問關於工作和公司的問題;寫下你認為自己可以成為這份工作最佳候選人的3到5個關鍵要素,以及你會如何幫助他們的一些想法。

3.你不想被問的問題

列出你不太想被問到的問題,事先準備簡短的答案,即使不想碰到,還是需要做好準備。同時將你認為無需動腦的資訊擺在你面前,這是你認為自己掛在嘴邊、永遠不會忘記的基本訊息,如果你在面試時忘得一乾二淨可就糗了。

4.電腦螢幕開好面試公司相關資訊

讓公司網站顯示在你的電腦螢幕上以供參考,在面試的當天早上查看與該公司相關的產業新聞,以防面試官比你更了解當前的消息。

電話面試的表現方式:聲音、活力和溝通技巧

你的聲音是他們是否買帳的主要依據,他們看不到你的肢體語言或臉部表情,你不能給他們一個友善且有力的握手或展現你那燦爛的笑容。你的聲音是這場表演的亮點,你的活力、熱情、鎮靜力和專業知識,都必須融入動態的口頭溝通技巧當中。

1.站立能讓聲音更有自信

站立可以讓你的聲音聽起來更好,橫膈膜沒受到擠壓,你的呼吸會更流暢,精力顯得更充沛,有更多的動作和生命力。當你站立時,聲音聽起來會強大、平靜和有自信。將你正在講話的辦公桌或區域變成友善的站立空間,方便你可以從站立位置取得所有內容,能夠在講話期間隨意走動,這樣你也不會被困在原位。如果你因故必須坐下,請坐在座位的邊緣,呈現有力的姿勢,隨時準備行動,不要讓自己陷於椅子上。

2.第一句話就是第一印象

你的頭2句問候語就會決定這次的談話,你的聲音應該明亮、樂觀、熱情、親切且有力,許多人在進入對話之前不懂得表現出來,這是個錯誤。你所說的第一句話就是你的第一印象,面試官會因此覺得這是次良好的面試。

3.面帶微笑

即使電話另一端的人看不到你的臉,當你打招呼的時候,還有在你提供以解決方案為導向或回顧成就的資訊時,都要面帶微笑,微笑會改變你的活力和音質。客戶服務訓練師教導他們的員工在藉由電話與客戶交談時要微笑,因為人們可以聽出你聲音中的笑意。

4.放慢速度

注意你的節奏,講太快代表你很緊張,不要將急躁與熱切混為一談;如果你在緊張或興奮時容易講話過快(很多人都是如此),你需要提醒自己放慢速度。

5.避免上揚音調

不要以向上的音調變化來結束句子,記得在每句話的結尾把你的聲音壓低,避免你的描述聽起來像問題,使你聽起來更加明確和肯定。女性傾向於更頻繁的使用這種上揚的語調,而且很容易以高音C結束談話。當你說話時,運用你的腹部肌肉,就好像你在做仰臥起坐一樣,你的聲音應該來自你的腹部深處,而不是你的喉嚨或鼻腔。

維持彈性溝通,了解你自身的價值,根據經驗、專業知識和自身的高標準發言。

6.通話前先大聲說話,幫聲音熱身

請認真的傾聽,仔細思考問題,花點時間給予一個深思熟慮的答案,將有助於減少那些嗯、呃、啊、你知道之類的贅詞。在通話前讓你的聲帶熱身,大聲練習回答,甚至唱歌也可以!唱歌會讓你的聲音活起來,讓你保持正向的心態,如同當你錄製對外的語音信箱的時候,你會重複錄好幾次,直到滿意為止。在你接聽電話以前,採取同樣的做法來大聲說出答案。

電話面試注意事項:環境

1.不要邊開車邊面試

在電話面試期間開車可能不是個好主意,你的注意力總是會分散在電話和道路之間,免持藍芽聽筒的音效沒那麼好,你不會希望面試官吃力的聽你的聲音,如果你遇到無訊號區域導致通話中斷,那可就糟了。

2.公共場所不是好選擇

在公園板凳上或嘈雜的咖啡店等公共場所,接聽電話可能聽起來很愉快,但出現喇叭聲、烏鴉開始發出叫聲,或有人在旁邊重重的坐下並大聲講電話就不好了。

3.避免開擴音用免持聽筒

如果你使用的是辦公室電話或市內電話,請不要使用免持聽筒。你可能聽起來像在隧道中或打長途電話,可能會讓人覺得冷淡;免持電話同時給人一種印象,即你通話時正在做其他事情,而沒有全神貫注在面試官身上。

4.關閉電話插播功能、關好門

關閉來電插播功能,這樣你就不會被一連串煩人的嗶嗶聲打斷。如果你在家裡,你需要讓你的室友或家人知道你需要安靜且不受打擾;盡量減少任何狗狗在後方吠叫、門鈴響起或警報響起的機會;關上你將接聽電話的辦公室或房間的門。

5.確保電話充飽電

如果你的市內電話是無線電話,請確保它已經充滿電力,許多時候我們會讓無線電話離開底座,放置在屋內別的地方—直到你接起電話或在通話期間,才意識到電量不足。

6.善用耳機

可能的話,請使用頭戴式耳機或耳塞式耳機,以便可以參考筆記或書寫。注意不要頻繁的翻動紙張。

7.關閉電子產品提示音

關閉所有收音機、電視、鈴聲、電子郵件提醒和筆記型電腦的聲音,關掉電腦揚聲器。

8.主動詢問面試官能否清楚聽見你

在通話開始時詢問面試官是否清楚的聽到你的聲音永遠是一個好主意,同時確保你也能清楚的聽見他們。

9.打噴題、咳嗽、清喉嚨要離開話筒

如果你在通話期間必須打噴嚏、咳嗽或清嗓子,請將電話從嘴巴和脖子上移開或開啟靜音;喝水時要遠離電話的話筒,以避免產生吞嚥的聲音,電話裡的噪音聽起來往往會更大聲。

10.準備一杯水

在通話期間為自己準備一大杯水放在辦公桌前,以便在口乾或喉嚨發癢時可以啜飲,同樣的,如果可能的話,你也不想在通話期間清喉嚨或咳嗽。由於你會持續補充水分,請在接聽電話之前先去一趟洗手間。

11.準備時鐘

確保附近有任何時鐘,以便知道這通電話講了多久,讓你可以判斷何時會結束,或者他們是否與你講了比預期中更久的話。

12.確認環境溫度

由於通話期間你都會在房間裡,請確保在關門一段時間後檢查房間內的溫度,關上門後,房間可能會變得太熱或太冷,尤其是你通常不會關門的房間。

電話面試注意事項:穿著

即便只是一個電話面試,也不代表你可以穿著髒亂的睡衣、舊運動褲或者天理不容的光屁股!我前面提過,電話面試的一大優點是你不必擔心自己的外表,但是我的意思是你在面試官面前的樣子,至於你如何呈現給自己看,完全是另一回事。

當我們在家時幾乎穿著任何我們不會穿出門的衣服,我們打扮自己的方式不同,對自己的感覺也有可能不同。如果你蓬頭垢面且昨晚的睫毛膏在你的眼睛下方暈開,或者臉上有鬍渣,你很有可能不會覺得眼睛明亮和精神煥發。

為了在電話面試中感覺強大、充滿活力和投入,我們需要為自己打扮,正如肢體語言可以影響我們對自己的感覺,我們如何穿著打扮自己也是同樣的道理。因此,雖然你可能不必為電話面試全副武裝,可是如果你整理外表且感覺更體面,你會覺得更加強大。

電話面試注意事項:用索引卡片提醒自己很棒

我們經常忘記自己的許多成就,以及我們多年來收到的好評,就像表演者為了25條良好評論中的一條負評而苦惱一樣,我們對順利完成的事情沒有給予足夠的關注。

更糟糕的是,我們將其最小化。在任何電話面試(或者甚至於任何形式的工作面試)之前進行腦力激盪,寫下過去幾年你在工作中每一個大大小小的成就,即使是你認為微不足道的事情,只要全部都寫在紙上,然後挖掘任何你能記起的讚賞評論、筆記、電子郵件、回饋,甚至口頭讚美,並將它們全部呈現在你面前。如果你以前從未進行過這種盤點,那麼這麼做通常會讓你大開眼界。

接下來,挑出你認為最為精華的部分,5到6件你覺得很棒的事情,然後把它們寫成索引卡上的要點,將卡片放在桌子上的顯眼位置。這應該是你在接聽電話或進行面對面對談之前,看到的最後一樣東西。將它放在你的公事包或筆記本中以供將來在你需要鼓勵或提醒時參考,也是一件很棒的事情。

書籍簡介

《鎮靜力》

作者:派翠西亞.史塔克(Patricia Stark)
譯者:連婉婷
出版社:商周出版
出版日期:2023/03/09

作者簡介

派翠西亞.史塔克(Patricia Stark)

美國職涯發展教練暨肢體語言訓練師,於紐約教授個人個人與職涯發展,訓練學員如何進行公開演講、媒體訓練、視覺簡報、才能發展、肢體語言、情緒智商等。她發展出有效且堅實的賦能,幫助客戶能夠駕馭溝通技巧、將壓力與焦慮最小化,克服恐懼與自我懷疑。


責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻

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