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被老闆罵講話沒重點!前台積電主管用「30秒電梯理論」練出溝通力
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職場 | 職場修練

被老闆罵講話沒重點!前台積電主管用「30秒電梯理論」練出溝通力

被老闆罵講話沒重點!前台積電主管用「30秒電梯理論」練出溝通力
《贏在邏輯思考力:玩一場擴張邊界的遊戲》/商業周刊出版
撰文者:郝旭烈
商周讀書會 2023.05.05

剛開始在台積電工作的時候,不到幾個月就開始接任專案經理的任務。我的老闆在那個時候,就已經充分發揮敏捷式專案管理的互動,每天早上、中午、下午,幾乎都會在各種不同的情況之下,找我聊天。說是聊天,實則是匯報練習,簡單的10分鐘到15分鐘,由我向老闆說明一下,今天針對專案任務,有什麼樣進展,又有什麼樣的反饋。

畢竟初入職場,每一次匯報工作的時候,都希望能夠鉅細靡遺地讓主管知道整個事件的前因後果。打個比方,我今天的任務是與A部門經理討論縮短操作流程所需的時間,提升A部門的工作效能。

最初匯報的時候,我會從如何與A經理的秘書電話約訪的細節開始講起,然後順道抱怨一下A秘書對我的態度有多差,接著再說說A部門的工作流程有多複雜,以及現在使用A工具有多過時,甚至同事之間的關係如何又如何等等。明明10到15分鐘的匯報時間很短,我卻講得跟「老太婆的裹腳布」一樣,又臭又長。因此每次說著說著,正當我想喘口氣繼續說的時候,主管就會見縫插針地提醒我:

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「先說一下結論,今天A任務你想達什麼目的?這個目的達到沒有?以及有沒有具體的數字來衡量A任務達到與否,就是大家可以清楚知道的量化標準。例如:你希望A流程從原來的5小時縮短成1小時,也就是降低80%的時間,一看到具體的數字,我立刻能夠了解A專案的目標。另外,你可以直接告訴我,改善A流程預計花多長時間,10天、1個月還是3個月。如此一來,我們才能夠知道要安排多少人力或其他的資源。當你的回報言簡意賅,先說出結論,我就可以清楚了解所有主要目標和關鍵內容,接下時間你想怎麼閒聊都沒問題了。」

每次被主管這樣提醒,我都會很不好意思,同時又有醍醐灌頂的醒悟。沒錯,之後我將每次匯報都視為一次刻意練習的過程,一次又一次地優化我的報告方式,從漫無目的閒聊,變成「言簡意賅」的「結論先行」。

把結論放在最前面的其中一個優點、也是最重要的關鍵在於,人類的注意力屬於稀缺的資源。最好趁著聽眾在一開始全神貫注的時候,牢牢記住我們想要傳遞的重點,否則囉哩囉嗦說一堆不是重點的內容,聽眾根本記不住我們說了些什麼。

注意力是稀缺資源,
說重點是掌握稀缺。

「數字」和「時間」能夠增加客觀性與方向感

再者,我們永遠不知道在與別人分享的過程,對方留給我們多長的時間。當你自顧自開心說著不著邊際、沒有重點的內容,突然間聽眾要離開了,那不就等於讓他一無所獲跟你瞎聊了?

所以說,先說結論也是一種貼心的表現,除了讓所有人在一開始聚精會神的時候能夠知道你真正想要傳遞的訊息,更重要的是,如果他臨時有事要離開,也不會感到遺憾,甚至覺得自己的時間被你浪費了。至於說完結論之後的聊天,你就可以隨心所欲暢談了。

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結論說在前面是貼心,
聊天放在後面才開心。

結論先行的概念和訓練,其實是職場必備的基本技能,最有名的莫過於管理諮詢公司麥肯錫(McKinsey & Company)提出的「30秒電梯理論」。傳言這個理論的由來,是有一次麥肯錫的專案經理前往拜訪客戶,碰巧在客戶公司樓的電梯裡遇到負責該專案的高階主管,該名主管就要求麥肯錫專案經理當場做簡報。由於這位專案經理沒有事先準備,不知道如何在這麼短時間之內提綱挈領、言簡意賅濃縮結論,結果就與生意失之交臂。

正因為如此,麥肯錫公司開始訓練所有主管,讓他們擁有在短時間之內把事情「說清楚、講明白」的能力,也就是上面提到的「結論先行」。

回到台積電的故事,公司規定從工程師做簡報開始,不管簡報資料有多少頁,都要在簡報開頭提交一頁「執行摘要」。一頁式的執行摘要不能把一堆資料全部塞進去,而是像麥肯錫的30秒電梯理論一樣,能夠在短時間之內把所有的事情「說清楚,講明白」。執行摘要的後面再針對「結論」循序漸進地鋪陳和展開。


提綱挈領說清楚,
言簡意賅講明白。

這時候可能會有人問了,想要言簡意賅地陳述結論,必須掌握哪些特殊的「要素」呢?其實,簡單來說,通常我們陳述的不外乎是人、事、時、地、物,如果能在裡面加上兩個關鍵要素:「數字」和「時間」,就會讓結論具有「客觀性」和「方向感」。

我最喜歡舉的案例是新聞標題,因為好的新聞標題,就是最佳的結論先行。如果相關的資訊在標題裡面都陳述清楚,那麼讀者只要花簡短的時間就能夠知道事件的大致始末。如果需要理解更詳細的資訊,再深入閱讀文章即可。下面提供A、B兩個標題範例: 

  • 範例A
    凱撒公司預計未來要大規模展店,對於營收與淨利的貢獻會有顯著的提升。 
  • 範例B
    凱撒公司預計在未來3年內,每年展店約50家,3年達150家。每家預計年營收貢獻1千萬台幣,平均淨利率將近10%。

看完這兩個範例之後,是不是覺得範例A好像說了些什麼,但是看完之後卻沒有可以清晰記住的資訊。至於範例B,因為行文中呈現了「數字」和「時間」,所以讓你有更多依據理解資訊,也知道公司擴張的規模和方向性。

大家應該也發現了,更重要的是,因為範例B出現的「數字」跟「時間」,不管看到這段話的聽眾是老闆、同事、親朋好友或是普羅大眾,他們的心目中馬上可以針對所提供的「數字」跟「時間」進行反饋和分享。而我們也可以從吸收和消化他人的反饋與分享,進一步地修正和優化。

如此一來,結論就不僅是結論,更可以成為聽眾認知邏輯的開端,以及後續討論的基礎。

結論為了反饋,
反饋為了優化。

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書籍簡介

《贏在邏輯思考力:玩一場擴張邊界的遊戲》

作者:郝旭烈
出版社:商業周刊
出版日期:2023/04/06

作者簡介

郝旭烈(郝哥)

畢業於國立清華大學工業工程學系、國立政治大學企業管理研究所。大亞創業投資股份有限公司執行合夥人、企業知名財務顧問兼講師,評估超過1,000家創業投資案。曾任新加坡淡馬錫集團富登金融控股公司董事總經理及行政副總暨財務長;力晶半導體集團總經理特助、經營企劃處長;台積電財務高階主管;PMP專案管理師。同時也是斜槓作家,出版了《好懂秒懂的財務課》系列、《富小孩與窮小孩》系列(三采文化)、《專案管理》(商業周刊)。

責任編輯:高郁捷
核稿編輯:張勝宗

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