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用「以上就是我想說的話」當報告結尾,是個錯誤!溝通大師卡內基教你6大絕招

用「以上就是我想說的話」當報告結尾,是個錯誤!溝通大師卡內基教你6大絕招
開頭與結尾,幾乎是所有活動中最難以純熟駕馭的環節,收尾則是一場演說中最具策略意義的重點。 (來源:Dreamstime)
撰文者:戴爾.卡內基(Dale Carnegie)
精選書摘 2023.04.11
摘要

1.收尾真的是一場演說中最具策略意義的重點,演說者說的最後一句話、最後一個字會在語畢後繚繞耳際,這些很可能都會被聽眾久久記得。

2.一般演說者非常容易天南地北暢聊,以至於演講結束時,聽眾還是不太懂主要論點究竟是什麼,因此收尾最好要總結要點。

3.製造高潮結束演說是一種常見手法,但往往很難控制,且不適用所有演說者或所有主題。長篇大論易使人生厭,務必力求簡潔扼要。

戲院有句形容演員的老話說得好:「看出場和退場就知道功夫好不好。」開頭與結尾,幾乎是所有活動中最難以純熟駕馭的環節。例如,在社交活動中,最不容易的就是優雅進場與退場;商業會晤時,最困難的工作是致勝起頭與成功結案。

收尾真的是一場演說中最具策略意義的重點,演說者說的最後一句話、最後一個字會在語畢後繚繞耳際,這些很可能都會被聽眾久久記得。

然而,有人這麼收尾:「以上內容就是我針對這個議題想要表達的意見,所以我想我差不多該喊停了。」這句話不是收尾,反倒是個錯誤,帶有明顯的不成熟。如果這就是你想要說的話,何不完整呼應你的演說,然後迅速走回座位就好。

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再來,有些演說者會說,自己可以滔滔不絕的說個沒完,但就是不知道怎麼喊停。就好像眼前有一頭活生生的公牛,希望能夠就此把牠甩開,但是儘管他傾盡全力嘗試仍無法逃離寸步,所以最後只能停在原地打轉,鬼打牆似的一再重複,結果在聽眾心中留下惡劣的印象。

適用於各種場合的6大收尾妙招

在一群商務人士面前完成一場簡單的談話,你該怎麼做才好?以下就讓我們稍微研究一番,看看是否能找出一些有用建議。

1.總結要點

一般演說者,儘管只需要發表3~5分鐘演說,也非常容易天南地北暢聊,以至於收尾時,聽眾還是聽不太懂主要論點究竟是什麼。演說者已經反覆推敲自己的觀點好一陣子,但對聽眾來說卻是第一次體驗。

演說者拿這些觀點一次對著聽眾廣灑,大部分是讓聽眾徒留困惑。聽眾可能像是被一大堆事情胡亂塞在腦中,卻梳理不出一條清晰思路。

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一位愛爾蘭政治家針對發表演說設定步驟:「首先,告訴聽眾你想對他們說幾句話;然後就如實說出你想說的話;最後是讓他們知道你已經說完想說的話。

以下列舉一則精采範例。演說者比爾先生是芝加哥鐵路公司的交通業務經理,這是他對公司董事成員發表的內容結尾:

諸位,簡單來說,根據我們實際操作這套信號裝置的經驗,加上我們在東部、西部與北部使用的紀錄看來,它的運作已證實效果極佳。實際上,該裝置在一年內阻止許多撞車事件發生,而且還能省下大筆金錢。是故,在下僅以最急切、最坦誠的態度建議各位,立即在我們的南部分公司安裝這套機器吧。

這位演說者成功讓聽眾有切身的體會,而且整段話沒提其他重點,只花百餘字收尾就已經概括整場演說的目的。

2.呼籲採取行動

前述的範例同時也是「請求採取行動」的漂亮示範,演說者依據信號裝置能夠幫組織省下大筆金錢、阻止撞車事件發生的2大訴求,希望公司採取行動。

3.簡潔、真誠的讚美

使用欽佩人物、事件的收尾方式,必須句句出自真心誠意才有效果。千萬不可阿諛奉承,更不可誇大其辭。倘若處理不當,這種收尾方式就會顯得虛偽做作,令人反感。

4.幽默做結

「當你道別時,」美國演員喬治.柯恩(George Cohan)說:「務必要讓聽眾帶著笑容離去。」倘若你有這等能耐,那當然最好!問題是,要怎樣才能做到?

請注意一名衛理公會教徒如何巧妙的辦到這點,又是如何圓滿的讓整場談話平順、漂亮的收尾:

我很樂見各位開始整修衛理公會創辦人的墓園,他格外憎惡任何不整齊或不清潔的事物。我記得他曾說過:「不可讓人看到衣衫襤褸的衛理公會教徒。」正因如此,你們絕對看不到形象邋遢的教徒。(眾人笑)放任他的墓園荒草蔓生將是加倍不敬。各位記憶猶新,有一次他經過英國中部德比郡,一名女子奔向他大喊:「上帝保佑你,衛斯理先生。」他回答:「這位年輕的姑娘,要是你的臉孔和圍裙更乾淨一些,你的祝福會更有價值。」(眾人笑)這就是他對不整潔的觀感。因此,千萬別讓他的墓園髒亂不堪,要是他偶爾行經此處卻目睹這種情狀,肯定比任何事都傷他的心。請用心照護它。這是一座值得紀念的神聖墓地,也是各位的信仰寄託之所在。(眾人歡呼)

5.引用著名詩句或箴言

在所有收尾的手法中,幽默或詩句是聽眾接受度最高的2種型態。事實上,如果你能為結論找到合適的詩歌短句,那幾乎就是理想結局。這種收尾法會使整場演說餘音繚繞、帶出自持自重的莊嚴感,還會彰顯個人獨特風格,更會製造美感。

國際扶輪社的哈利.羅德爵士(Sir Harry Lauder)就是採用這種手法結束他在愛丁堡大會對美國扶輪總會成員代表的演說:

各位返家後,有些朋友會捎來問候的明信片。不過,就算你沒打算這麼做,我也會寄一張給你。你很容易就知道那是我寄的,因為上面不會蓋戳印。(眾人笑)但是我會在背面寫下這幾句詩文:

春去夏來,秋去冬來。
萬物榮枯自有定律,正如你所知,
但唯有一事永如朝露清新,
那是我對你永恆不變的愛意與情意。

以我多年的經驗,要提供適用所有場合的普遍原則根本不可能,因為主題、時間、地點和對象都是影響演說結尾的變數。如果你想找到符合自己個性的引言,名人語錄和《聖經》箴言等都是很實用的參考。

6.製造高潮

製造高潮結束演說是一種常見手法,但往往很難控制,而且並不適用所有演說者或所有主題的結尾。然而,如果拿捏得宜,就會畫下完美句點。

林肯曾經的一場演說草稿採用高潮收尾法,他列舉的比喻一個比一個強烈,而且他拿自己的時代與哥倫布、基督、摩西和亞當對比,醞釀出累積的效果:

這使我們憶起久遠的過往。當哥倫布成為發現這片新大陸的第一人、當基督還在十字架上受苦、當摩西領導以色列人穿越紅海,不對,甚至是在亞當成為出自造物者雙手的第一人時,尼加拉瀑布早已在此地轟隆怒吼,就和現在一樣。

已經絕種的巨人族雙眼曾經和現在的我們一樣凝視著尼加拉瀑布,如今他們的骨頭已埋藏在土墩中;尼加拉瀑布遠比史上第一個人類更早出現,但至今仍和1萬年前一樣聲勢浩大、生生不息。冰原巨獸長毛象、乳齒象也曾經活生生地目睹尼加拉瀑布,但如今早已滅亡,唯有骨頭碎片才能證明牠們曾經生存在這個世界上。在這段漫長無比的時間洪流裡,這座瀑布從未靜止過一分鐘,從未乾枯、從未冰凍,也從不止息。

長篇大論易使人生厭,務必力求簡潔扼要。演說者一旦不懂得刪減自己的談話內容,以便適應發展飛速的時代氛圍,將不容易受到歡迎,甚至有時候還會遭遇排擠。

非洲尼亞薩(Nyasa)地區副主教強森博士(Doctor Johnson)曾撰寫一本關於當地原住民的書籍。他說,當演說者在村莊的聚會或重要集會說個沒完沒了,聽眾就會噓聲四起:「夠了!停下!」據說另一個部落則是規定演說者必須抬起一隻腳往前伸,單腳能站多久就能講多久,一旦撐不住讓趾尖落地,就得下台一鞠躬。

書籍簡介

《卡內基幫助千萬人的基礎說話課:教你克服內向恐懼,掌握打動人心的重要關鍵!》

作者:戴爾.卡內基(Dale Carnegie)
譯者:周玉文
出版社:野人
出版日期:2023/03/08

作者簡介

戴爾.卡內基(Dale Carnegie,1888─1955)

★20世紀最偉大的「成功學大師」

卡內基是西方現代人際關係教育的奠基人,也是美國著名的「人際關係學大師」。

他出生於密蘇里州,原本只是一介牧童,靠著不斷自我精進、貼身採訪菁英人士,歸納出一套扭轉人生的成功法則,在美國大蕭條期間,吸引了數以萬計的商界菁英、政壇領袖,付費加入他的人際溝通培訓班。

他在1936年出版的著作《卡內基教你跟誰都能做朋友》(野人文化),80年來始終被西方世界視為社交技巧的聖經之一,改變了全球將近3億讀者的一生,貢獻卓著!

他更在1912年於紐約創立卡內基訓練機構,旨在培訓學員擁有一流的人際溝通技巧、發揮個人魅力,並擴展影響力。這項訓練幫助超過800萬名學員變得更有自信、更具領導力,目前已推廣至全球86個國家。

責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻

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