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職場 | 職場修練

跨部門溝通一再出錯,怎麼解決?前台積電主管教你善用思維漏斗搞定

跨部門溝通一再出錯,怎麼解決?前台積電主管教你善用思維漏斗搞定
跨部門溝通一再發生合作不協調,該如何從根本原因解決問題? (來源:Dreamstime)
撰文者:彭建文
彭建文專欄 2023.03.21
摘要

1.「解決問題思維漏斗模型」能幫助團隊快速蒐集可行的方案,並一一收斂,找出最終能落實且具有效益的解決方法。

2.「解決問題思維漏斗模型」不僅能找到問題解方,也能過濾出發生問題的根源,避免相同錯誤一再發生。

前陣子托客戶的福,到美麗的澄清湖幫企業做培訓。由於這家企業近年來承接了國際公司的訂單,老闆、高階主管們擔心員工的能力無法跟上客戶的腳步,因此請我們來協助他們做組織變革。為了提升每位同仁解決問題的能力,我們幫這家企業導入了國際PJ法——系統性的問題分析與決策的方法。

在培訓一開始,我丟了2個問題讓每位學員思考,也想知道大家的想法。

第一個問題:有哪些處理方法,最終會讓你感到很頭痛?

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前3名依序為:

  1. 根本不管副作用。
  2. 就是老闆說了算。
  3. 沒證據支撐想法。

當我們公布這些答案時,大家都笑了,紛紛表示這就是我們遇到的問題。

第二個問題:你最欣賞的問題解決方法是什麼?

前3名依序為:

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  1. 避免問題一再發生。
  2. 對症下藥從根源處理。
  3. 解決問題的速度。

從這個結果可以看出,他們每天都在為了解決問題而疲於奔命。

這2個問題其實是前後呼應的,你最頭痛的問題處理方式,相對來說就是你希望能獲得解決問題的方法。從這2個問題的答案中,就能看出一家公司解決問題的文化。團隊想要溝通合作,就必須用統一的方法、工具,創造組織的共同願景。

國際PJ法——系統化問題分析與決策

接著我們進行國際PJ法——「系統化問題分析與決策」的方法、工具、思維的學習。

在國際PJ法中,我們開發一套「解決問題思維漏斗模型」(Problem Solving Mindset Funnel,PSMF),得到非常好的效果。

培訓課中有位非常認真、投入的學員Sam,在課程結束後跟我分享「解決問題思維漏斗模型」為他帶來的種種好處。

由於公司規模持續擴張,他們需要招募有潛力的人才。但最近他們遇到一個問題:如何讓新進同事在短時間內快速學會工程發包的流程管理,並且能獨立作業?

與會者一致認為要加強教育訓練,然後再討論誰來做教育訓練、如何製作教材等詳細事項。

由於他們已經學習「解決問題思維漏斗模型」,因此就將它應用這次討論中。他們發現,原來的思考架構非常狹隘、也太過直覺。透過這個模型,解題的思維就大大的跳脫出框架。

像是「解決問題思維漏斗模型」中的發散的過程,對我們來說非常重要。當時我們想出10個對策來解決問題,但有些對策在短期很難執行、有些對策執行成本很高,因此我們開始一一收斂,並討論決策的依據是什麼。最後我們訂出2個指標:成本性、效益性,過濾掉7個無法實施的對策,留下3個。這3個對策依序是錄製線上課程,建立導師制度,以及製作完整詳細的SOP手冊。

解決問題思維漏斗模型。
解決問題思維漏斗模型,能幫助你與團隊一一釐清可行的方案、找出發生問題的根源。 (來源:彭建文提供)

在發散到收斂的過程中,每個步驟都有不同意見,需要確定決策指標進行討論,並縮小與憑空想像的差距。透過「解決問題思維漏斗模型」,問題的解方從原本只有1個,到後來想出10個,再過濾掉7個、留下3個。這樣子的思維,為解決問題帶來很大的幫助。

我聽完Sam的分享後,感到非常的感激,也非常開心。此外,我想分享一下關於「思維漏斗模型」的另一個用途。這個模型不僅能應用在對策思考上,也非常適合用來尋找問題的根本原因。漏斗式過濾的模式,讓人們可以先自由發散、蒐集想法,再進行收斂。在實際工作中,常有許多因素互相影響,導致出現多個不同的決策。藉由漏斗過濾,找出主要原因,更能有效的解決問題。

在此,我也提供使用「解決問題思維漏斗模型」的3個思考技巧,也期許大家都能避免問題一再發生,對症下藥、從問題根源找出答案,並提高解決問題的速度。

  1. 漏斗型思維思考:跳脫用直覺解決問題的思考框架,善用漏斗圖,發散蒐集想法再收斂,從過程中發現待改進的地方。

  2. 漏斗型真因思維:先發散所有原因,觀察有沒有哪些是沒有注意到的問題點,再收斂可能的原因,並找到資料佐證,說明根本原因是什麼。

  3. 漏斗型對策思維:先發散所有對策再收斂可能對策,對策數量是否充足?決策的依據是什麼?佐證效力的強度?是否考慮到對策可能帶來的副作用?

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

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前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷,受兩岸超過300個企業請託:協助企業轉型、微型輔導。

目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長,整合台積電出身的講師群,以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。

20年輔導企業經歷集大成,融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心,獨家創辦PJ法,即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。品碩創新授課輔導項目:問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善,以及PJ法線上課。

→ FB粉絲團:PJ法創辦人彭建文-問題分析與決策
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