前台積電主管給小主管的聰明解方，這年頭「努力」解決問題早已不夠！

前陣子，我請同事幫我列印文件，發現文件上的字不清楚。同事說：可能碳粉匣要換了；我說：不是才換，怎麼那麼快用完？

同事堅持唯一的方法是換新的碳粉匣，我不死心繼續追問：你之前不是有記載印表機，每次換碳粉的壽命時間嗎？你把檔案叫出來我看一下。

結果發現，過去碳粉匣壽命大概半年，為什麼這一次只剩三個月？沒換過廠商，型號也一樣，我就請同事打電話去廠商那了解一下，才知道，原來是廠商在前不久換了供應商，因此懷疑是供應商那邊有一些狀況。

我再分享一個案例：

有一位小主管，這陣子遇到工作低潮，這間公司是他出社會後第一份工作，他過去幾年非常努力工作，奉獻大部分的時間在這家公司。幾年之後，他升上了小主管。

升上主管後，他肩負的任務越來越多，而這一陣子，遇到部門很多問題都無法徹底解決，而就算解決了，速度也不夠快，因此常被頂頭上司罵，罵到心情非常低落，內心也質疑自己，是不是能力真的很差。

這位小主管聽朋友說，業界有一位很有名的企業顧問，名叫德斯，擅長系統性的問題分析與問題解決，他就想去請教這位顧問。

這位主管與德斯見面，把他這陣子遇到的問題一口氣吐露出來。末了，德斯說：你很「努力」解決問題，但當上主管，就不能只靠努力，而要有效率、甚至要「聰明」解決問題。

舉個例子：

假設部門遇到一個問題是「產品不良率很高」，一般來說解決方法是：這個問題是什麼時候發生的？然後用經驗值和專業知識去找原因，接著尋求解決對策。

以上，是我們解決問題很習慣的一套思路。

這時，德斯繼續問：如果你們把問題分成兩類，一種是之前發生過的舊問題，一種是過去從未發生的新問題，請問你們在部門內，處理這兩類問題的比例有多少？

這位小主管回答：一般我們部門的性質，「從來不曾遇過的問題」發生機率低於10%，高達9成都是曾經遇過的問題。

被這麼一問，小主管思路突然慢慢打開了。

德斯笑著說：這太棒了，你的問題可以應用時間軸的概念，假設你剛剛講，產品不良率這個月有15%，就可以去了解一下，過去兩年的產品良率是怎麼樣的變化，大概就會有一些線索。

這時主管終於開竅：我知道了，假設在過去的一段時間，有某個月不良率特別低，或者某個月不良率特別高，或者不良率越來越高，還是忽高忽低...等，這些就是不良率的行為模式！

「是的」德斯繼續說，一旦你有時間軸的概念，接下來你就可以應用空間軸的概念，把過去有不良率特別低和特別高的月份，做進一步分析，線索就會出來，問題就會被快速解決。

主管終於恍然大悟，原來在工作那麼多年，從來不知道這些技巧，難怪每天都很忙，把每一個問題都當作是新的問題來解決，永遠有做不完的事情。

這個案例，大家有看到什麼嗎？努力解決問題、與聰明解決問題，完全是不同的境界。

我在做企業輔導時，也很喜歡用時間軸與空間軸的概念，我簡稱它為TS（Time & Space）分析法，協助同仁提高他們解決問題的邏輯思考能力。一開始提到的碳粉案例，就是利用TS分析法，碳粉壽命有做紀錄，就可知過去一段時間平均每隻碳粉的使用時限。

當大家在工作上遇到問題，先不要急著去「解決它」，先了解這個問題過去發生過或存在嗎？然後應用TS分析法，你會發現，這樣可以加速找到線索，進而解決問題。記住，要聰明有效率的解決問題，這個時代，只是「努力」解決問題，已經不夠了。

責任編輯：林易萱