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職場 | 職場修練

年中報告寫「銷售增幅600%」還不夠!換句話說,讓老闆一眼看懂

《用數字說出好故事》/商業周刊出版
撰文者:奇普.希思, 卡拉.史塔爾
商周讀書會 2022.07.07
摘要

1.使用數據輔助內容時,相較於分數、小數,通常整數更具有意義,效果也更顯著。除非受眾有特定知識,不然整數通常最乾淨俐落也也最容易讓大腦處理。

2.史丹佛教授提供3個讓數字更友善的原則:盡量四捨五入、多用具體數字、尊重專家。

若需要比較許多不同數字,例如問卷回答、不同日期的降雨機率或是不同產品組合的業績預估,強烈推薦你使用百分比。

然而,百分比的缺點在於不夠具體。比起使用整數,在使用百分比做出判斷時,會犯下更多的邏輯性錯誤。若希望保留百分比利於比較的準確性,也想讓數字更有彈性,試著使用「數籃子裡的雞蛋」策略:無論想探討的數字有多大,將其轉換成「籃子裡的100人」,並將百分比轉換成整數。不但能避免使用分母,同時也能保留完整資訊。

整數通常更具有意義,效果也更顯著。在正確使用四捨五入時,整數是最容易讓大腦處理的數字。除非你的受眾有特定知識,否則你該將目標設為使用簡潔俐落的整數。

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以上法則有個特例:在長時間沉浸於特定文化之下,我們會學到能擊敗上述法則的工具。盡可能使用當地常見的測量系統。棒球迷對打擊率是如此著迷,請別奪走他們那看似難懂、包含小數點3位數的數字。同時,也別奪走廚師那滿是分數的1/3或1/4個量杯、或是1/4或1/8個茶匙的丈量方式。

法則1:請儘管四捨五入吧

請牢記:受眾很忙碌並面臨了各種問題和抉擇。他們想看見能讓迅速理解整體事態、理解事情經過的數字——並非那些需要多花心思去思考、計算的數字。

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提出對受眾不友善的數字時,事實上,這就等同於要求他們額外費心處理數字。就算那些計算過程並不難,仍舊在浪費他們的時間、精力以及耐心。還記得米勒說人腦的記憶只能記7樣資訊(有時是5,有時能記得9樣)嗎?假如這7樣資訊中,有任何一樣是複雜的數字,例如:85.37美元加上24%的消費稅,僅是這1樣資訊,便有可能耗費當下的完整思考能力。

當受眾忙於花時間理解數字,就更無法宏觀性的了解議題所在。複雜、由不同單位堆疊而成的數字——88萬又320公升、減少43%的頁數或是267.9公里——這些數字會迫使我們花時間處理無謂的複雜性,而無法獲得洞見。請簡化數字——將其四捨五入至100萬公升、減少50 頁數或是300公里——並讓受眾保留足夠的腦內空間來理解議題。

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經過四捨五入的數字更簡單易懂。
經過四捨五入的數字更簡單易懂。 (來源:《用數字說出好故事》/商業周刊出版)

法則2:多用具體數字

請用少少幾個整數就好。最好單位也別太龐大。請盡可能的計算真實的事物,而非小數點或分數。最好懂、最好理解的是10以下的整數。1到5是最佳選擇,因為能用單手算完、也能在瞬間用數感算完。另一方面,任何能用雙手手指算完的數字也都夠具體。

一般來說,分數都很難懂,分數的複雜性會迫使分心而無法聚焦於重要議題——那塊水果派你想吃多少?6/19夠嗎?將分數轉換為小數點能刪減掉部分數學,但仍然不夠直觀。「請問你想吃0.316份派嗎?」

若聽說某間蛋場會產出8.33%的腐敗雞蛋,這數字看似過於抽象、好像與你無關。但買1打雞蛋就可能有1顆腐敗?這影響力便真實無比。但若將數字提高成在12打雞蛋(144顆)中,就可能有12顆腐敗的蛋,這數字又看似微不足道了。一旦數字過於龐大又看似隨機——例如在3萬7176顆蛋中的3098顆——這數字便幾乎毫無意義。

若無法使用整數,就使用百分比吧。32%比0.32好上許多,因為看似整數,而在日常生活中也經常使用百分比。人們會說「有50%機率」,不會說「大約是0.5的機率」。

重述一次,請盡量使用日常口語化資訊:請使用「每3個當中會有1個」而非「1/3」。百分比會比小數點好:請使用「33%」而非「0.33」。最後,在面對複雜數字時,也選擇使用百分比:請使用「41%」而非「7/17」。


法則3:請尊重專家

請用受眾熟悉的語言與他們溝通。若是受眾已經明白該如何使用某種數字,就使用那種數字吧。數字詮釋最基本的目的便是在於讓人理解。我們平常不會建議使用3位數小數點的機率來表示成功率,但比起「30%的擊中可能」或是「在10次當中會有3次打中球的可能」,棒球迷會更加了解「打擊率0.300」。

因此,請使用受眾的既有知識吧,用他們最熟悉的方式來呈現資料。對一般人而言,指數率(exponent)並非日常需要用到,也不是他們想看見的統計數據。但對於經常使用10次方的科學家而言,科學計數法能讓數字更簡單明確。時常購物的人了解店家折扣、棒球迷了解打擊率,而做市場調查和民調的人,也能直覺理解百分點。請尊重專家,提供最適合他們的資訊。

除了簡化數字,也要尊重受眾的專業。
除了簡化數字,也要尊重受眾的專業。 (來源:《用數字說出好故事》/商業周刊出版)

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書籍簡介

用數字說出好故事:史丹佛教授的18堂資訊科學課,學會一流人才的數據溝通力
Making Numbers Count: The Art and Science of Communicating Numbers

作者: 奇普.希思, 卡拉.史塔爾

原文作者: Chip Heath , Karla Starr

譯者: 向名惠Lisa

出版社:商業周刊

出版日期:2022/06/30

作者簡介

奇普.希思(Chip Heath)

  德州理工學院理學士、史丹佛大學心理學博士。現任史丹佛商學院組織行為學教授,教授商業戰略和組織課程。

  希思兄弟除了在商管雜誌設有專欄,還曾為微軟、日產汽車等企業提供諮詢服務,兩人合著了多本暢銷作品,包含《關鍵時刻》(The Power of Moments)、《零偏見決斷法》(Decisive)、《黏力》(Made to Stick)等多本暢銷書,他們的書已被翻譯成全球30多種語言,在全球銷售300萬本冊。並幫助超過450家新創公司強化其企業策略與相關資訊。奇普現居美國加州洛思加圖斯(Los Gatos)

卡拉.史塔爾(Karla Starr)

  曾為《O》雜誌、《大西洋》(The Atlantic)月刊、《頁岩》雜誌(Slate)、《科技新時代》月刊(Popular Science)、《衛報》(The Guardian)、《洛杉磯時報》(Los Angeles Times)撰文,並以運氣專家的身分受邀參加哥倫比亞廣播公司(CBS)的《週日早新聞》(Sunday Morning),並榮獲美國專業記者協會(Society of Professional Journalists)頒發最佳科學/健康報導獎。著有《七的好運法則》(Can you learn to be lucky),被「快公司」評為年度最佳書籍。

譯者簡介

向名惠Lisa

  財經翻譯。畢業於泰國朱拉隆功大學,家在曼谷的台北女生、四隻貓的媽媽。很自來熟又人來瘋但實際上臉盲症很嚴重,喜歡動物多於人類。


責任編輯:易佳蓉
核稿編輯:李頤欣

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