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職場 | 職場修練

工作盲點,想破頭也找不到解方?台積電前主管:2小時建立「全局觀」

若缺乏全局觀,工作很容易陷入單點作戰、事倍功半的窘境。 (來源:Dreamstime)
撰文者:彭建文
彭建文專欄 2022.07.07
摘要

1.見樹不見林、單點作戰,是許多上班族在工作時易踩的誤區,會讓我們無法看清問題全貌,導致事倍功半。

2.即便在時程急迫的情況下,也可以運用2個步驟,系統性建立「全局觀」:描述問題、盤點現況;以系統圖思考對策。

你有過這樣的經驗嗎?接收新任務、新專案時,被主管提醒要「看清全貌、看大局」。

對大部分工作者來說,有些跨部門專案,自己承接的往往只是部分訊息、部分任務,根本看不清整個專案的全貌。但在專案進行的過程中,卻會看到老闆一臉語重心長:「你要看清全局,不要單點作戰。」

這種時候該怎麼做?釐清全局是能讓我們事半功倍,但這時重新走一次問題分析與解決步驟,往往緩不濟急。在專案進度很急的情況下,我們該怎麼辦?接下來,引用認證過PJ法的楊明憲的案例來說明。

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2個步驟,2小時建立「全局觀」

我發現,只要利用2個步驟,就可以在2小時內重建全局觀,重新看到「the whole picture」:

步驟一:描述問題,盤點現況,設定目標。重新描述問題,以終為始,重新定位與澄清「想要達成的目標」。
步驟二:使用系統圖思考對策。列出所有可能的對策。所謂系統圖,是為了達成目標或解決問題,以「目的一手段」的方式,有系統的展開、整理對策。

其中的思考邏輯類似下圖,每個目的後面都會展開1個以上的手段或對策,而每個對策與手段本身又成為另一個階段的目的,根據該目的再展開更細一層的手段。


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舉個例子,「為了養家,所以要賺錢;為了賺錢,所以要找工作」這句話,可以用以下系統圖表示:


實際案例:線上教育訓練成效不彰,公司人資該怎麼辦?

再舉一個實際專案的例子:

這幾年,很多企業會推行讀書會,目的是讓主管多看書,得到新知,再應用於工作上。由於這段時間碰到疫情,很多實體課程沒辦法執行,許多人資開始考慮採用線上學習。

假設今天有一位人資部門的同仁,主管要求他負責研究數位課程。這位同仁找了坊間許多課程,最後選定採購其中10門課程,公司同仁也在疫情期間進行線上學習,但學習成效不佳。於是,主管要求他重新思考這個問題,並提出解決對策。

這位同仁想了7個方法:增加線上課程、鼓勵同仁回饋、製作課程導讀、提供操作手冊、分享學習典範、建立競賽活動、舉辦線上說明會。但他總覺得,這些方法都不夠全面,他認為或許有其他方法,但就算想破了頭,他也想不出更有「全局觀」的解方。

這時,我們可以利用前面提到的2個步驟:

步驟一:描述問題,盤點現況,設定目標

當時採購這些線上課程,目標是培養企業的學習文化。培養學習文化是一個不明確的目標,重新描述後,該同仁發現,主管很重視線上學習的時數,他同時也發現,公司同仁完成課程最大的障礙在於,不知道自己要學什麼、沒有意願去學。

因此,他重新釐清目標,將目標定為「同仁自主完成X小時線上課程」。

步驟二:使用系統圖思考對策

接著,他用系統圖來重建全局觀,看哪些方法是自己沒有考慮到的。系統圖的第一個「目的」是「同仁自主完成X小時線上課程」,之後便可利用系統圖,持續推演目的手段。畫出系統圖的另一個好處是發想新方法。一般來說,至少要推演至第3層,才算是完成。

他可以從「同仁自主完成X小時線上課程」這麼目的往下推演,如果原先列出的7個方法可以成為第N層的目的手段,就放進去,繼續一步步推演系統圖。


從上圖我們可以看到,原本的7個方法,有5項導向了同一目的。如此一來,我們可以發現3件事情:

1. 過去執行的方式,沒有經過全面思考,只是以單點思考執行方法,難怪成效不彰。

2. 同仁可能還沒找到自我學習的動力,過去都是人資自行判斷「同仁可能有需求」,事實可能未必如此。

3. 提高學習意願的方法,彼此之間有所關聯。比方說,提供操作手冊可以降低學習門檻,增加線上課程,需要跟同仁的工作相關,才能提高同仁學習的意願。

這,就是所謂的建立全局觀,看清全貌看清大局!如果你正要開始你的專案或工作,學習一套完整的系統性方法論,可以幫助你看到專案的全貌。而如果你的專案或工作沒有那麼複雜,老闆又希望能在幾小時內得到答案,可以嘗試以上2個步驟,及時建立解決問題的全局觀。

責任編輯:李頤欣
核稿編輯:易佳蓉

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全局觀 策略 問題解決 彭建文 單點作戰
彭建文專欄
彭建文

前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷,受兩岸超過300個企業請託:協助企業轉型、微型輔導。

目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長,整合台積電出身的講師群,以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。

20年輔導企業經歷集大成,融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心,獨家創辦PJ法,即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。品碩創新授課輔導項目:問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善,以及PJ法線上課

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