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職場 | 職場修練

主管休假時,工作有狀況⋯該回報?該自己解決?周品均的建議

主管休假時,工作有狀況⋯該回報?該自己解決?周品均的建議 (來源:Dreamstime)
撰文者:周品均
周品均專欄 2022.06.23
摘要

1.主動回報工作進度,不只是報告遇到的問題,還要提出解決方法。

2.對解決方法有把握時,清楚說明現狀、提出經過判斷後的解決方法,並保留給老闆決議的空間;沒有把握時,除了清楚說明現狀,提出認為可行的2個做法請老闆指示。

3.即便老闆在休假,還是可以透過mail或Line等通訊方式,盡到回報的責任。

先前曾講過,要「主動回報工作進度」。請記得,是報告工作進度,而不是報告你遇到的問題。

很多人會誤會,以為回報工作進度是遇到問題就報告,想要說明自己遇到狀況,所以才會拖到進度。如果只是報告問題,卻沒有說明解決辦法,會讓上司覺得:你怎麼什麼都處理不好。

那應該怎麼做呢?遇到問題時,除了報告現狀之外,也要告知你預計的處理辦法。若有把握就到此為止,沒有把握的話就把決定權交給上司。這樣一來,你有提出建議,比較不會被認為是遇到問題就丟出去,而被覺得是沒有解決問題的能力。

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舉個例子,遇到工作進度延誤,該怎麼說?

1.有把握的版本

老闆,我今天收到這個專案的訊息,廠商說會延誤1週。我認為它有價格優勢,而且再找新廠商也需要1週的時間。(以上是清楚說明現狀。)

我建議,應該可以等他一下,預計明天回覆他。如果有問題的話,請跟我說。(保留給老闆決定的空間,搞不好老闆覺得不要等。)

2.沒把握的版本

但也有可能你第一次遇到這種狀況,或者你是菜鳥沒有決定權,那就需要下方這個版本來幫助你回報:

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老闆,目前XXX要延誤1週,雖然找新廠商也需要1週的時間,但我第一次遇到這個狀況。所以想跟你確定一下:可以等廠商嗎?還是要換新廠商呢?請再指示我,我來處理後續!謝謝。

老闆休假,還要回報進度嗎?

有讀者問我,如果老闆在休假當中,還是需要報告嗎?還是等老闆休假回來呢?

想想《穿著Prada的惡魔》裡,小安在巴黎得知老闆即將被換掉的內幕,想趕快讓老闆知道的時候,她是怎麼做的?老闆甩門、完全不理她,但她拚了命也要衝去跟老闆報告。最後,老闆最後肯定她:我發現妳跟我是同一種人,無視於別人的需求,就是想做自己認為對的事。這句話的翻譯就是:我肯定妳的積極!

所以,不要讓任何事阻礙你!該做的就是要做,這是為了你自己的前途,不是為了老闆。如果老闆休假,你不想打擾到他,同時又想盡到回報的責任,那你可以選擇用mail發信、用Line留言,以不打擾的方式先告知,至於要不要讀訊息是他的自由,但你就是要做到進度報告。

除非,你老闆曾經告訴你「休假時不要傳任何東西給我」,就另當別論,再協調適合你們的溝通模式。

責任編輯:易佳蓉
核稿編輯:李頤欣

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周品均

台灣知名企業家,創業故事寫下電商界的一頁傳奇,
在創業、品牌、管理與人生觀上的思維,皆帶來深刻影響力。
現任 / 唯品風尚集團CEO。

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