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職場 | 職場修練

主管太忙,小事就別去煩他?給上班族:3個「解開焦慮」小技巧

與主管約定定期會議,就不用害怕麻煩主管、耽誤時間,也能定期匯報工作狀況。 (來源:Dreamstime)
撰文者:黃昭瑛
黃昭瑛專欄 2022.05.25
摘要

1.對權威者(主管、長輩、父母)容易焦慮的人,在工作上,常會因為不敢麻煩上級,遇到狀況不敢發問,選擇埋頭苦做。

2.這類型工作者,可以參考3個方法,養出協作默契:約定定期會議、主動告知執行層次以外的事、別出現「驚喜」。

「你怎麼不直接來問我?」Annie看著團隊裡認真負責的專案經理Ray,問了一句。

「我看你在忙,不想去煩你,想說自己先弄,再給你看。」Ray很自責。

因為這份企劃案的時間很趕,同事手上都有事在忙,外發寫企劃又要花錢,所以Ray幾乎是靠自己一個人的力氣,連續熬夜好幾天,才弄出來了成果。雖不能說是完美,但在時間如此緊迫的狀況下,也算是能提出去給客戶看的案子了。

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「這家客戶很指標,難得有這個提案機會,我們一定要搶下來。大家把手上案子推遲1週,全員投入想企劃都值得。他們是業界指標耶!預算又多!誰能拿下,誰就有接不完的案子了!」

隨後,Annie把案子重新拆解,創意部門要做提案情境影片,外發拍攝現場空拍影像,還請設計先把整案的主視覺設計出來,提案時要一氣呵成。本來Ray寫的企劃,請企劃部經理接手,全案重寫,要有延續至媒體曝光的整套創意概念。

Ray埋頭苦幹的幾天心血,不只一切從頭來過,還讓本已緊迫的提案時間,更加壓縮,搞得全部門都要加班,才來得及交付成果。

主管很忙,別拿小事去煩他?

這樣的情形,職場上很常見。很多同事都害怕與主管對話,看主管很忙,深怕拿小事去煩主管,會耽誤時間,遇到狀況都自己悶著頭做。但這樣真的對嗎?

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假如Ray一開始接到這個機會,就和主管報告,不僅可以了解主管對這個案子的判斷:該不該拿?該花多少力氣去拿?該有多少人投入?是否該排擠其他案子的資源,全心投入來拿這個案子?如果要外發,該拿出多少預算?做到什麼規格?

以這個例子來說,Ray做的事早已超過專案經理執行層次的工作範疇,這是一個新的提案機會。是以戰略思維來考量要投入多少資源?還是以最小成本試著接看看?這種問題,專案經理最好要找機會和主管溝通過,彼此都有共識,再下去執行。

後來,這個案子在全部門的支援下,果不其然,拿到手了。後續一樣是由Ray來執行,Annie也很開心,約了全部門去慶功。

3個提醒:不怕煩到主管,也不怕做錯決定!

如果你也跟Ray一樣,常常擔心自己手上的事會耽誤主管時間,常自己埋頭決定,孤軍奮戰。以下幾個實用小技巧,可以試看看:

1.主動約定定期會議

內向或是害怕麻煩別人的上班族,可以嘗試與主管約定期會議,例如1個月1次、1週1次。這個會議,只要匯報期間內的案子進度與新案機會。如果擔心會太正式,一對一吃個飯也行。

與其每次要開口約主管都有障礙,倒不如直接約好定期會議,時間到了就要出席,不用擔心麻煩主管。

2.超出執行層次的事,主動告知

如前文所說,工作者要衡量自身裁量範圍。超過守備範圍之外的事,一定要主動告知,新商機尤其如此。

沒有人不喜歡新生意,像Ray這種情況,已經知道是新客戶的提案機會,也知道對方是指標型客戶,這樣的生意機會,一定要先讓主管知道。才不會因為資源不夠、時間太趕,錯失商機。

3.別出現「驚喜」

事情發展,不論比預期得好或壞,都要即時告知,不能等主管問。

舉例來說,熱賣商品因為供應商人手不足,必須停賣;合作夥伴的高層或經營者有異動;原訂可以完成的專案,因故必須延後。這些都可能是牽一髮動全身的事,必須在一發生時,及時告知主管,不要等有狀況了,才讓主管發現「驚喜」。

對權威者天生有焦慮的年輕人,或是內向者,希望上面3個小提醒可以幫助你。

責任編輯:李頤欣
核稿編輯:易佳蓉

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黃昭瑛

黃昭瑛Yuki Huang,永遠帶著赤子之心探索世界的旅遊愛好者,也是擁抱創新、積極正向並樂於分享經驗的最佳團隊導師。以網路產業與實體零售業雙重思維,率領年輕人才在各國市場的激烈競爭中以創新策略突圍。在數位行銷的路上,和大家一起切磋交流。現職KKday營銷長,曾任職Yahoo奇摩、威富集團。

作者: 黃昭瑛
出版社:時報出版
出版日期:2022/2/22

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