商周

啟動成功關鍵,隨時掌握商周.com最新資訊

提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動

已加入收藏
已取消收藏
熱搜內容
現正閱讀
高手的簡報PPT,必定「有觀點」
畫重點
段落筆記
新增筆記
「請稍等」英文別直接中翻英說please wait a minute!一次掌握,常用的電話對談英文
0
/500
不公開分類 公開分類
儲存

職場 | 職場修練

高手的簡報PPT,必定「有觀點」

商周集團執行長郭奕伶。 (來源:本刊資料)
撰文者:商周集團執行長郭奕伶
郭奕伶專欄 2022.04.20

「給我有觀點的標題!」,我常對著台上的PPT講者「吶喊」。

同事們都知道,我對PPT的要求是高的,尤其是每一頁的標題,只要標題錯了,就會被我「念」。

第一眼就會被我打回票的,也是八成的人都會犯的毛病,就是「介紹性」的標題,譬如:專案成果、讀者樣貌、用戶瀏覽行為、公司大事記、組織架構……。

廣告

這種標題,有看跟沒看一樣,每個人都會寫,中性的標題,完全沒有看法。

通常接在這種標題後面的,就是一堆圖表:趨勢圖、象限圖、柱狀圖……;然後你會看到,圖表上被標註了一些數字。

搶先看
一張「拯救窮忙司機」圖,如何衝出大車隊營收、EPS新高?

但很奇怪,作者就是不願意把他對圖表的詮釋、意義、或看法,變成一句簡潔的標題,讓你一秒鐘就看懂,而是要看的人自己去圖表裡找看法。

我猜想這原因只有三個:一、自己沒看法;二、沒有自信講出來、怕講錯;三、沒有以用戶為中心思考的習慣。

廣告

我猜,8成的人都有第三種毛病,5成的人有前兩項毛病。

而三成的人是自己也沒看法,這種是最麻煩的,如果報告的人自己對事情沒看法,那只會浪費會議時間。

前些日子剛好看到,BCG董事總經理徐瑞廷,在「BCG問題解決力」一書中,介紹BCG對投影片的三個要求,真是深得我心,值得與大家分享。

好PPT的3大原則:SIP,Simple、Insightful、Pyramidal

Simple:五秒鐘就懂原則

(我的標準是希望一秒就懂)5 second rule,如果把這一頁投影片關掉,「你覺得這張投影片在說什麼?」,如果看的人答不上來,就表示這投影片沒做好。

一定要讓看的人秒懂,因為「困惑會帶來憤怒」。如果客戶看了很久還是弄不懂,就會不耐煩、當場生氣。所以:

1.一張投影片,一則「關鍵」訊息,一個概念。絕對不能同時表達兩個概念。

2.選擇最簡單、最直覺的圖表,避免花俏複雜、賣弄高大上。

3.去除所有贅字。「標題的關鍵訊息要極度精簡,能省一字算一字」。

我沒想到他們跟我一樣龜毛,這就是我的標準!只要出現一個贅字都會被我念,「兩個字能說完的,就不要用三個字」,在這方面,我是偏執的。譬如BCG的英文簡報標題常省去be動詞,以company B losing share代替Company B is losing share(省略is),有時連主詞都省略。

Insightful:提出客戶不知道、沒發現的觀點

標題不能只是描述,要能提出洞察(insight),也就是商周最重視的兩個字:觀點。

我非常喜歡BCG對insight的定義:

1. 有突破性的(用戶不知道的):洞察就是談對方不懂的,而不是告訴對方已經知道的事情。

2. 有針對性的:如果你把所述觀點、洞察的主詞,套在任何一家公司,你的句子都成立的話,那麼你所提出的主張就是沒有針對性。譬如「XX公司需要提升核心競爭力」、「疫情讓公司營收衰退」、「人才是企業的資產」,這些話根本就是廢話!BCG說,這是「教科書資訊」,這形容讓我拍案叫絕。

3. 有so what的標題,價值更高:「A公司過去一年以10%的速度成長」,這樣的標題很容易就人產生「所以呢?」的疑問,價值不高。如果每個標題都能提出so what的觀點,價值會更高。

Pyramidal,符合邏輯、前呼後應的

從單張投影片結構來看,上方是投影片標題,也就是論點(argument),下方是支持上方論點的事實或圖表。

以方向來看,由上往下可以解釋原因(why so?),由下往上可以導出結果(so what?)。每張投影片都必須避免矛盾,每一層都要支持上一層、下一張必須佐證上一張。事實或圖表如果無法支持標題或論點,就會出現矛盾。像是論點主張降價,所有支持的事實都必須呼應降價,絕對不能突然冒出支持漲價的證據。

徐瑞廷說,一份好的簡報,應該是,看完每一頁的標題之後,就已經知道這個故事或論述的梗概。

當你做完投影片,則可以自我檢驗是否符合SIP原則:

1.內容是否太複雜?
2.圖表是否讓人難以了解?
3.標題是否只有描述、沒有訊息?
4.是否只羅列事實、沒有洞察?
5.前後投影片的訊息是否重複?
6.論點是否缺乏事實佐證或前後矛盾?
7.邏輯是否薄弱?

我認為,看一個人做投影片,就知道他的程度:

1. 他是不是有看法的人,他對事情的洞察力深淺
2. 他是否有User-centered的思維,是一個能體貼用戶的人,還是自我中心主義者
3. 他做事是否簡潔,還是跟他的標題一樣拖拖拉拉、又臭又長?

千萬別小看投影片,每一個細節,都透露了你是誰的關鍵訊息!

立刻按讚郭奕伶粉絲專頁,看執行長們的商業智慧和日常學習 ☛
https://www.facebook.com/BW.CEO.YILING.KUO

下滑載入更多報導
徐瑞廷 投影片 簡報 BCG問題解決力
郭奕伶專欄
郭奕伶

商學院沒教、頂尖CEO不外傳的know how 都在這裡,讓商周集團執行長郭奕伶陪你打出一場場的勝仗!

立刻加入郭奕伶粉絲專頁,看執行長們的商業智慧和日常學習 ☛
https://www.facebook.com/BW.CEO.YILING.KUO

廣告
留言討論