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職場 | 職場修練

不懂、不會、不清楚才是PM日常!前台積電主管:更重要的是這3特質

《專案管理》,郝旭烈著/商業周刊出版
撰文者:郝旭烈
商周讀書會 2022.03.16
摘要

1.擔任專案經理,首要的特質是:願意擁抱不確定性、接受挑戰。「願意」是一種內在驅動力,驅動自己願意去找方法、而不是困在我不樂意。

2.次要是利他,樂於幫助他人、成全別人。助人、彰顯他人功勞,會讓其他人願意持續幫助你,而不只是收割短期成果。

3.第三是好奇,喜歡解決問題、樂於學習。以專案經理而言,不懂、不會都是日常,搞懂、學會,才能解決問題。

服完兵役之後,進入公司1年不到就擔任專案經理,與其說我本身具備專案經理的特質,倒不如說是透過持續不斷地訓練,讓我理解專案經理需要具備哪些條件,然後在整體行為和心態模式上,養成一位專案經理必須具備的特質,這說法還比較符合當時我的實際情況。

記得研究所畢業的時候,一位學長給我的畢業贈言是:「三百六十行,哪一行最好?『跟對人』這行最好。」多年之後認真回想起來,一開始進入職場的時候,就遇到一位好老闆,幫著你建立正確的價值觀,真的比進入一個好產業賺很多錢還要重要。

我很幸運, 在第一份工作的時候, 就「跟對了人」。尤其是,我老闆一天到晚喋喋不休的幾句口頭禪,後來認真思考起來,真的就是培養1名專案經理必須具備的3個重要特質,也可以說是思維模式:

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一、願意——擁抱不確定性,接受挑戰

「想那麼多幹嘛?說『好』,去做就對了。」

以前一開始聽到老闆這麼對我說的時候,一整個心裡就是想:「XX的,你又不是我,你叫我說『好』,去做就對了?問題都是我在處理,麻煩都是我在承擔,然後你身為老闆,閒閒坐在辦公室裡沒事,就可以享受專案成果,說到底,到底是我好?還是你好?」

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看到這裡,有沒有覺得這種場景很感同身受?沒錯,就是因為問題是專案經理處理,麻煩也是專案經理承擔。

所以,當我說「好」的那一剎那,所有的經驗就在我身上開始累積、開始發酵。所有專案當中原來想像的「不確定」,在我著手處理問題和承擔麻煩之後,一點一滴的變成「確定」。

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接下來的職業生涯裡,不管是新的工作地點、新的職務、新的產業領域、新的麻煩、新的問題,我習慣性不讓自己拒絕,先在心裡說聲「好」,接下來再認真去想該怎麼做,只要有什麼想法就行了。

願意,是一種「內在驅動力」。這種力量,遠比外在權力指派,更容易成為推動自己做事的持續動力。

也許很多人像我一樣,一開始接收到任務的時候都是百般不願意,如果你也有這樣的困擾,或許我可以分享一個小秘訣。那就是,每當直覺上心不甘、情不願接到工作的時候,試著拿起紙筆,硬生生地思考這個工作可以帶給你的「10大好處」,(寫不出10個,寫3個5個也行)振筆疾書拼命寫出來。

然後,每天早、中、晚看個3遍,相信不用1個禮拜,你就會慢慢開始喜歡上這個工作,而且做得比別人來得帶勁、來得好。好處讓自己願意,願意讓自己喜歡。讀完這個章節之後,今天不妨就拿一個你接到的任務,試著做做看。

二、利他——善於幫助他人,成全他人

「不要老愛出鋒頭,把功勞讓給別人,要不然誰願意幫你?」這也是我擔任專案經理的時候,最常被耳提面命的一句話,也是最覺得忿忿不平的一件事。

畢竟半導體企業的組織都非常龐大,每一個人負擔的工作內容很容易一個蘿蔔一個坑,涉及的工作範圍不廣,能夠凸顯自己績效的機會也不是很大。好不容易擔任跨部門、跨組織的專案經理,可是千載難逢可以讓自己的能力被別人看見,甚至一馬當先凸顯自己、展現自己的時刻,怎麼還被要求不要出鋒頭,甚至要把功勞讓給別人?

但是聽到老闆這樣說,他又是打我績效考核的人,只得壓抑自己鋒芒畢露的意圖,盡量凸顯專案成員每一個人的付出和功勞。

也因此,在專案啟動會議的時候,我們都是「隆重」介紹每位專案成員,包括成員過去在職場上的豐功偉業,讓每位成員像明星一樣被引薦出場。甚至,還讓每一個人留言說出自己對這個專案的期許、對專案的承諾、希望達到的目標,最重要的,是陳述這個專案對他而言,會帶給他什麼樣的「好處」。

然後在專案過程中,每一次的期中報告,專案經理會匯報每個專案成員的貢獻,再請專案成員回饋他們過程中的心得,以及學習到有價值的地方,和接下來可以修正的部分。會後,專案經理彙整所有的「功績」與「貢獻」,然後傳送給所有成員的直屬主管。

等到專案結案的時候,我們習慣舉辦一場成果發表會,讓每個專案成員發表過程當中他們的付出還有獲得的成果,同時也邀請所有成員直屬主管一起參與,並且製作成錄影剪輯。千萬不要小看最後的錄影,這個不僅對於未來的專案學習與改進有非常大的幫助,也可以非常清楚地記錄下每一個成員對這個專案的投入和心血,讓直屬主管了解屬下參與專案的情況,好在評估績效考核的時候,把專案投入納入評分考量。

這種做法和安排是基於老闆告訴我們,身為專案經理,除了完成專案目標之外,最重要的,是讓專案成員的付出被「看見」,他們的「功勞」一定要被彰顯。這是給專案成員最基本的「好處」,也是最基本的尊重。

不管專案成員未來有沒有升官加薪,但是至少這些貼心的作為,會讓別人願意在未來繼續與你合作。隨著時間的推移,這些「好處」終於慢慢能夠體會出來:成功,就是幫助別人成功;功勞,來自彰顯別人功勞。

三、好奇——喜歡解決問題,樂於學習

「哪有什麼不會的?不會?那就去學啊!」這個口頭禪,應該是身為專案經理的我,被罵得最多的一句話。

在推進專案過程中,身為專案經理,一旦碰到新的議題和新的情況,「不懂」、「不會」、「不清楚」是非常正常的事(這句話很重要,請專案經理自己讀3遍)。既然身處在半導體行業,免不了任何專案都會涉及相關專業知識,所以在專案進行過程中,身為專案經理的我們,每次向老闆報告的時候,總是會有類似下面這樣的對話:

「我不懂這個設備是幹什麼用的……」
「這個是電子電機的專業,我不會啦……」
「為什麼研發要用這種材料,我不是很清楚……」

一旦這樣起頭,老闆就會連珠炮似地口頭禪炸過來:「不懂就去搞懂啊!」「不會就去學會啊!」「不清楚就去弄清楚啊!」

有趣的是,久而久之,日復一日,反正你也知道老闆不接受「不懂、不會、不清楚」的回答,自己也開始慢慢習慣「搞懂、學會、弄清楚」之後,再向老闆匯報。專案經理當久了,漸漸地知識越學越廣,能力越練越強,會的越來越多,懂的越來越深。

過了好多年之後,當初的貴人老闆雖然已經離開了人世,但回首來時路,終於能夠理解,原來每天的口頭禪是為了:一直不斷地耳提面命;一直不斷地告訴我們要記住;一直不斷地幫著我們養成習慣。

然後一點一滴,日積月累,讓我們終於具備了3個重要特質和思維模式:願意能夠擁抱不確定性,接受挑戰;利他是善於幫助他人,成全他人;好奇在於喜歡解決問題,樂於學習。

另外,還有2項也是身為一位好的專案經理,所需要具備的重要特質和思維模式:變小,能夠變得越大;蹲低,能夠跳得更高。

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書籍簡介

專案管理:玩一場從不確定到確定的遊戲

作者: 郝旭烈

出版社:商業周刊

出版日期:2022/03/17

作者簡介

郝旭烈 (郝哥)

  畢業於國立清華大學工業工程學系、國立政治大學企業管理研究所。

  大亞創業投資股份有限公司執行合夥人、企業知名財務顧問兼講師,評估超過1,000家創業投資案。

  曾任新加坡淡馬錫集團富登金融控股公司董事總經理及行政副總暨財務長;力晶半導體集團總經理特助、經營企劃處長;台積電財務高階主管;PMP專案管理師。

  同時也是斜槓作家,出版了《好懂秒懂的財務思維課》、《好懂秒懂的商業獲利思維課》、《富小孩與窮小孩》(三采文化出版)。

責任編輯:易佳蓉
核稿編輯:鍾守沂

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