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職場 | 職場修練

好好說話》同事不配合、主管追進度…沒有實權的負責人,該怎麼讓團隊動起來?

(來源:dreamstime)
撰文者:易佳蓉 整理
好好說話 2022.01.18
摘要

1.沒有實權、但要帶動團隊成員時,首先對於工作的描述需要足夠具體。

2.其次,在說話時避免使用「你」,盡量從「我們」出發會更能讓對方接受認同。在分配任務時也可以邀請大家一起參與,也會讓對方更願意合作。

3.在工作的推進中,也可以主動給予回饋、並鼓勵大家也給予回饋。

Jamie前陣子被分派到個新的小組,組內同事都是新進同事。近期,組內被分派到一個不那麼緊急、但長遠來看很必要執行的專案,主管對Jamie說:「因為其他同事都是新來的,沒有妳那麼了解營運的狀況,所以這個專案就請妳當負責人。」雖然對Jamie而言,這個小組的工項也還不熟悉,但她還是硬著頭皮接下了。

在一次分配工作的過程中,Jamie對同事Alice說:「因為我跟Jeff現在有另一個活動後天要跟總經理報告,所以需要請妳負責撈過去半年的資料,明天下班前交給營運同事。」沒想到在當天下班前,Alice就把資料丟出來在群組並tag Jamie說:「資料我已經撈好了,我手上也有其他工作在進行,後續就麻煩你們了。」

Jamie看到檔案內容後覺得Alice很不負責任,以往負責撈資料同時也會一併進行分析,並將洞察呈現在報告裡。這次Alice只是把所有的原始資料下載下來,並未經過任何整理就直接丟到群組中。但這也的確是當時Jamie請Alice幫忙的內容,Jamie只好自己熬夜加班完成數據分析。

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不是主管,如何帶動團隊成員?

一、工作描述要足夠具體確實

所有的工作內容對負責人而言,是可以清楚區分、了解其目的的,但這並不代表同組同事也能有一致的認知。因此,在進行工作分配時,可以具體說明需要完成的工作內容、完成的時間,更好可以說明做此事的目的,讓接手的同事不只是照本宣科。

也可以透過提出問題,徵求同事的意見來凝聚共識。這種方法聚焦於問題上,不指定哪個同事回答而不會引起同事反對。

二、從「我們」出發更能讓對方接受

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《橫向領導》指出:要想影響同事的行為,你不能擺出高人一等的架勢,必須以平等的身分把你的訊息、分析、思想和建議提出來。告訴別人應該做什麼,與邀請別人參與決策之間是天壤之別。你所說的話既不能是命令、指揮、要求,也不能是對是非對錯的明確判斷。如果人們認為這種改變能讓他們有所收穫,那麼他們更願意幫助你改變你們的合作方式。

對事不對人,在溝通時盡量避免指責,並在出錯時承擔部分責任。在說話時,主詞可以從「你」改為「我們」開始。

三、主動給予回饋

一如雁行理論所提到的,雁群不會永遠由一隻雁領導,當領隊的雁疲倦了,牠會退回隊裡,由另一隻雁成為領隊;當前面的雁疲憊了,後面的雁會用叫聲激勵隊友、保持速度。

如果人們認為這種改變能讓他們有所收穫,那麼他們更願意幫助你改變你們的合作方式。除了給予回饋,也不要吝嗇讚美。多了解彼此的工作,當別人做得好的時候不妨給予鼓勵,也能提升團隊士氣。

你可以這樣說

一、工作描述要足夠具體確實

以本文為例,Jamie在請Alice幫忙時可以說:「Alice,我需要你的幫助。我知道妳目前手上也有其他工作正在處理,但我和Jeff這週真的抽不開身去整理營運單位需要的數據。如果沒有這份數據,後續的分析也沒有辦法繼續進行。所以希望能請妳幫忙,在明天下班前將數據整理下來,並提供初步的洞察。如果有什麼需要大家幫忙的,也請妳隨時提出。」

先說明此事的目的、急迫性,並將具體的工作內容、時間一併告知,也要說明未能完成的後果。這樣更能讓對方願意接受你的請求。

二、從「我們」出發更能讓對方接受

如果對方知道你想傾聽他們的意見,也會更容易傾聽你的意見。同時也讓他們知道,你重視他們的想法,你所提出的建議會考慮到他們的意見。「我知道你很忙,但接下來這項專案對我們組來說很重要。我一直在思考一個問題,想聽聽你的意見……」

承擔問題的部分責任是一種明智的做法:「目前時間分配的問題我也有責任,但現在真的需要你的協助,我們後續可以討論一下該怎麼重新分配。」

三、主動給予回饋

「關於___,想聽聽你們的想法。」提供更多發表意見的機會,想法能夠充分表達;後續可以邀請大家共同分配任務,這樣每個人都知道自己在整體目標中承擔的責任。

「那份洞察報告多虧有你,觀點非常清晰,讓營運單位馬上就可以接手處理。」及時對別人的付出給予肯定,感謝時針對具體的細節,都能夠極大提升對方的積極性。

*本文參考整理自《商業周刊》1760期、《橫向領導》(日出出版)

核稿編輯:林易萱

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