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周品均:這4種工作回報⋯對老闆來說,就是「浪費時間」
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職場 | 職場修練

周品均:這4種工作回報⋯對老闆來說,就是「浪費時間」

周品均:這4種工作回報⋯對老闆來說,就是「浪費時間」 (來源:dreamstime)
撰文者:周品均
周品均專欄 2022.01.17
摘要

1.有些工作者懂得要回報工作進度,卻拿捏不好回報的方式,變得像在邀功、炫耀。

2.正確的回報最重要的是態度,報告、收斂、平靜、就事論事即可。

3.4種常見的錯誤回報:擠牙膏、什麼都不確定、找問題來煩老闆、細節太多情緒太滿,在工作回報時也可多留意。

有人問我,要怎麼做到「回報工作卻不像在邀功」?感覺回報很容易變成像是一種宣告:我很了不起,做了很多事喔!回報工作,最重要的是態度。報告、收斂、平靜、就事論事,根本就不會有邀功、炫耀的問題。

先來看一個明顯像是邀功的錯誤例子:「老闆,我今天搞定一個客訴的奧客,做了3個節慶企劃,而且還發現一個系統的Bug,這都是我今天完成的哦!」說完之後,就像是在等待被摸頭稱讚,怪怪的。

正確的回報方式應該是:今天協助處理並排除客訴。本月3個節慶企劃,再請老闆過目,若需要修改,請再跟我說。另外,處理過程中剛好有發現系統障礙,已經有通知系統部門處理中了!今日工作內容,以上回報,感謝。

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許多人警覺,原來回報要這樣?以前都不懂。多數人其實常犯以下幾種錯誤:

1.擠牙膏型:要多少才擠多少

員工:老闆,今天有人客訴,還滿嚴重的。(起了個頭。)
老闆:嗯?是怎樣嚴重?
員工:就是啊__所以__
老闆:後來怎麼處理?
員工:我就__處理了。
老闆:然後呢?
員工:哦然後客人就__。
老闆:最後?
員工:因為__所以就沒事了。

這種類型真的超討厭,問一句你答一點。擠牙膏的方式,一來一回其實浪費很多時間。最棒的回報方式是,讓主管聽完之後不用再問你任何問題。

2.什麼都不確定型

員工:老闆,跟你報告一下:今天有處理到一個客訴,好像是商品的__之類的問題。
老闆:什麼商品__問題?
員工:我也不是很清楚,「好像」是__吧,也「可能是」__
老闆:現在誰在處理?
員工:「應該」是客服部那邊,「好像」有pass到那邊了,「可能」要問一下。

用語中充滿著不確定的應該、好像、可能,沒有一句話是確定的。對於主管而言,就是無效回報。

3.找問題來煩老闆型

員工:老闆,今天有個__的問題想說應該要跟你講一下。
老闆:有多嚴重?跟主管講了嗎?了解完狀況了嗎?有沒有聯繫廠商了?如果我們要改成另一個呢?
員工:都還不確定耶,我也還沒問廠商,想說先跟你講一下……

這也是常見的錯誤回報之一,因為這只是拿問題煩老闆,並沒有真的解決問題。遇到問題時,份內可以先處理的、該先問清楚的,就要先排除障礙,再行回報。

4.細節太多、情緒太滿型

員工:老闆,想跟你報告一下那個__問題。吼!那個真的是__部門,講很多次了、每次都__。然後我也說過了,其實不能__偏偏就是沒辦法。後來我跟他說__結果__又跑來__,真的是__,唉!我也不知道該怎麼講,反正哦……
老闆:等一下,所以最後?
員工:沒有啊,就還在__,然後真的是讓人覺得__

這是在抱怨,不是在回報。

檢視看看,自己是不是常犯這些錯?

1.擠牙膏型:問一點講一點,浪費彼此的時間。

2.什麼都不確定型:你等於什麼也不知道,是來跟老闆聊天的嗎?

3.找問題煩老闆型:不要帶著問題來,請帶著解決方案找老闆。

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4.細節太多、情緒太滿型:忍不住跟老闆抱怨,把老闆當垃圾車。除非你跟老闆很熟,不然請先把情緒收起來,就事論事。

責任編輯:易佳蓉
核稿編輯:鍾守沂

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周品均

台灣知名企業家,創業故事寫下電商界的一頁傳奇,
在創業、品牌、管理與人生觀上的思維,皆帶來深刻影響力。
現任 / 唯品風尚集團CEO。

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