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周品均:交辦任務,最怕員工只回「好!」最能替老闆省力的作法是…
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職場 | 職場修練

周品均:交辦任務,最怕員工只回「好!」最能替老闆省力的作法是…

Wstyle創辦人周品均。 (來源:唯品風尚提供)
撰文者:周品均
周品均專欄 2021.10.27
摘要

1.職場上,老闆交代任務後,員工馬上回答「好、沒問題」的狀況很常見。然而,沒有確認細節就執行,容易和老闆的期待有落差;尤其任務內容涉及預算和人情,是最難辦的。

2.如果真的不知道要問什麼,周品均建議可以重複一次老闆說的話。如果老闆覺得有問題,就會再補充。

3.聰明的員工懂得給老闆選擇題,幫助老闆快速下決策。

這是我們常會在職場上看到的狀況。

老闆對小英說:「妳明天聯絡廣告公司,跟他們確認下個月的活動細節。出席的名單出來了嗎?我們指定邀約的名人確定會出席嗎?現場的酒水交給誰處理?沒問題吧?」接著老闆又補了一句:「至於預算,妳暗示對方一下,這次費用有點高,效率卻有點慢,表達一下我有點不滿意。」

除非你是老闆的心腹,早就很有默契,不然如果老闆說了這麼多,小英只回了「好!」你是老闆的話,會不會懷疑小英到底有沒有聽懂?到底能不能做好後續?

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那小英應該怎麼說呢?先說這句開場白,「老闆,我想再確認一下。」然後針對老闆的問題一一確認。

例如:「我明天早上會打給廣告公司的小李確認所有能夠出席的名單。你需要的是所有名單對嗎?媒體名單、表演名單,還有名人列席名單,我全部都會請廣告公司準備好。」

「至於我們指定的名人,是上次你說的×××小姐與×××先生對嗎?我會特別確認有沒有邀到,如果沒有,也會請廣告公司提出建議的替代人選。」

「酒水的部分,上次的決議是另外再包給××公司處理,他們有配合的酒商會提供整個服務,目前進度到哪裡了,我會一併確認後再回報。」

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「預算的部分,老闆你希望我直接向窗口反應,還是應該找他們這次的總負責人?你希望我們這邊是稍微表達不滿就好,還是應該讓他們知道這次這樣有點離譜?大概是希望表達到什麼樣的程度呢?」

這樣的小英,老闆才會覺得她有聽懂指令,而且更有辦事能力,跟只會說「好!」的小英,薪水絕對不會是在同一個等級啊!除非,你是跟在老闆身邊多年的老手,就算老闆說得這麼模糊,你都能很快參透一切,那是你跟老闆之間的默契,或許就可能不需要確認這麼多細節。

任務內容如果有預算又有人情,是最難的

涉及到跟錢有關的預算問題和人情世故的問題,難度通常比較高,如果你沒經驗,也不知道如何處理,請不要逞強。你可以說:「老闆,這部分我怕拿捏不好會得罪人,可以請你教我應該怎麼表達嗎?」沒把握的話不要裝懂,老闆才有機會教你,或者他會知道這個要求超過你的能力,他應該自己出面。

教大家一個小技巧,如果被交代任務的當下,真的想不到要問什麼問題,至少把老闆的話重複一次:「好,我明天聯絡廣告公司,跟他們確認下個月的活動細節。跟他們要出席的名單,然後確認我們指定邀約的名人是否會出席。再問清楚現場的酒水交給誰處理。再跟廣告公司說,這次費用有點高,效率卻有點慢,老闆你這邊有點不滿意。」

這個時候如果老闆覺得有問題,就會趕快修正你,例如:「不只是出席名單,媒體名單、表演名單都要。表達不滿的話,你不要去跟窗口講,直接跟他們總負責人講。」至少有個機會,再把細節補滿。而這些細節,你就應該學起來, 下次最好由你來發問。

總之,老闆交代工作,千萬別當句點王,問就對了!偏偏大部分的人都急著說「好」、「OK」,急著結束話題,然後逃離現場!現在開始,學會幫上老闆更多忙,你在老闆心中的價值就會不一樣!

提案給老闆,應該做到什麼程度?

以我自己的習慣,我會希望員工交提案給我前,自己先做足準備,也準備好我需要做決定的資料,盡量讓我可以快速地了解重點後,也能快速下決策,讓我不需要再問他一堆問題。如果我需要反問一堆問題、追一堆細節,就表示這個提案是不完整的。

忙碌的老闆最討厭的就是,當他好不容易有時間看你的提案,結果可能只是問最基本的:那你說的這個要花多少預算?你卻回答:「啊⋯⋯我還沒確認這個。」 連成本、預算都不知道,老闆根本不可能跟你繼續討論下去。但很多人都有這樣的毛病,每件事情有點皮毛了,就忍不住跑去跟老闆說,其實提案根本不完整,這樣真的只是在浪費彼此的時間啊。如果你常常這樣,老闆真的會對你很不耐煩。

如果你的提案很好,老闆應該可以直接回答你,他決定要怎麼做,甚至是照著你建議的方式去做,這也肯定了你的能力。但如果你一問三不知,那這個提案根本完全不及格。如果老闆能用很少的字數回答你,就是你的能力越強!例如: 「好,就這樣做!」「好,都交給你!」而不是還要跟你說一堆細節、問一大堆問題,才是真正幫上老闆的忙。

申論題、是非題、選擇題,就是你的工作能力

「我應該怎麼做?」是申論題,能力不足的員工經常給老闆申論題,變成老闆得替你想辦法,千萬別當這樣的職場伸手牌。

「可以這樣做嗎?」則為是非題,程度稍微好一點了,能夠提出內容,但是萬一老闆覺得不可以呢?你不就又得重來一次。

所以記得喔,請給老闆選擇題,讓他可以快速選答案。針對A方案、B方案、C方案分析各自的優缺點,並且提出你的建議。「我建議選擇A方案,因為⋯⋯。」

別再傻傻地以為先交出提案再說,如果老闆提出問題,再去幫他找答案。很多人在職場上都是這樣瞎忙,卻以為這就叫做幫老闆的忙,而且還忙得很開心, 真的不是啊!其實這樣做的你,只是在給老闆添麻煩。能讓老闆快速做決定,不用再瘋狂追問,才能真正幫上他的忙喔。

書籍簡介

職場又不是沙發,追求舒適要幹嘛?周品均的35堂犀利職場課

作者: 周品均

出版社:商周出版

出版日期:2021/10/09

作者簡介

作者簡介

周品均
唯品風尚集團CEO,東京著衣/Wstyle 品牌創辦人
2004年創立「東京著衣」,稱霸台灣網購女裝市場十年,寫下台灣電商創業的一頁傳奇。
2016年創立新品牌「Wstyle」,以「自信態度,美好生活」為品牌理念,期許女性活出自我、擁有優雅從容的生活態度。
2020年,與PChome董事長詹宏志合作,接任唯品風尚集團執行長,成為台灣第一個時尚品牌集團。

Instagram / @Mayukichou
YouTube / @葳老闆的辣雞湯
Facebook / @周小葳的勇敢生活

相關著作:《職場又不是沙發,追求舒適要幹嘛?周品均的35堂犀利職場課(博客來獨家限量簽名版)》《女人要堅強而不逞強》


核稿編輯:李頤欣
責任編輯:易佳蓉

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周品均

台灣知名企業家,創業故事寫下電商界的一頁傳奇,
在創業、品牌、管理與人生觀上的思維,皆帶來深刻影響力。
現任 / 唯品風尚集團CEO。

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