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職場 | 職場修練

好好說話》離職信寫「生涯規劃」太沒誠意?讓主管好做事、好交接必備3要素

離職信寫「生涯規劃」太沒誠意?讓主管好做事、好交接的必備3要素 (來源:Dreamstime)
撰文者:易佳蓉 整理
好好說話 2021.10.26
摘要

1.提離職到真正離開公司前,務必特別留意要低調,勿因要離職就擺爛或大肆抱怨不滿。

2.提離職時若去意已決,合理的離職理由更能不留挽留餘地,讓彼此好聚好散。

3.寫離職信給主管時,要計算好提交離職信的日期、清楚說明離職理由及正式離職日與交接期,讓公司得以盡早準備補齊人力。

年終將至,Lily也想趁領完獎金後轉職。雖然去意已決,但近期部門人手短缺,平常Lily和主管的關係也不錯,若在這個時間點提離職也擔心自己有點「不夠義氣」。左思右想,就是想不到一個好的說法。

在寫了封文情並茂的離職信,向主管說明自己希望能找薪水更高的工作、並感謝主管一路以來的支持與栽培之後,卻馬上收到主管回覆可以談加薪。這讓Lily更加困擾,反而不知道該怎麼婉拒主管的好意,好好說再見。

好好道別不容易,若要寫一封合格的離職信,離職信3要點務必留意。

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提離職要注意

1.合理的離職理由

常見的離職理由不外乎是職涯規劃、加薪高升、照顧父母或通勤考量等,但核心目標就是「不給對方挽留的餘地」。例如,長途通勤確實造成你的困擾、加薪升遷有實質根據,讓主管難以拒絕。

注意:別用工作內容無聊、薪水太低、身體不好,這類帶有負面訊息或公司可立即調整理由向主管報告,這往往會讓歹戲拖棚,愈挽回愈難看。

2.低調再低調

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提離職常會造成部門內人心不穩,甚至引發一連串離職潮。因此,離職者也要時刻提醒自己,直到真正踏出公司前都務必保持低調。

除了妥善交接之外,也別因為要離職就擺爛,或是火力全開到處宣洩對於公司的不滿情緒。

離職信必備3要件

離職信要盡可能簡潔,重要的是清楚註明日期、離職聲明,並標示最後一個工作日。如果工作的結束日期因任何原因而發生變化,也請再次提交修改過後的離職信。

1.計算好提交的日期:許多人會用E-mail來發送離職信,決定離職時記得查閱入職時簽訂的Offer,確認有沒有特別的離職條款、離職預告期(一般以勞基法為主),依此計算好mail發出的日期。

2.表達正式清楚的辭職聲明:除了在信中點出計畫離職的動作,例如:「我已經應徵到某公司行政職,新公司離我家較近,通勤之餘也方便照顧家人。」

也可以表達感謝作為輔助,像是:「非常感謝您給予的信任與空間,讓我在這份工作獲得許多成長的機會。」「與您共事期間非常愉快,也期盼未來能有更多合作的機會。」

3.主動說明離職期限及交接期:在信件中提供預計的離職日期,方便公司能做好人力遞補的準備計畫。譬如:「我預計在2021年XX月XX日正式離職,在這段期間約莫還有___(時間)可以交接、協助帶新人,我也非常樂意將過去經驗統整成SOP供後續參照。」

*本文參考整理自《精準表達寫作術》(方舟文化)、Amigo阿米果的人生攻略-自學派對

核稿編輯:林易萱

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