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職場 | 職場修練

是有心討論?還是做做樣子?對方開口前,就能看懂的2個關鍵

工作中,有許多需要溝通、尋找交集的時候。 (來源:Dreamstime)
撰文者:黃昭瑛
黃昭瑛專欄 2021.10.18
摘要

1.職場上,面對「不同意見」的第一步,是辨識、了解對方的溝通動機。

2.想尋求共識的人,會找上對方陣營最強的人,安排一個能放心談話的時機;反之,只想講贏的人,會找最弱的人,透過各種方式取得自己想要的結果。

3.工作上,有5類人特別需要與人溝通、尋找交集:害怕衝突者、有社交焦慮者、常需要拒絕他人的人、常要扮黑臉的主管、常被情緒勒索者。

「我不覺得是你講的那樣。」

營運會議上,Dian正在報告。這是他花了整整一週分析了所有數據,做出的目標消費者洞察報告。沒想到,他才報告到一半,與會者Allen突然冒出這一句話,讓Dian當場傻住。而在他還沒意會過來時,Allen直接站起來,走了出去。

在你陳述看法時,對方給出這樣的反饋,你有什麼感覺?你會採取什麼動作?是立即尋求其他與會者的善意支持與後援?試圖找到更多證據來證明自己是對的?還是另找機會說服他?甚至告訴他:不管他認不認同,這個質疑和反對都無效,反正你是承辦,你已經決定了?

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如果,你的目的是要尋求交集,你好奇對方是否想到了你沒顧慮到的面向,你會試著在理解對方看法後,找出建設性意見來補足你的計畫。將原先的看法,進一步修正為「最佳解」。

《意見不同也可以好好說》有一段關於意見不同者「尋找交集」的分享,我們每天都有機會遇到、也有機會練習。

從「溝通對象」辨別對方動機

面對不同意見的處理狀況,分為兩種。第一種情況是:「動機如果是從意見分歧中獲得安全、成長、連結和樂趣這四種成果,那麼就⋯⋯會去反對陣營中找最聰明、最健康的成員,因為他們會帶來最佳訊息、最驚喜的答案。」

在這種情況下,我們可以輕易感覺到,溝通的目標是為了增加理解的準確度、尋求共識並溝通歧見。這時候,尋找一個最健康、聰明、願意表達的對象,有助於我們了解細節與全貌。對方可能會提出我們未曾聽過的觀點與面向,甚至給出靈光乍現的創意,但也可能會造成你的困擾,因為一切計畫要重新來過。但從溝通得到最佳效果的過程,本來就不是簡單的事。

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另一種相反的情況則是:「如果動機是贏得爭論,並且取得安全的成果,最佳策略即是從人群中挑出最弱對手,猶如獵食的獅子,但這個壞習慣象徵我們正走向無意義的爭執,即使此刻我們感覺贏了。」

光是挑上什麼樣的人溝通,就看得出是想尋找交集,還是只想要贏。兩者在意見不同的情況下,溝通結果截然不同。

從「討論時機」辨別對方動機

除了書上說的挑選對象,「時機點」也會呈現出溝通者不同的內心意圖與動機。當我們選擇給對方一個友善、安全的環境,讓對方有一個安心說話的機會,自然容易得到對方完整且清楚的思維論述。

但若你只是想說服別人,證明對方的反對意見其實有許多破綻,並且對方群體也不是每個人都這麼想,你可以採取許多方式來得到你要的。例如:選擇對方快要下班,急著趕車前的半小時;約一個中午,讓大家飢腸轆轆地開會;甚至挑選一個重要會議開始前的半小時。這種溝通,對於尋找交集完全沒有幫助,只是得到溝通者要的結果而已。

尋求共識?逼你就範?

在大公司上班,往往有更多需要溝通、尋找交集的場合。如果你是以下幾類人:

1.害怕衝突的人
2.有社交焦慮、不善於培養關係的人
3.工作上常需要對別人說不的人(例如法務、財務、IT……)
4.常要扮黑臉的管理者
5.被親友情緒勒索,不知道該怎麼辦的人

我建議,面對意見不同的第一步,應該是學會辨識、了解對方每一次溝通的動機。他是想尋求共識、試圖理解你的想法?還是只是想講贏你,逼你就範?不同的溝通動機,有不同的結果,你可以辨識後再做決定。

相對的,當你是溝通者,你想要示範如何建立共識、溫柔傾聽別人意見時,也要記得找到對的人,在一個對方感覺安全的環境,一個能夠好好說話的時機點,耐心引導、傾聽對方意見。

意見不同的時候,正好是建立關係、找到更好辦法的機會點。溝通者的動機,正好反映出他對待他人的行為,你能看出他在目標導向下是否仍會尊重他人,他是否凡事尋求更好的解決方案。

即便Allen的態度不太禮貌,若Dian有心尋求更多資訊來補足計劃,會後再找適合的時機私下一對一聊聊,或許會是一個好的轉折。不要放棄溝通、不要大吼大叫,讓意見不同成為建立好關係的契機。

責任編輯:李頤欣

核稿編輯:鍾守沂

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黃昭瑛專欄
黃昭瑛

黃昭瑛Yuki Huang,永遠帶著赤子之心探索世界的旅遊愛好者,也是擁抱創新、積極正向並樂於分享經驗的最佳團隊導師。以網路產業與實體零售業雙重思維,率領年輕人才在各國市場的激烈競爭中以創新策略突圍。在數位行銷的路上,和大家一起切磋交流。現職KKday營銷長,曾任職Yahoo奇摩、威富集團。

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