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職場 | 職場修練

給了清楚流程,對方卻「有聽沒懂」…專業,為何成為溝通障礙

傳授專業知識,可以採用拆解、簡化的「系統性技術方法」。 (來源:Dreamstime)
撰文者:彭建文
彭建文專欄 2021.10.14
摘要

1.很多專業工作者,會照著自己的邏輯進行教學。但這麼做的結果,往往是講者說得振振有詞,聽者卻是鴨子聽雷。

2.傳授專業知識時,可以採用拆解、簡化的「系統性技術方法」,把知識拆解成多個步驟,一步只做一件事。

以前我在工作的時候,常常要上公司指定的課程,有些是公司人資安排的專業課程,請外部講師來授課,有些則是邀請內部主管,上一些管理、領導的課程。

當時有一位主管,替我們上了基層主管管理課。當時在課堂上,我感覺自己很能意會、都聽得懂,但當我回到工作崗位,要開始實作時,卻發現「聽懂」和「實踐」根本是兩回事。

離開公司後,我成為一位職業的企訓講師,每年我都會安排一些進修課程,讓自己持續學習。有一年,我去參加一堂公開課,當時聽完課程,我內心非常沮喪,因為我聽不懂。

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這堂課的老師非常專業,但他傳遞的知識,在我這些初次接觸該領域的人聽來,真的是鴨子聽雷。當時我就在課堂上舉手發問,老師回答:這些東西聽一次,當然不會懂,你多應用幾次,就會慢慢了解。但我心想,課堂上就聽不懂了,我回去怎麼用呢?

專業,需要簡化程序

這兩個小故事,就是所謂的學習障礙。如果一開始接觸了一門專業,就讓學習者感到困難,久而久之,就會對這門專業失去學習的熱情。

這就好比國中生學數學,如果老師教得艱深專業,學生難以理解,久而久之就會對數學失去興趣,等到了考試時,想當然,他的成績會慘不忍睹。但假設他換了一位新的數學老師,教學方式改變,讓他聽懂上課內容,這位同學的成績就會愈來愈好。

所謂專業,就是要簡化程序,讓所有人都聽懂。一個專業的老師,需要的不是聰明的頭腦,而是一套能拆解、簡化的「系統性技術方法」。

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介紹一套工作方法,你會怎麼說?

接著我用一個案例來說明這套方法,在學習問題分析與解決的工具中,有一個方法叫做「層別法」。層別法是一種分層別類的過程,它能將資料根據某個標準或變數加以分類、分析,需要結合直條圖、圓餅圖呈現。

我相信上面的敘述,大家可能都看得懂,但是回到工作崗位上,卻不一定知道該如何運用這個方法去解決問題。

接下來,我們來用拆解簡化的系統性技術方法,說明「層別法」的功用。我把層別法分為5大步驟。

步驟1:你的問題是什麼?

我想知道我每個月開銷都花在哪裡?

步驟2:從問題尋找分析資料

分析過去6個月開銷資料

步驟3:針對分析資料做分類

開銷資料的分類,依序為:食、衣、住、行、育、樂

步驟4:從分類中找資料,透過圓餅圖或直條圖來呈現

每月開銷平均6萬,食、衣、住、行、育、樂分別為5千、2萬5千,5千、5千、5千、 1萬5千。我們就可以依據這些資料畫成圓餅圖或直條圖,來看出各個類別分別占開銷的比例。

步驟5:從圖形寫出結論

從步驟4我們可以有兩個結論,分別為:

(1) 每月開銷佔最高的前三名分別為「衣、育」,佔每月開銷67%
(2)「衣」開銷總額為2萬5千元,佔每月開銷42%

上面的5個步驟,就是用知識拆解的系統性方法,將一個任務拆解成多個步驟,每個步驟只做一件事。

很多專業工作者、經理人,對某些工作上的概念已是信手拈來,理所當然,因此他會照著自己的邏輯去教學,但別人不見得能聽懂。而知識的拆解,不只能讓對方意會,還能讓對方照著你拆解的方式快速解決問題。作為教學者,這也是一件很有成就感的事。

卓越的人能夠拉開一般人的差距,不在於他們的學歷,而在於拆解、簡化知識的能力。這套系統性的技術方法,分享給大家。

責任編輯:李頤欣

核稿編輯:易佳蓉

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彭建文專欄
彭建文

前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷,受兩岸超過300個企業請託:協助企業轉型、微型輔導。

目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長,整合台積電出身的講師群,以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。

20年輔導企業經歷集大成,融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心,獨家創辦PJ法,即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。品碩創新授課輔導項目:問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善等。

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