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職場 | 職場修練

工作量過大⋯別急著加人手、減工作!台積電的結構思考法,教你從高點看全局

工作量過大⋯別急著加人手、減工作!台積電的結構思考法,教你從高點看全局
(來源:Dreamstime)
撰文者:彭建文
彭建文專欄 2021/09/23
摘要

1.MECE分析法,意指「相互獨立,沒有遺漏」,能夠在處理重大問題時,做到不重疊、不遺漏的分類,藉此掌握問題的核心,找到解決問題的方法。

2.許多人愛用的「艾森豪矩陣」,以重要性、急迫性拆解情境,這同樣有運用到MECE概念。

這幾年在兩岸的企業授課,常有學員問我:彭老師,在解決問題的過程中,如何才不會偏向特定角度,完整思考整個問題?

舉例來說,假設一個問題發生,同仁的思考面向都是針對「人」,把問題歸因在「人」身上,但完整思考整個狀況,難道沒有「人」以外的因素嗎?

這幾年我在兩岸企業講授的「問題分析與解決(PJ法)」課程,提到思考問題分析、原因分析與對策思考的完整性時,我常用到MECE的概念。課後滿意度問卷中,學員對MECE的回饋都非常好,也很認同這個思考法有助於突破思考上的盲點。

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其實,當年我在台積電擔任內部講師時,公司就會運用MECE概念解決各種問題。

MECE分析法

MECE分析法,全名Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,意指「相互獨立,沒有遺漏」。換句話說,就是對於一個重大的議題,不重疊、不遺漏的分類,且能藉此有效掌握問題的核心,找到解決問題的方法。

MECE有兩條主要原則:

  1. 完整性:拆解工作、問題,思考對策的過程,要保證完整性。
  2. 獨立性:工作、原因、對策的細分,要互相獨立,不得有交叉重疊。

每次在上課的時候,我都會舉一個簡單的例子來說明MECE:今天上課的學員總共35位,請問這35位學員,可以怎麼分類呢?這個時候,很多學員會快速舉手回答,可以用性別、學歷、職位、部門、薪水,大家很厲害,這些變項確實可以用來分類。

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接著,我會從中舉出一個類別來說明。例如:用性別做練習,請問在座學員,是男生的請舉手,是女生的請舉手,有沒有人沒有舉手呢?或是,有沒有人早上是男生,下午是女生呢?如果當下都沒有人舉手, 從性別的分類上,我們就可以了解:沒有人重複舉手,代表有做到MECE的獨立性;沒有人沒舉手,代表符合MECE的完整性。

這個簡單的說明,可以讓大家快速了解資料分類在MECE分析上的應用。如果資料有所遺漏,在做任何分析跟決策的時候,就會有盲點。因為資料之間有交互作用,分析跟決策就可能徒勞無功。

接著,我會講兩個小故事,讓大家運用MECE的概念,突破思考的盲點。

對策思考的盲點:合約堆積如山,怎麼辦?

林小姐在一家電商上班,工作內容是跟供應商簽合約。這家電商的產品非常多,也有很多的供應商想來上架賣產品,因此,林小姐遇到一個問題:合約數量太多。

太多供應商想來簽約,合約堆積如山,讓他消化不良,常常加班。他苦思半天,想出來的對策是:降低產品合約的數量。這個想法,乍看之下沒什麼盲點。

我問他:如果合約還是那麼多,數量降不下來,你的思考對策會是什麼?

他說,那就要想方法「提升人員審核合約的效率」,也許可以讓合約審核的作業時間,再縮短30%。或者,當合約量居高不下,也可以想辦法砍掉一些合約,試著分析:有些產品,是不是沒有賣點?簽下了這個產品,對公司來說有沒有意義?

以上思考對策,就是運用MECE分析。我們將分類的類別,分成「合約數量的增加」和「合約數量的減少」,透過這兩個類別,各自思考對策。這兩個類別,具備獨立性、完整性,對策的思考因此能具備整體性,不會有盲點出現。

問題思考的盲點:如何縮短顧客等候時間?

第二個案例發生在一家餐廳,由於餐點非常好吃,而餐廳人力無法增加,前來用餐的顧客,常常要等上一段時間。

這陣子,餐廳營收大幅成長,內部同仁開始討論,希望想出一些對策,縮短顧客的等待時間。討論過後,他們一致認為是人力不夠的問題,因此想跟老闆爭取人手。但真的只有「人力不夠」這個面向嗎?

在思考這個問題時,可以先從多個面向發想。例如:除了人力不夠,餐點製作的效率是否夠好?內外場人力有沒有充分運用?提供餐點品項是否太多?有沒有哪些品項,幾乎沒有顧客點餐?

從這幾個面向,結合MECE概念,就可以用「人、流程、餐點、管理制度」4個面向來思考這個案例,宏觀俯瞰整個狀況。

以上兩個案例,都是我在企業輔導或授課的時候,常常會看到的盲點。

最後也略提一下,大家常提到的二維矩陣分類「艾森豪矩陣」,也有運用到MECE概念。在艾森豪矩陣中,我們會依重要性、急迫性,將各種狀況拆解放進4個象限。它的好處是能夠一目瞭然,哪些工作落在哪些象限,哪些工作該盡快排進優先處理順位。而這個矩陣的清晰分類,同樣也做到了完整性、獨立性兩項原則。

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書籍簡介_思維的良率


思維的良率:台積電教我的高效工作法,像經營者一樣思考、解題

作者:彭建文

出版社:商業周刊

出版日期:2021/8/5

前台積電營運效率主管彭建文,以標竿學習一流企業的功力!立即購書

作者簡介

彭建文

曾任台積電營運效率部門主管、內部講師,持續改善活動內部顧問,曾獲台積電「卓越工程師獎」殊榮與內部講師「師鐸獎」肯定。現為品碩創新管理顧問執行長,《商業周刊》專欄作家、清華大學工業工程博士候選人,帶領一群台積電出身及志同道合的顧問講師群輔導協助企業,問題分析與解決關鍵人才培育、創新改善文化養成與組織變革,也是國際PJ 法(Problem & Judgement)創辦人。

主要授課與輔導項目有「問題分析與解決/決策」、「創新思維突破」、「敏捷專案管理」、「BPR 流程改善與創新」、「教練式領導」、「組織變革」、「持續改善」等。著有《高效工作者的問題分析與決策PJ 法》。

客戶包含台積電、海尼根、鴻海科技、聯發科、台達電、振鋒企業、僑力化工、信義房屋、慈濟醫院、Acer、SONY、大陸聯想集團、光寶、美光、寶成工業、康師傅、星巴克、巴斯夫、晶元光電、佳格食品、震旦行、富邦金控、岱稜科技、順德工業、國泰金控、勤業眾信、趨勢科技等,均獲得高滿意評價,兩岸授課與輔導超過150 家企業。

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另有針對職場人士開設「問題分析與解決」公開課程,請洽「品碩創新」

責任編輯:李頤欣

解決問題 分析 MECE 台積電 麥肯錫 思考法
彭建文專欄
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彭建文
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前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷,受兩岸超過300個企業請託:協助企業轉型、微型輔導。

目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長,整合台積電出身的講師群,以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。

20年輔導企業經歷集大成,融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心,獨家創辦PJ法,即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。品碩創新授課輔導項目:問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善,以及PJ法線上課。

→ FB粉絲團:PJ法創辦人彭建文-問題分析與決策
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