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職場 | 職場修練

擔心問出笨問題,寧可不開口…拒絕「事倍功半」的你請這樣做

擔心問出笨問題,寧可不開口…拒絕「事倍功半」的你請這樣做 (來源:Dreamstime)
撰文者:婉言
摘要

1.職場人可能會認為「沉默是安全牌」、怕問出笨問題、拿捏不到問的尺度,而不敢在被指派任務時進一步追問確認老闆的需求,導致後續做的成果不合老闆意。

2.避免「事倍功半」,除了要先確認老闆需求之外,可以善用5W1H結構化提問,進階功善用提問爭取資源。同時也可將草稿當成最小可行產品分階段給主管確認,因為規模小所以很快就能交出第一版、第二版讓主管給予建議,團隊間對於最後成品也能在回饋過程凝聚共識。

「小琳,你寫個企劃案爭取部門下半年預算吧!」
如果你是小琳,你的回答是
A:好的,主管
B:主管,請問這個資料的用途是什麼?形式是簡報還是文字論述?截止日期是什麼時候?有沒有其他額外的需求?

事實上,小琳擔心主管覺得自己很笨,選擇咽下滿腹困惑跟遲疑回覆道:「好的,主管!」接下來的劇情就是小琳整周悶頭找資料、寫企劃,熬了幾晚好不容易完成初稿給主管確認,最後不意外地獲得極差的反饋,像是文書格式錯誤、核心論述沒有寫到重點,這一切的遭遇讓小琳越做心越累,心想拼成這樣還是遭人嫌,還不如隨便做。

主管視角下的職員實力是以成果論英雄

小琳花費無數心力完成的成果,很明顯與主管期待產生落差,但若只是糾結在自己在過程中付出努力沒有被主管看見,感覺不被重視,大可不必。職場領薪的基本底限本來就是完成任務,比過程更重要,個人實力是奠基於成果。

既然職場是成果論英雄,所有行動自然要以「達成目標」為出發點,就好比文章開頭小琳的回應B「主管,請問這個資料的用途是什麼?形式是簡報還是文字論述?截止日期是什麼時候?有沒有其他額外的需求?」透過對話跟主管將需求一一釐清才是達成任務的最佳解。那又是哪些因素阻止小琳開口問呢,下面列舉開口問的三大障礙:

1.沉默才是職場的安全牌?

「沉默是金」是許多職場人面對局勢不明朗時的基本應對原則,但是「沉默牌」並不適用於被主管直接指名處理重要任務的情況。像小琳主責企劃案撰寫,第一時間的應諾,老闆視角就會覺得小琳好像特別有辦法,保持沉默也意謂沒有其他額外資源協助。悶聲答應下來,就是讓老闆期望膨脹,等到企劃搞砸則引發失望愈大。

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2.萬一問出笨問題怎麼辦?

另一個難以開口問的障礙就是「害怕自己問出笨問題」,陷入這個盲點的職場工作者,潛意識都有一個「想在權威人士面前保持完美」的不理性期望,這就好比你期待自己永遠不會說錯話做錯事難度極高。

對主管來說,下屬每一次提問就像是在核對彼此腦袋的任務藍圖,你問愈基本的問題反而能讓主管更快理解溝通不良的關鍵點在何處,提問就是一連串核對與對齊認知的起點,問答的累積就是俗稱的「職場溝通」,總之,忘掉你的完美情結吧,笨問題總比沒問題好。

3.拿捏不到提問的尺度

下屬不願意開口詢問,甚至求助主管,還有一個常見的心理障礙就是:「萬一主管覺得我很煩怎麼辦?」因為不知道該怎麼拿捏提問的尺度,鴕鳥心態乾脆一句不問一字不提。

畢竟文章開頭就說了,職場看重成果大於過程,主管因提問而對你不耐煩,與任務失敗的不悅何者殺傷力更強,一想便知!另外,再補充一個暗黑的職場現象,有些時候下屬成品不佳,往往會因為勤於溝通,主管反而會稱讚該員勤能補拙,這也是緣於心理學「單純曝光效應」,透過積極與主管接觸而獲得不錯的印象分數,才能在成果不佳時稍後回補一些印象分數。

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與其花時間小劇場,不如開口這樣問

5W1H之外,記得爭取資源

第一招:善用5W1H結構化提問,進階善用提問爭取資源

想要有效提升工作效率,系統化及結構化工作流程,往往效果極佳,提問自然也是如此。應用管理學常見的5W1H結構化問題,以小琳的任務,製作一份爭取部門預算的企劃案,就可以透過以下的問題向主管提問

  • Why(為什麼):這個企劃案的目的為何?
  • When(何時):企劃案最晚什麼時候交?
  • Where(哪裡):這個企劃的應用範圍只限於我們部門嗎?還是包含其他單位?
  • Who(給誰):這份企劃案會給誰、哪些單位看?
  • What(格式):有沒有先前文稿案例可以參考?
  • How(如何製作/撰寫):列舉大綱、蒐集研讀資料、轉譯內容、輸出成指定文件,這些基本的流程有沒有什麼需要注意的事項

一般來說,當你跟主管討論「如何準備資料」時,也能邊評估自己的工作量,如果準備時間跟可動用人力緊迫,不妨大方跟主管請求資源,像是加班費、外包或是誰能提供協助等,提問順勢請求支援是進階功夫,大家不妨留心應用。

第二招:運用「最小可行性產品mvp」或區塊化跟主管確認,截止期限超前部署

商業測試裡有個「最小可行產品(mvp)」的概念,就是用最少的資源(時間、成本)去打造一個最小規模的商品後,拿去市場試試水溫,再決定是要調整還是量產。職場上如果你將主管指定的資料,如企劃案、產品分析或是簡報等,當做最終商品,那我們可以有意識的先求有再求好,將草稿當成最小可行產品分階段給主管確認,因為規模小所以很快就能交出第一版、第二版讓主管給予建議,團隊間對於最後成品也能在回饋過程凝聚共識。

舉例來說,像小琳被指派的企劃案,他可以先列出大綱架構、預算增加的推估試算、結語等,分這些內容逐一跟主管討論確認,最後再組成一個完整的企劃案,如果過程中有背景資料、歷史數據等亦能請主管授權團隊負責人提供,即使解決資訊不足的困境,這就是以區塊化的最小成本溝通術。

最後再加碼,提早1-2天完成資料準備,例如主管跟你壓下周三出簡報,你不妨周一或二提前完成交給主管做為指導依據,這樣不是主管追著你要資料,反而是你追著他討論!

職場總是給準備好的人出頭,至於如何準備、怎麼準備,只有一個秘訣「不管三七二十一直接開口問」。記住,與其埋頭生簡報,不如開口勤報告!

*本文獲《Amigo阿米果的人生攻略@自學派對》授權轉載

責任編輯:易佳蓉

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我是婉言(Amigo阿米果),目前身份是「大型組織小小上班族/自學派對主持人」,同時不離職創業中。

「自學派對」這個品牌致力於分享下班後自學鈄槓、職場觀察及個人成長,透過文章/教練陪伴讀者透過閱讀自學打造專屬的斜槓人生。本專欄紀錄我周遭朋友的故事,更多是我一路自學解決職場/人際困難的不痛不爽成長歷程。

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