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有範例！讓電子郵件發揮最高溝通效率的方法：視覺化
1.用通訊軟體溝通時，速度是優先考量。雖然正在忙的時候無法立即回覆，但很多工作人都覺得「不回覆不行」。於是很難做到深入的思考整理，往往輕易便做出回覆了。
2.相形之下，電子郵件可以充份進行思考整理後再回覆。如果將下面【表格】的內容以電子郵件寄出，對方便能透過視覺化內容接收到一定程度的訊息。
不「即時回覆」反而提高效率
用通訊軟體溝通時，速度是優先考量。雖然正在忙的時候無法立即回覆，但心裡會擺脫不掉想回應的念頭。或說很多工作人都覺得「不回覆不行」。關於這點，我曾在研討會中做過調查，半數以上的學員都有「要即時回應或5分鐘內回應」的時間壓力。因此，用通訊軟體溝通很難做到深入的思考整理，往往輕易便做出回覆了。
相形之下，電子郵件可以充份進行思考整理後再回覆。如果將下面【表格】的內容以電子郵件寄出，對方便能透過視覺化內容接收到一定程度的訊息。
然而，很多商管書主張「立即回信是一流人才的共通點」或「延遲回信的人工作表現不佳」。真的是這樣嗎？電子郵件比電話好的優點在於對方能接收到「視覺化」的訊息。當你花點時間歸納出如【表格】的版面，對方用看的就能明白你「思考整理後的結果」。無論如何，電子郵件最大的優勢就是具有確保思考整理時間的自由。
對於不習慣精煉思考再工作的人，採用即時通訊處理工作術反而會帶來許多麻煩。「一流人才都會立即回信」的前提是這個人必須完全做到精煉思考才有可能，所以若非如此就不用執著於「即時回覆」了。
編按：郵件內容從主旨開展，分別根據會議討論的What、Why依序整理會議摘要，並在How說明需要請對方協助的內容。
書籍簡介
0秒說明！遠距工作！立即見效的「紙一張」簡報術： Work From Home的「無聲達標」簡報聖經
作者：淺田卓（浅田すぐる）
譯者：婁愛蓮
出版社：幸福文化
出版日期：2021/06/30
作者簡介
淺田卓 Suguru Asada
紙一張WORKS株式會社（1 Sheet Frame Works）董事長。商管作家、社會教育家。
愛知縣名古屋市人。畢業於旭丘高中、立命館大學。在學期經曾留學加拿大英屬哥倫比亞大學（UBC）。任職於豐田汽車（TOYOTA）的海外業務部門期間，學會如何實踐豐田式的「紙一張」工作術。外派美國第六年接下全球企業網站的管理業務，並成功改善公司的網頁介面，榮獲日本整個業界的企業網站排行榜第一名。其後轉任日本最大商業學校GLOBIS，並於2012年創業。
目前專職職訓教練，以及擔任企業顧問、培訓講師等多項活動。主要講題為「豐田式紙一張商務溝通改善法」，累計聽講者超過一萬名。
除了日本的大中小企業，2017年也獲邀至海外（中國廣州）授課。另於2018年受邀至Panasonic為管理高層進行培訓。
另外，開班教授為期一年的獨創教育課程「紙一張工坊」，以及開辦季度制的影像學習社群「ICHI-Laboratory」。參加學員不僅限於日本全國，亦有海外學員踴躍報名。該公司發行的電子報，七年下來累計超過一萬六千名讀者。
2015年以《在TOYOTA學到的只要「紙一張」的整理技術》一書，成為暢銷作家。除了名列商業書年度銷售第4名，亦翻譯成5國語言，長銷至今。其後陸續出版六版著作，累計銷量超過41萬本。
其他的台灣出版著作有《在TOYOTA學到的只要「紙1張」的超實踐整理技術》、《20個字的精準文案》、《一聽就懂的說明術》、《成功語錄超實踐!松下幸之助的職場心法》
■官方網頁：asadasuguru.com/
■訂閱官方電子報：asadasuguru.com/mail-magazine/
譯者簡介
婁愛蓮
專業譯者，喜歡優游文字、喜歡學習語言、喜歡涉獵新知，所以始終熱愛翻譯這個工作。日文譯作有《會計之神教我的金錢守則》、《越睡越瘦的睡眠聖經》、《我瘦了43公斤，7日減醣瘦身菜單》（以上為幸福文化出版）等。
責任編輯：易佳蓉
蒐羅與財經、職場、生活相關書籍內容介紹及書摘，協助讀者快速閱讀書籍精彩內容。
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