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職場 | 職場修練

致電主管、回信客戶⋯「小工作」寫進待辦清單,會讓工時變長!為什麼?

(來源:Dreamstime)
撰文者:戴蒙.札哈里斯
非讀BOOK 2021.06.23
摘要

1.寄電子郵件、安排會議、向老闆更新專案進展⋯這些都是10分鐘以內可以完成的「微型任務」。

2.直接將微型任務寫進待辦清單,會讓清單變得雜亂無章、難以掌控,因此拖慢工作效率。

3.製作每日待辦清單時,可以將微型任務放入「批次處理清單」,每天空出30至45分鐘,一次性處理它們。

待辦清單最常見的問題之一是,它們太長了。那些一開始只有列出幾項任務的清單,總是會不斷增加,到最後變成包含幾十項任務的清單。難怪許多人都無法完成他們的待辦清單。因為要完成包含幾十項任務的清單,幾乎是不可能做到的事!

我強烈建議你,把你的每日待辦清單中的事項數量限制7項。這個數量讓你可以掌控你的清單。假設沒有一項任務需要花幾個小時來完成,那麼你可能在一天結束前就可以完成整個清單。

把你的每日待辦清單限制在7個事項。你可能會好奇,依照這個速度,你如何完成總待辦清單上的上百項任務,況且這些任務每天都會增加。

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我的「限制在7項」的建議,是指需要至少15分鐘才能完成的任務。這些事項都是不屬於你的每日待辦清單的「微型任務」。為什麼?因為它們可能會使清單增加到擁有幾十個事項。

因此我建議可以使用一個「批次處理清單」。我們稍後會在「如何維持一個有效運作的待辦清單系統」一章中,更詳細的討論這個作法。現在,你需要了解的是,像是「分類你的郵件」這種微型任務,不應該歸類在你每日待辦清單的7項任務當中。

把「微型任務」列在批次處理清單

批次處理清單的目的是,把所有微型任務整理在一起。微型任務是10分鐘以內可以完成的事項。這種作法是為了將它們整批放在一起,然後在一段工作時間內處理它們。

微型任務不歸屬於你的每日待辦清單。你應該把時間留給,需要更多時間才能完成的高價值任務(至少15分鐘)。微型任務也不應該放在你的總清單裡。它們只會讓你的總清單變得雜亂無章。你應該把它們放在單獨的批次處理清單中。當你有多餘的時間時,可以挑選一些來進行。當你完成之後,再將這些事項從你的清單中劃掉。

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下面舉例的是屬於批次處理清單的微型任務:鋪床、啟動洗衣機以清洗衣物、寄電子郵件給客戶、記錄昨天的銷售資料、清空洗碗機、安排與同事的會議、預訂晚餐、檢查語音信箱、倒垃圾、向老闆更新進行中的專案進展、回覆一通電話、整理你的工作區域、在網路上支付帳單、更新軟體。

前面列出的每項任務,都可以在幾分鐘之內完成。問題是,當你整天零零散散處理它們時,它們可能會變成讓你分心的事。它們會打斷你的工作流程、破壞你的動力,以及扼殺你的創造力。它們會誘使你同時從事多件事,這會帶來工作轉換成本。轉換成本會對你的表現產生負面影響,因而導致你的工作效率急劇下降。

解決這個問題的方法很簡單:把這些微型任務放在一起,空出30至45分鐘來處理它們。這麼做能夠讓你一個接一個,專心的處理這些事項,而且不會分散你對重要工作的注意力。因為你會單獨留下一段工作時間來解決這些問題。

如果可以的話,盡量把情境相關的任務放在一起處理。例如,如果你需要回覆幾封電子郵件,請將回覆每一封電子郵件視為單獨的待辦事項,然後在單獨的批次處理時間,一次整批處理所有需要回覆的電子郵件。同樣的,如果你需要在家裡做幾項家務,那麼把它們放在一起,然後同時解決這些事。

處理相關的待辦事項,可以最小化轉換成本。如此一來,你可以在更短的時間內完成更多工作,並減少整個過程中所犯的錯。

書籍簡介_一流工作者都在用的待辦清單:省時、減壓、事情做得完的神奇高效公式

作者: 戴蒙.札哈里斯
譯者: 劉奕吟
出版社:樂金文化
出版日期:2019/08/28

作者簡介

戴蒙.札哈里斯(Damon Zahariades)

  時間管理策略顧問 / Art of Productivity網站統籌

  他在創業前,曾在幾間公司走跳,察覺到大家總是被不必要的會議、充滿干擾的工作環境,以及上班無意義的閒聊等因素,拖累了工作效率,無法做好時間管理。現在,他成立了自己的公司,透過網站和書籍來傳遞簡單實用的時間管理策略,幫助大家安排好自己的時間,並藉此提高生產力。

  戴蒙住在南加州,家中成員有給予他支持的美麗妻子,以及他們養的活潑的狗。


責任編輯:李頤欣

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