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職場 | 職場修練

會議提案沒人附和,可能是坐錯位置?「會議座位」該怎麼選?一篇看懂

《魅力領導學:CEO魅力教練解析領導者的35個形象策略題》/商業周刊出版
撰文者:陳麗卿
好形象卿鬆學 2021.06.04
摘要

1.面對面坐是「對峙位」,這種坐法意味著直接面對面,清楚明白、沒有模糊空間。適合在談合約、釐清事情脈絡等理性對談時採用。

2.雙方坐在同桌角的各一側則是「親切位」,想對來訪者表達友好的親切感,或是想安撫對方時就很適合。

3.雙方併肩坐於桌子較長的一側是「輔佐位」。輔佐位是為了輔助、解說、支援,一般會坐輔佐位的人,關係通常不出伴侶、好友、家人或合作密切的商業夥伴。

4.「疏離位」是長桌上兩側斜對角的位子,當不想靠近對方或不想打擾時就適合這種座位。

開會時氣氛很僵,如何引導團隊氣氛以達成目的?

你有沒有這種經驗:在會議中,你想主導一個提案,內心十分篤定這是對公司最好的決策。然而當你提出來時,平常支持你的人不知為何無法發揮支援的功能,讓你需要單槍匹馬抵擋其他人的反對意見,覺得孤掌難鳴、無力回天?

你或許會很意外:只要「換個位子」就可能扭轉局勢,進而影響會議的走向。因為會議座位就如風水,能夠以「形」造「勢」——只要稍微調整座位的形,勢就自然形成了!以下,就讓我們逐步進行解析。

認識基本會議座位

首先,讓我們先一起認識基本的會議座位。以會議中常見的長型會議桌來說,有4種坐法影響力特別大:

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對峙位

意指雙方面對面相對而坐的座位。這種坐法意味著直接面對面,清楚明白、沒有模糊空間。例如要談合約、談規範、釐清一件事情的脈絡、將細節梳理清楚等「理智型」的會談;或是當領導者想讓下屬知道事態嚴重、想讓廠商知道今天的會議內容非常正式且嚴肅時,都可以採取這樣的坐法。

此外,由於面對面時,能讓彼此的表情、肢體動作等所有非語言訊息都一覽無遺,所以對峙位也有著將雙方之間既有的感受「極大化」的效果。例如當雙方屬於敵對關係,採對峙位會顯得劍拔弩張;但若是雙方感情甚篤時,對峙位則能大幅增進彼此互相支持的氣氛。

親切位

雙方坐在同桌角的各一側。例如你想對來訪者表達友好的親切感,或是想安撫對方、想讓情勢不要有抗衡感/嚴肅感時,很適合採取這種坐法,因為它不至於太親暱,能讓對方保有個人的空間,但又不像對峙位那麼壁壘分明。

輔佐位

雙方併肩坐於桌子較長的一側。顧名思義,輔佐位是為了輔助、解說、支援,因此你會發現,一般會坐輔佐位的人,關係通常不出伴侶、好友、家人或合作密切的商業夥伴。這也意味著:在會議上,只要看老闆旁邊坐的是誰,你就能推敲出:誰的意見很重要!

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疏離位

長桌上兩側斜對角的位子,當你因為任何理由不想靠近對方,包括對其有戒心,或者是不想打擾(或被打擾)時,就會以此種方式入座。然而需要注意的是,若對方心中剛好正在懷疑你是否不喜歡他、不信任他,而你又恰巧坐了疏離位,這一坐,無非就證明了:你真的不喜歡他、不信任他!如果你並沒有這樣的意圖,還是坐近一點吧。

這幾種坐位,各有適用的情境與好處。而在長期到各行各業進行教育訓練的經驗中,我也發現:工程背景的人入座時,通常會直覺地採取對峙位,而銷售背景的人則偏好親切位;至於輔佐位,則是社工背景的人最喜歡的坐法。

(來源:《魅力領導學》)

領導者Notes:善用疏離位

日本大企業中,有個不成文的潛規則:同公司一行三人一起出差,其飛機座位通常不會劃在同一橫排,而是打散坐在前後排,這就是善用「疏離位」所營造出的「我不打擾你,你也不打擾我」的氣氛。

我認為這個作法值得借鏡,並且不只是飛機,而可以套用至高鐵、火車等座位上!因為觀察國內企業,大家出差時會傾向於把座位劃在同一排,無形中就創造出了「輔佐位」。

然而,在旅途中若想進行一些私領域的事情,例如閱讀、寫筆記、小睡等,如果座位緊鄰同事,難免會有所顧慮,而無法全然放鬆。因此,建議領導者們,除非有事情要談,否則在旅途中不妨善用「疏離位」策略,為自己(也為對方)保留適度的空間。

預期會被反對時,不對坐、打散坐、排暗樁

現在,你心中已經有了這幾種坐法的基本概念,不妨進一步思考一下:當你需要說服團隊時,該怎麼坐?而若今天提出的議題會有幾個潛在反對者,你如何透過座位安排來引導會議氣氛,把可能的反抗力道降到最低?(先想一下,想好後再往下看)

答案是:

  1. 不對坐:千萬別用「對峙位」把反對者安排在你的對面。
  2. 打散坐:團結力量大,打散力量小。針對可能的反對者,你需要把他們打散。
  3. 排暗樁:把自己的支持者,安排在正對面最顯眼處!

例如以下這張圖中,3位反對者全都坐在你的對面,形成了兩邊壁壘分明的形勢,於是交談變成了交戰,你射我一箭、我還你一槍,對方質疑的表情、封閉的肢體動作都被你一覽無遺,他提出的觀點聽在你耳裡都像是在挑釁,而你的解釋也被對方理解為藉口或是強辯。

(來源:《魅力領導學》)

這時不妨換換位子,打破反對者們團結的形勢,讓其中兩位坐到你左右兩側的「輔佐位」。這個位子有著支援、支持的傾向,會讓對方即使想反對,卻不自覺地變得緩和或「反不起來」。

接著,再將團體中最可能的支持者(也就是暗樁)安排在你的正對面最顯眼的位置。這麼做不只能讓你在傳達訊息時,因為能看見他的正面表情所以更有信心,更能透過他的肯定反應讓其他中立者考慮積極表態,也有機會鬆動反對者的立場,軟化其抗拒之心。

(來源:《魅力領導學》)

在理解座位安排背後的哲學之後,你可以將這個概念立即應用在日常會議情境中,並體驗以不同方式入座時,會造成什麼樣的感受與氛圍。幾次之後,座位安排的基礎概念就會漸漸刻進骨子裡,化為直覺式的反射動作;如此當時機來臨,你連想都不用想,就能立即「以形造勢」,做出最合宜的座位安排了。

會議座位千萬不可隨便坐

我曾到大陸一家知名企業開會,當秘書帶領我進入會議室時,我向他詢問該坐哪裡,得到的回答是:「隨便坐就可以了。」我接著問,「項總都坐哪個位子?」這位秘書回答:「我們項總也都隨便坐。」

我想,身為這家大企業的領導,絕對不可能真的「隨便坐」,只是項總並未明言,而秘書也沒觀察到此細節罷了。

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書籍簡介

魅力領導學:CEO魅力教練解析領導者的35個形象策略題

作者: 陳麗卿

出版社:商業周刊

出版日期:2021/05/27

作者簡介

陳麗卿

  CEO魅力領導教練,「Perfect Image 陳麗卿形象管理學院」創辦人,眾多企業CEO倚重的形象管理顧問,協助上萬名人士形塑個人魅力,媒體讚譽為「企業家的造型師」。美國亞歷桑納大學織品服裝碩士,曾任美國服裝設計師,自創Zoe Rao品牌。著有《穿對,更成功》《女人,妳的名字叫美麗》《男人,展現你的成功有型》《衣櫥減法》《衣櫥加法》《成功禮儀:你的品牌符號學》等形象管理著作二十餘冊。

  ‧商周.COM【好形象卿鬆學】名家專欄主筆
  ‧外交部服裝禮儀特約講師
  ‧擔任百大企業形象管理訓練師暨顧問:臺灣高鐵、LEXUS、花旗銀行、國泰世華銀行、資誠會計、台積電、宏達電子、中國美的集團等
  ‧媒體形象單元固定來賓:中國廣播公司、教育廣播電台、中央人民廣播電台等
  ‧報章雜誌形象專欄主筆:聯合報、Marie Claire、GQ等

責任編輯:易佳蓉

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陳麗卿
CEO魅力領導教練 陳麗卿

「假如你的實力有100分,其中『被看見』的有幾分?」

陳麗卿是【Perfect Image陳麗卿形象管理學院】創辦人,商周CEO學院【魅力領導學】課程教練,創造一系列科學化、系統化的形象教學體系,知名課程【衣Q寶典】幫助上萬名職場工作者打造成功形象,進而展現實力、贏得先機。

至今已引領團隊協助上千家企業整合員工形象,如台灣高鐵、LEXUS凌志、國泰世華銀行、宏達電子、中國美的集團等, 2004年獲中國婦聯頒發【中國百名傑出女企業家】。

著有《成功禮儀》、《女人,妳的名字叫美麗》、《男人,展現你的成功有型》、《穿對更成功》、《衣櫥減法》、《衣櫥加法》、《魅力領導學》等20餘本形象管理專業書籍,是亞洲形象管理界著作最豐的作家。

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魅力領導學:CEO魅力教練解析領導者的35個形象策略題

作者:陳麗卿

出版社:商業周刊

出版日期:2021/05/27

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