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職場 | 職場修練

好好說話》「您辛苦了」最好別對主管說?職場寒暄NG用詞,一篇看懂

(來源:Dreamstime)
撰文者:李頤欣 整理
好好說話 2021.05.28
摘要

1.「辛苦了」、「請坐」、「我很欣賞您」這類字句,聽上去雖有表達尊敬、關懷的意味,但都是上對下的說法。

2.一樣米養百樣人,任何一句話,只要被錯誤解讀,自然會有不同見解。若不想冒犯人,就要在溝通上多加注意。

疫情爆發後,Amy公司緊急宣布遠距辦公,同時針對業務進行各項部署。遠距推動專案、調動人力,都不是輕鬆工作,幾乎凡事仰賴數位工具。資訊部同仁,也因此更加忙碌。

某天深夜,Amy沒事滑開手機,赫然發現新開通的電商平台壞了,商品標價全錯。這可是大事,要是消費者一傳十、十傳百地湧進網站,給標錯價的商品下單,公司肯定失血嚴重。

她緊急聯繫了資訊部同事Tom,一邊道歉打擾對方休息,一邊請求他盡快協助搶救。Tom也很給力,趕在事態惡化前快手快腳解決了問題。

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隔天一早,Amy剛好在線上會議裡遇到Tom,她趁著開會前空檔,想來點暖心問候:「很感謝昨晚即時幫忙,您辛苦了!」

沒想到,同會議的資訊部主管聽到了這席話後,卻傳來一則訊息:「Amy,『辛苦了』是上對下的鼓勵,你的文字不太妥當,建議以後減少使用。」

NG問候語

我們常會聽到有人對剛結束重要報告、艱難任務的同事或主管說:「您辛苦了!」其實這是不大恰當的說法。

「辛苦了」帶有慰勞、勉勵他人努力的意思,而「慰勞」本身帶有「感謝與自己同等,或是地位更低者的付出」之意,是一種上對下的說法。因此,雖然敬稱對方為「您」看似有禮,但若碰上像Tom的主管這種比較嚴謹的管理者,可能就不免像Amy一樣「被教育」。

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除了「辛苦了」之外,「請坐」、「我很欣賞您」這類字句,聽上去雖有表達尊敬、關懷的意味,但也都是上對下的說法,不適合後輩對長輩說。

你可以這樣說

一樣米養百樣人,任何一句話,只要被錯誤解讀,自然會有不同見解。若想在文字和口語溝通上多加注意,以下幾個問候情境,可以多加留心:

1.正確寒暄語

「辛苦了」這個詞,其實很難找到同等字詞替代,「感謝」應為最近似用法。舉例來說,「在您百忙之中打擾,辛苦了」可以改成「承蒙您百忙中撥出寶貴時間,非常感謝」。

此外,前文提到的「請坐」只要加上敬稱,改為「您請坐」會更為有禮,而「很欣賞您」也可以改為「很敬佩您」。

2.拿捏適當距離感

寒暄問候時,除了上對下用語,拿捏距離感也很重要。「不深不淺」、「不遠不近」是基本策略。

不論是在辦公室裡巧遇同事,或是前文提到的線上會議空檔,都可以選擇天氣、時事或新聞等非私人話題切入,其中天氣是最安全的閒談話題:「今天天氣很好,真棒呢!」「下午好像會下雨,要記得帶傘出門喔!」「真是熱到讓人受不了!」

3.不要「隨口打招呼」

「楊經理,早安!上次真的很謝謝你的幫忙。」

問候的職場必備常識,但絕非只是隨口打招呼,就算是在線上碰面,也要注意以下幾點:主動打招呼、加上對方稱謂、加上一句簡短閒聊。這句閒聊的話,若是彼此曾談過的話題,更能在對方心中留下正面印象。

*本文經整理參考自職場憲上學、《一流人士都不會犯的禁忌》(財經傳訊)、《第一句話說對 90%目的就達成》(三采)

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