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職場 | 職場修練

有範例》線上提案該注意的事,和實體會議完全不同!廣告比稿大師親授

(來源:Dreamstime)
撰文者:蘇宇庭
商周頭條 2021.05.21
摘要

1.線上會議時,聽眾注意力易渙散,討論更沒效率。實體會議的提案技巧,過度鋪陳、冗長的簡報,都不適用。

2.廣告界提案大師黃志靖認為,線上提案要著重3個要點:聽眾專注力、資訊表達力、思想交換。

3.黃志靖將線上提案準備過程分為「提案前」、「提案後」2個階段,據此提出5個建議。

遠距工作才幾天,你已經被繁瑣的線上會議搞得筋疲力竭嗎?不同於現場提案,線上提案少了「人與人的連結」與溫度,說服力大打折扣,該如何增加線上提案的魅力?

曾經用精巧的提案策略,在「10分鐘內讓Uniqlo創辦人柳井正買單」的提案大師、本土最大傳播廣告集團創集團創辦人黃志靖,提出讓你線上提案也能「一擊就中」的提案守則。

「千萬記得,線上會議的『時間效能』,比實體會議更脆弱!」黃志靖提醒,線上會議時,聽眾忍受力更低,注意力渙散無法專注,討論更沒效率,此時過多的提案表演技巧,過度鋪陳、冗長的簡報,都容易讓聽眾不耐。

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黃志靖認為,線上提案時,請先拋掉你過去在其他提案課所學的那些說故事、談策略、台風表演的技巧,線上提案請先做到:

1. 抓住聽眾專注力
2. 完整傳達資訊的表達力
3. 快速、銳利、敏捷的「思想交換」

只要能完美做到上述幾點,就已經足以讓你的線上提案有魅力,讓對方有期待感,迫不及待想完成一件事,而不是感覺被迫接受一件「苦差事」。

那麼,要如何達到以上幾點?黃志靖也提供幾個小撇步:

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【線上提案前】

1. 軟硬體萬全準備,幫助人到「現場」

建議提案者一定要開會前15分鐘就上線準備!很多人可能對Zoom、Teams等線上會議工具不熟悉,提案者或主持人要提早上線,協助陸續上線的人確認設備、網路、鏡頭、燈光等問題。

「以前提案是『人到就好』,線上提案你要『幫助人到』。」黃志靖提醒,如果沒有提早準備,通常「時間控制會比你想像得恐怖」,會很晚開始(或慌張開始),然後很晚結束,眾人情緒不耐,無法留下好的餘韻。

2. 從「離開PPT」到「回到PPT」

線上提案對提案者最大的衝擊,就是失去掌握節奏的能力。你可能會因為訊號時間差、感受到不到現場氣氛、看不到與會者反應,以至於越講越快,或者越講越沒信心。

以前,黃志靖總是建議提案者務必「離開PPT,進入PoV(Point of View, 觀點推動)」,提案時不要依靠書面資料。

但現在,他反而建議提案者,因為線上提案的氣氛與節奏掌握不易,此時要預備比平常更多的書面資料,預先提供給與會者,去輔佐你的提案。

【線上提案中】

1. 將時間空檔拆分得更細

以往現場提案,我們可能是要講完一大串、好幾頁內容後,才進入一個小喘息、互動的時間。但線上提案,務必把「時間空檔」拆分得更細緻。

建議提案者每描繪完一個小概念或議題後,就要停下來,關注大家有沒有跟上,以前現場提案可能8分鐘停一次、有個轉場,現在可能是3分鐘就要有個小空檔,藉由提問、互動,把雙向確認的頻率拉高。

2. 販賣idea前,請先成為「分類者」

線上討論時眾人的表達意願,有時會比面對面更踴躍,大家你一言我一語,但也容易淪為沒效率。

這時候,提案者千萬不能在一片混亂中,急著販賣idea!你扮演的重要角色,是一個好的分類者。

線上討論時,因為缺少了面對面的張力,有時更容易進入個人主義的思考,加上大家所處的「現場氣氛」不一致——可能有人面對著紅酒杯,有人是嗷嗷待哺的小孩……明知不可為、或已知的資源限制,還是要提出來,讓討論變得發散,此時分類者的收斂、聚焦工作就很重要。

最基本的分類,就是幫大家把意見分為「正面」、「反面」、「其他」,而且要快速、敏捷地陳述清楚(不要換你落落長發表意見),幫大家收斂、歸納後,一步一步縮小討論戰線,重新帶領團隊進入聚焦、有品質的討論。

把這一輪戰場清理好之後,才是你進一步販賣提案/idea的開始。

3. 善用「逆問」技巧

提案前,要先預知大家最容易打架、衝突的觀點是什麼?可能會進入的戰場是什麼?當你的提案走到那個地方,或者討論碰到亂流時,就要趕緊用「逆問法」來幫大家聚焦。

例如:「一份麥當勞兒童餐真的只值109元嗎?」(提出你背後看到的隱含價值)「超商咖啡的競爭者只是星巴克嗎?」(也許是每日定時定額基金,或60塊手機貼圖)

如果你不敢反提問、挑戰你的客戶,很多時候就只能淪為平庸的提案者。提出逆問不只是為了販賣idea,很多時候是為了讓客戶、聽眾能夠更聚焦在你設定的戰場範圍。加強聚焦,就能形成知的動能(desire to know),也才有利觀點推進。

你還有哪些增加線上提案魅力的小訣竅嗎?歡迎來訊分享。

相關資料
  • 如何善用逆問,找出有品質的好問題來挑戰客戶的提案技巧,詳見商周「線上好好學」線上課程《提案攻心術》,用10堂課、100分鐘高效學習神提案大師的心法
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責任編輯:李頤欣

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