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職場 | 職場修練

不懂回報進度,工作能力再強也沒用!怎麼做?3招搞定

不懂回報進度,工作能力再強也沒用!怎麼做?3招搞定
(來源:Dreamstime)
撰文者:張麗俊
獨立觀點 2021.03.12
摘要

1.不會回報,主管就不知道你的工作能力如何。

2.回報的核心邏輯為進度條回報方式,說明目前進度、遇到什麼問題。回報之前,最好在心中列個大綱,心裡明確要講的幾點,這樣回報時你才能做到重點明確、繁簡適度。

3.回報時要帶著建議,切忌報喜不報憂。

「我工作也很勤奮,為什麼我成為了令主管頭疼的員工?」「我的業績和他的差不多,為什麼晉升的人是他而不是我?」「為什麼我做了這麼多,主管還是看不見我的努力?」……上述問題的答案很簡單:你不善於向主管回報工作。

不會回報,主管就不知道你的能力邊界。

通常那些不會回報的員工分為三類:一是工作完成的效果不佳,怕主管知道他的表現;二是認為回報只不過是一種形式,沒有回報的必要;三是他們的工作做得不錯,但他們確實不善於回報工作或者害怕和主管溝通。

但一個好的回報至關重要,正如《哈佛學不到的經營策略》的作者馬克·麥考梅克說的那樣:「誰經常向我回報,誰就在努力工作——相反,誰經常不回報工作,誰就沒有努力工作。這也許不公正,但是你的老闆又能根據什麼別的情況來判斷你是否在努力工作呢?」

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儘管該判斷方式較為武斷,但說明了一點:除了把工作做得出色之外,也要學會做高品質的回報。

一般來說,公司都會有週會和月會,會議就是回報的時機。即便是公司沒有會議制度,你也應該及時主動找自己的老闆進行回報。回報工作除了能展示你的工作業績外,也是加強與主管溝通的一條重要途徑。回報也是員工的基本能力,員工有責任做出一個合理的判斷,並且最終決定是否將這一資訊回饋給自己的主管。

假如沒有回報,上下級因為資訊斷裂,往往會產生誤解。如果主管交給你一個專案,你沒有及時回饋,主管會認為你工作能力不行,主管以後再也不敢把重要的工作交給你。最顯而易見的結果就是你不會回報,主管不知道你具體做了什麼事、你的能力究竟有多強。

主動向主管回報工作,還能體現你盡職盡責、認真工作的態度,給主管留下很好的印象。當你及時找主管溝通,主管也可以根據你的工作進展,從而抓住工作的重點和問題所在,並及時做出相應的調整。因此,如何回報就顯得尤為關鍵。很多人之所以回報時,找不到重點,甚至不知道該講些什麼。是因為回報得沒有層次,缺乏邏輯,沒有運用好結構化思維。

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想清楚了,才能表達清楚

回報的核心邏輯為進度條回報方式,例如點外送,我們會時刻看看外送員還有多久送達。做工作時更應該如此,我們應該讓上級知道你在做什麼,做到了何種程度,是怎麼做的,目前遇到了哪些問題,並且需要怎樣的協助。再小的團隊也會有3、5個人,因此主管工作也會比較繁忙,他沒時間聽你事無鉅細地回報,所以在回報時一定要化繁為簡。在回報時,如果是很小的事情,就直接告訴老闆結果。你將事情完成後,再進行回報。

比如,你負責檔案草稿,就沒必要告訴老闆:檔案已經寫好了,沒有印出來是因為沒有影印紙了,之所以沒影印紙是因為採購部還沒有買回來……你只要告訴他結果:列印的檔案還需多久送到他桌上,並且想辦法列印好檔案,直接交給他。

在比較大的工作,或者週期比較長的項目上,我們應該按照專案進度的節點進行回報。這一週是否完成了目標進度,如果完成了目標,那麼是做了哪些動作。如果沒有完成,原因是什麼。在接下來,有沒有調整方向的計畫,是否需要他人給予你協助。

尤其是當工作沒完成,你應該先呈現工作結果,再說明沒完成的理由。並且要用資料證明你的觀點,千萬不可以主觀找理由,然後說工作沒完成,這樣主管會認為你在為自己辯護、推卸責任。同樣是工作沒完成,先說結果與後說結果,給主管的印象會截然不同。

說完結果後,主管可能想聽你說說工作過程,這時一定要挑重點,切勿不分主次,一股腦倒出來。回報之前,最好在心中列個大綱,心裡明確要講的幾點,這樣回報時你才能做到重點明確、繁簡適度。

所以總結一下,其實就是要結構化進行回報,只有你想得很清楚了,你才能清晰的表達出來。否則你在回報時講了半天,別人也不知道你在說什麼,而且聽得昏昏欲睡。

回報時要帶著建議,切忌報喜不報憂

我們之所以回報,一方面是讓老闆知道工作的進展;另一方面是工作出現了困難,希望老闆為你提供一些幫助。老闆不會只有一個下屬,他的工作一定是比你多的。所以在回報時,我們也應該站在老闆的立場上去思考問題。

回報問題時,真正聰明的員工永遠是帶著建議去的。千萬不能是你告訴你的老闆:「現在的情況大致如此,老闆你看著辦。」這句話的潛台詞就是在告訴老闆,老闆我不會做這件事,我也不願做這件事,更不可能為做到這件事找方法。如果是這樣,你把你的責任丟給了自己的老闆,讓猴子跳回到了主管的背上,你的工作成為了老闆的工作。實際上是你工作失職的表現,也沒有證明自己。

在回報的時候,你應該透過大量的資料來找到問題背後的本質,並且得出結論、形成決策意見,然後拿給老闆看,供主管選。或者你自己實在解決不了,你也可以向自己的主管說明自己的思考,沒有哪位主管會欣賞不主動思考的員工。如果你只是將問題拋給你的老闆,那麼也無法體現出你的價值,你給不了主管想要的,也很難得到你想要的回報。

所以在提出問題的時候,要嘗試給出解決方案,最起碼要呈現思考的過程,這樣的回報這才是優質的回報。但還要切記,千萬不能只報喜不報憂。很多人害怕被主管苛責,總是向主管展示好成績,隱瞞了問題和錯誤。這麼做會影響主管對客觀現實的瞭解和判斷, 甚至延誤決策時機,可能會讓小問題變成大錯誤。而一旦招致這樣的壞結果,你得承擔大部分責任。

綜合以上,學會回報是每一個職場人必不可少的技能,而這也正是職場上升的秘訣之一。

*本文獲微信公眾號「張麗俊(ID:zhanglijunCherry)」授權轉載,原文:不會匯報,工作能力再強也沒用

責任編輯:易佳蓉

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