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職場 | 職場修練

對主管回報工作,從挨罵變成被稱讚…關鍵差在「說話的順序」

(來源:Dreamstime)
撰文者:老秘書
網民肥皂箱 2021.02.08
摘要

1.給主管留得好印象,有三點:邊聽邊筆記、回報先說結論、不要不懂裝懂。

2.做筆記一方面是為了有效記住談話內容,另外,這個行為還能向對方表示「我確實很認真在聽你說話」。

3.發言時,用「開頭先說結論」的展開方式,不僅能改善拖泥帶水的說話方式,也會讓對方更想聽你說話。

4.坦白「我不懂」是學得新知識的大好機會。

職場中,我們都希望出人頭地,有更多施展才華的機會。這時候,就需要讓領導(編按:此為原文用法,以下改為主管)注意到你的努力和能力。

不過,很多人並不知道怎麼跟主管相處,甚至有些人會因為害怕見主管,或者見到主管就結結巴巴不知所云,失去很多機會。那麼,到底該怎麼跟主管相處呢?今天,我們就來好好學習一下,跟主管的相處之道。

1.邊聽邊做筆記

好的工作態度,足以讓你在主管和同事中更受歡迎、更受認可,從而得到他們更多的指點。這裡,首先要教給大家一個簡單實用,又能表現自己工作態度很好的方法——邊聽邊做筆記。

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無論是日常討論,還是多人會議,我們經常會因為短時間內接收資訊太多,而忘記、遺漏對方說過的內容。然而,忘記主管對你提出的意見、建議,甚至交代給你的任務,在職場上是個大忌。

如果你剛剛開始培養這個習慣,不妨找到主管說話的空隙,說上一句「不好意思,怕忘記,我做一下筆記」,短暫打斷彼此間的談話,再迅速從包裡拿出筆記本跟筆記錄下來。一方面是避免出現忘記主管說話內容的情況;另一方面,這樣一個小動作,也會讓對方覺得,你的確是在認真聽他講話,他的說話方式和態度也會不自覺的變得更加誠懇。

做筆記的用意一方面是為了有效記住談話內容,另外,這個行為還能向對方表示「我確實很認真在聽你說話」。大多數時候,人們都無法拒絕一個認真請教的人,不僅無法拒絕,還會在說話的間隙,對他產生一種信賴感。

這種信賴感一方面來源於請教者的真誠,另一方面,則會讓說話者覺得自己的意見被重視了,說話時的心情舒暢了,自然就更願意敞開心扉,盡可能地為請教者提供對他有價值的資訊。

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那麼回歸到和主管談話這件事情上,假如你在和主管說話的時候,表現得十分真誠,那麼就算主管本來是在生氣,想把你叫來批評你,但一看見你這麼認真地聽他說話、記筆記,態度也會忍不住軟化,轉而積極地指導你。

2.回報工作先講結論

怎麼向主管匯報(編按:此為原文用法,以下改為回報)工作,這也是一件十分講究的事情。

我們不妨仔細觀察一下,其實那些升職速度非常快的員工,實際績效不一定是最好的,但表達能力一定是非常優秀的。

主管負責的事情比你多,絕大多數時候都比你忙,很難一一關注到每個員工的表現。這個時候,回報工作的情況,就在很大程度上決定了主管對你的看法。除了讓主管知道我們的貢獻以外,還需要讓主管在最短的時間裡知道他想知道的內容,即快速而清晰地向主管回報工作。那麼我們該如何快速清晰地向上級回報工作呢?

「一個話題能滔滔不絕一直講」和「看不到結論,拖泥帶水地講話」完全是兩回事。前者是旁徵博引,腦袋有料;後者卻是不知所云的自說自話。在向主管回報時,多餘的話說太多,對方很容易煩躁不安。

當主管或直白或隱晦地對你說出「所以結論是什麼」「我不太明白你說的意思」「你到底想說什麼」時,你就要特別注意,主管可能已經對你的回報不耐煩了。簡單明瞭的回報必須按照「結論→理由」的流程,才不會讓對方反感。

我們來看一則例子。

小陳:「A客戶說最近經濟不景氣,他們家公司資金遇到問題,甚至準備裁員了。」

主管:「恩,那跟我們有什麼關係嗎?」

小陳:「有的,所以他們給我們的付款可能就會延後,也不知道會拖到什麼時候。」

主管:「那他們還欠我們多少錢,你趕快算好回報給我,然後看一下合約上他們付款期限是什麼時候。還有什麼問題嗎?」

小陳:「好的,主管,但是我想跟你說的是另一件事。」

主管:「有什麼事情你就趕快說!」

小陳:「對方說只要再發一筆貨就能有週轉金(編按:原文為流動資金)了,請我們再發一次貨。」

主管:「他們家的情況我清楚,都快倒閉了還發貨給他們?上一筆能不能收回來就是個問題了,你再發貨收不回來算誰的?」

小陳:「恩,是的,主管,我就是這麼想的,不想給他發貨,跟您回報一下。」

小陳說話沒有結論,使人感到焦躁,每每跟小陳講話,都會令主管內心倍感煩躁。如果小陳能用先講結論的方法,主管就比較容易接受建議了。

我們再來看看,應用先講結論的方法來回報工作的效果。

小陳:「主管,A客戶還想找我們要貨,我不想給他們了!」(這就是先講結論)

主管:「哦?為什麼呢?」

小陳:「因為他們公司資金周轉遇到問題,上一筆貨款都還沒付給我們,甚至準備裁員了。我擔心他們家要倒閉,發貨給他們錢也收不回來,所以不想給了。」(然後講理由)

主管:「恩,是的,他們家確實快要倒閉了,你做得對,就照這個意思回覆他們吧。」

是不是感覺,這樣的回報方式效率更高?既節省時間,又能達到效果呢?

只要改變一下講話順序,馬上就會從挨罵變成被誇獎,不僅你的工作能力能更好的被主管認可,同時,主管也會覺得你可堪重任,有重要的事情時,會想到要聽聽你的建議。

發言時,用「開頭先說結論」的展開方式,不僅能改善拖泥帶水的說話方式,也會讓對方更想聽你說話。這種順序是文章、報告等常用的陳述架構,也是商業人士較能接受的有條理的談話方式。

「開頭先說結論」其實就是站在主管的立場來表達。站在主管的角度來思考後,你就會發現:主管很忙,他只關心他想聽到的內容,不想浪費其他時間。

所以,千萬不能以「自我」為中心,滔滔不絕又毫無章法地講著自己想說的話。

3.坦白表明「我不懂」

如果我們永遠只在舒適區,做自己能力以內的工作,不去爭取、承擔更多未知的工作和領域,是很難取得進步的。那麼,在接受新的工作內容時,我們除了要事先進行相關的學習以外,假如遇到不明白的地方,或是不知該如何解決的問題時,就需要向他人學習了。

而給你安排這項工作的主管,往往就是你的指路明燈。

真正善於溝通的人,不會偏執於「我不懂」覺得羞恥,他們不會刻意隱藏自己聽不懂的事實,反而會坦率地表明自己「不知道」、「不明白」。思想靈活的人不會刻板地認為說了「不知道」會令自己顯得沒用,反而會覺得這是「學得新知識的大好機會」。

要知道,不管是初入職場的小新人,還是離開舒適區接觸新領域的職場老人,就是有很多東西都不會,需要去從頭學習。

假如主管將一項新工作交給A某後,A某並不怎麼詢問,就已經開始著手工作,這時,主管心裡也會有疑問:他瞭解清楚了嗎?他是否知道如何開始這項工作呢?而向主管請教過後,主管才能知道,A某在新工作的過程中還存在哪些問題、需要哪些支援,並給予相應的指導,避免讓A某走更多彎路。

「我不懂」並不丟臉,遇到不明白的事情,儘管坦率一點,因為,「不懂裝懂」的人,才是這個世界上最無知的人。

*本文獲微信公眾號「老秘書(ID:laoms6)」授權轉載,原文:教你與領導相處的三個細節

責任編輯:易佳蓉



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