商周

啟動成功關鍵,隨時掌握商周.com最新資訊

提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動

已加入收藏
已取消收藏
熱門關鍵字
熱搜內容
現正閱讀
「待會你有空嗎?」工作訊息絕對不要再這樣傳,如何把話一句說完?
畫重點
段落筆記
新增筆記
「請稍等」英文別直接中翻英說please wait a minute!一次掌握,常用的電話對談英文
0
/500
不公開分類 公開分類
儲存

職場 | 職場修練

「待會你有空嗎?」工作訊息絕對不要再這樣傳,如何把話一句說完?

(來源:Dreamstime)
撰文者:王介安
非讀BOOK 2021.02.01
摘要

1.訊息請把該講的話一次講完,再發送出去。

2.避免已讀不回,造成不必要的誤會;無法馬上回覆,也可先回「收到了,待會再回你。」

3.工作群組以「傳遞工作內容」或「分享工作進度」為主,盡量避免「討論工作內容」,要討論建議直接開會討論。

話不要說一半

現代人在傳訊息時有個有趣的溝通方式,就是只留言提問,但並沒有把動機講出來:「明天你會在公司嗎?」「今天晚上你有空嗎?」「下了班要直接回家嗎?」「待會兒你會很忙嗎?」⋯⋯

這一切聽起來就是,他想跟我們約時間見面,或想找我們協助某些事,但沒把動機講出來,聽到的人只會有個:「?」也只能回覆:「什麼事嗎?」心裡面的OS是:「什麼事說吧!」這樣的感覺不太好。習慣把話分成「兩段」表達的人,通常是「怕打擾了別人的客氣行為」,但衷心建議:「一段」講完即可,對方聽起來才不會狐疑,也更了解你的意思。所以,請別再講話講一半!要客氣,也要有動機,很重要。

另外,有些人習慣用傳送鍵當成逗號,訊息就會分成好幾句傳出去。人們在接受訊息的過程的心理感受,會因為看到的內容而影響自己的觀點。在接受訊息的第一時間會產生一種情緒反應,在第二時間又會有另外一種情緒反應。比方說,你發出了一個訊息對接收者來說,不是愉快的事,他已經在第一時間產生不好的情緒,然後你又斷斷續續地針對同一個事件發許多話語,分句傳送只會讓他不好的情緒更加乘。

廣告

分段發話,有時候還會讓接收者心情產生三溫暖的狀態。一個真實的個案是這樣的,主管發了一個訊息給員工:「今天上午你面對客戶處理的事,讓客戶非常不高興。」員工看到了,想說,糟了!又要被數落了!第二句話發來了:「這個客戶常常就是這樣子,情緒很不穩定,你也別放在心上。」員工心想,天哪,嚇死人了!

所以,請把該講的話全部寫完再發送出去,下次請直接這樣留言吧:

「明天你會在公司嗎?如果你在的話,我想去跟你討論訂單的事。」

「今天晚上你有空嗎?如果有空的話,想找你一起吃飯。」

廣告

「下了班要直接回家嗎?如果你要直接回家的話,請你幫我買個便當。」

「待會兒你會很忙嗎?如果不忙的話,想請你幫我一件事。」

已讀不回,造成不必要的誤會與猜疑

在人與人相處的過程當中,很常遇到的一個情況是,對方說了,你沒有回應。對方就認為你明白了、你了解了,甚至你接受了。這是一個非常恐怖的現象,因為你並沒有把你真正的認知講出來,對方也不知道你在想什麼,對方只會用他的理解來解讀(猜測)這件事。最後,這樣一廂情願的情況出現之後,你再來解釋,再來收拾,都來不及了,甚至引來雙方爭論不休,還不歡而散。

收到和理解,在訊息發送的過程當中,絕對是兩回事。所以,請千萬不要再已讀不回!總有些人會認為,我說了,你就應該要了解。如果在第一時間,沒辦法回覆對方的訊息,至少你應該回覆說:「收到了,我會想一下。」或是:「收到了,我現在還在忙,待會兒再回你。」否則,寧願別讀取!

工作群組注意事項

在通訊軟體這麼發達的今天,這種「單向傳遞」的方式,造就出太多的誤解,不得不謹慎處理。尤其是許多團隊會有通訊的「群組」,當有些人發起討論,可能已經討論到第三件事,但是你對於第二件事情有意見,你突然插進來回過頭討論第二件事,其他的人會覺得錯愕,一時之間討論會全部亂掉,還有可能會讓人覺得,你到底有沒有進入狀況啊?!

在我們做的職場訊息傳遞研究當中,我們會建議「群組」溝通的方式,是以「傳遞工作內容」或「分享工作進度」為主,不要「討論工作內容」,關於討論、協調、溝通,請直接開會討論,電話會議、視訊會議、見面會議都行,效能是最高的。倘若在群組裡面討論,你一言、我一語,有些時候你看了一下大家討論的內容,認為這個工作項目和你無關,就沒特別注意,後來大家話鋒一轉,談到了屬於你的工作,但你卻完全忽略了,最後工作出錯,那你就成了那個忽略訊息的冤大頭!

書籍簡介

不見面的說話練習:只用手機、簡訊與視訊,也會成就三分情的厲害溝通術

作者: 王介安

出版社:大田

出版日期:2020/09/01

作者簡介

王介安

  廣播人、行銷人、口語培訓師。曾獲六次廣播金鐘獎入圍,並獲得「最佳流行音樂節目主持人獎」。2015年金鐘獎50週年,名列中華民國文化部主辦「金鐘50。響」特別展的「廣播名人牆」。

  製作主持的音樂娛樂節目曾在台灣中廣流行網、台灣POP Radio、美國洛城之音、新加坡Radio 1003、香港商業電台、廣東人民廣播電台音樂之聲等台播出。現在仍是加拿大中文電台FM96.1製作人暨主持人。

  擔任許多大型企業高階經理人,除了文化創意產業相關工作,還從事口語溝通的教育訓練工作,於學學文創、中國廣播公司、中國文化大學推廣教育部及各大企業開課,曾接受《商業周刊》專訪,被稱為「溝通教主」,目前也是銘傳大學傳播學院助理教授。

  ■ 歡迎加入《王介安的口語魅力教室》fb粉專
  ■ 演講授課邀約,請洽謝小姐,連絡電話0933-022-665,電子郵箱 Nini@LMCC.com.tw

責任編輯:易佳蓉

下滑載入更多報導
已讀不回 通訊軟體 傳遞工作內容 傳訊息 工作群組
非讀BOOK
出版社

蒐羅與財經、職場、生活相關書籍內容介紹及書摘,協助讀者快速閱讀書籍精彩內容。

廣告
留言討論