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職場 | 職場修練

你的老闆喜歡用Line還是Email?不懂這些事,別說你有在「向上溝通」

(來源:Dreamstime)
撰文者:孫婕
方格子 2021.02.01
摘要

1.溝通時,了解老闆的溝通習慣並掌握溝通的時機。

2.行事時,設身處地為老闆著想,幫老闆顧全面子,並要幫助老闆掌握全局。

3.自我管理上,管理老闆的預期,並了解老闆對你工作表現的想法。

「辦公室霸凌」可能是每個上班族都曾經親身經歷、或親眼目睹的事件。統計指出,高達72%的職場霸凌者是主管。可見跟主管相處「向上溝通」的know-how, 是上班族最重要的生存技巧之一,特別是新到工作崗位的打工族。我在外商工作20多年,跟過紅、黃、黑、白各式膚色的老闆(還有下屬),雖然不同國籍的主管有各自的文化差異,但「人性」是相同的。

話說在前頭,這篇文章裏不會有「狼系職場力」的要訣,因為那些「瞞天過海」、「爭功諉過」、「借刀殺人」之類的招數只有天賦異稟的人才能執行。但平凡如你我者,除了老老實實地做好自己的本分,還是有機會改善與主管的關係,讓自己的表現有效反應在考績上。雖說「溝通」這件事一個巴掌拍不響,但做下屬的是有較大責任維繫這個關係的。畢竟老闆有很多個下屬,而作為下屬的你只有一個直屬老闆。以下是改善與老闆關係的8個方法:

1.了解老闆的溝通習慣

你的主管喜歡用文件、電子郵件、Line/WhatsApp、電話、視訊會議、還是喜歡面對面溝通? 他喜歡隨時掌握進度、還是喜歡定期追蹤方案成效?他是視覺型還是聽覺型的人?

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通常上述所有的溝通工具必須同時使用,但若能在老闆偏好的方式上下功夫,溝通的效果會更好。例如,碰上視覺型的老闆,圖文並茂的文件可以加分;聽覺型的主管,你最好在繳交專案報告之後,再跟老闆安排一個簡短的會議,向他說明報告的大綱。

2.設身處地為老闆著想

如果能站在老闆的角度,預先準備老闆會回答的問題;或者在幫老闆準備部門報告時,以他的立場來調整簡報內容,溝通的效果會事倍功半。

多年前,有一次我在做部門的年度預算報告時,我提到年度行銷預算比前年減少了約3%。雖然這是事實,但因為這份報告會傳到大老闆手中,我的老闆海明威建議我用“flat”(持平)這個字眼,因為跟公司說預算減少有抱怨的意味,而說「持平」也就不過不失。

3.幫老闆顧全面子

不管你喜不喜歡你的老闆,你的部門主管代表的是整個部門。老闆表現好的時候,整個部門在公司都會受重視,而你也可以連帶沾光。老闆出糗,不代表你可以出頭。特別是在跨部門會議、或是去客戶公司開會的時候,在別人面前你們是一個團隊,即使你的想法跟老闆不一樣,也不應該直接反駁老闆。如果老闆真的說錯了,你應該站在團隊的角度,在顧全老闆面子的前提下,盡量想辦法把話兜回來。

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4.幫助老闆掌握全局

不管是好事還是壞事,除了你之外,老闆應該是第一個知道的人。特別是專案進度落後、預算超標、客戶賴帳這種壞事,應該立即讓老闆知道;重大方案特別應該主動定期向老闆會報。

5.掌握溝通的「時機」

要跟老闆溝通之前,最好先查一下他的行程,不要讓你的事情影響接下來老闆開會的心情;重大的事情,最好另行跟老闆約時間討論。即使主管的房門開著,有時要請教主管時,最好先問「現在有空嗎?」或者,「什麼時候方便討論事情?」因為他可能正需要時間準備他自己的文件、或其他會議。

6.跟老闆建立個人關係

除非你跟老闆八字不合到見面就像見到仇人的地步(到這種地步,你大概早就在找工作了),跟老闆交朋友,了解他的家人、他的週末活動等等,可以讓你更了解老闆。這同時也是讓老闆認識你的機會。

你不需要跟老闆稱兄道弟,但有友情滋潤的辦公室關係,絕對會讓你跟老闆的溝通更順暢;意見相左的時候,解決問題也更容易。下班後同事邀約與老闆一起Happy Hour、或是老闆邀請大夥去他家裡烤肉的聚會,當然更不容錯過。

7.管理老闆的預期

英文說“Under Promise, Over Deliver"講的就是預期管理的要訣。意思就是說,當主管問你多久可以完成文件的時候,即使你可以3天完成,最好是說5天;如此一來,不僅自己多了幾天的緩衝時間潤飾文件,當你在第4天交出文件的時候,還可以製造「提前完成進度」的感覺。

有很多人剛剛加入新公司的前幾個月,勇字當頭,經常自己找時間加班,完成了很多不可能的任務;讓老闆以為你的超人表現是「正常產值」。過了幾個月,心力俱疲,回復了一般的工作產出,老闆反而會覺得你的表現退步。這就是對自己的生產力缺乏適當規劃,沒有考慮 「可持續性(sustainability)」的結果。

8.了解老闆對你工作表現的想法

千萬不要等到一年一度的績效考核(performance appraisal)才跟老闆談你的工作表現。如果你跟老闆不在同一個辦公室工作,最好每個月安排一次會議,跟老闆討論專案的進度,並且詢問老闆對你工作表現的看法、有無可以改善的地方。

如果你跟老闆在同一個辦公室,定期與老闆開會討論你的表現之外,你還有更多的機會徵求老闆的意見,這也是你學習的好機會。

結語

剛出來做事的時候對老闆總是敬而遠之,未曾真正與老闆們建立真正的關係,離職時候也失去了聯繫。一直到多年之後,才學會跟老闆建立朋友關係;而那些老闆,在我離開公司之後成了我的良師益友,為我提供了很多職場的建議。

所謂「十年修得同船渡」,朝夕相見的工作關係也是極為難得的緣分。只要彼此以誠相待,就有機會成就一段難得的人生經驗,值得珍惜。

*本文經「方格子直送計畫」合作轉載,原文:辦公室求生指南 (2):「向上溝通」的8個重點提示

責任編輯:易佳蓉

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