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職場 | 職場修練

開會被主管問倒,為何不能說「事後回報」?3種會議,看台積電如何養才

(來源:Dreamstime)
撰文者:彭建文
彭建文專欄 2021.01.27
摘要

1.在台積電,會議從不只是單純開會,而是提升解決問題能力最快途徑。

2.我印象最深刻的三種會議型態,分別是部門例行性會議、部門專案進度會議、跨部門專案會議。不同會議形式所學習到的能力面向各不相同。

這幾年,在兩岸協助企業授課輔導,常被企業問到一個問題:「老師,您解決問題的能力那麼厲害,是不是台積電出來的同仁,都很厲害呢?」我說:「當然啊,台積電出來的人當然很厲害呀!」這句話或許真是自己吹牛了,不過講句真心話,台積電確實在很多部分培養了同仁解決問題的能力。

在台積電的十年歲月中,會議從不只是單純的開會,公司利用很多不同類型的會議培養人才。在台積電開會非常刺激,或者換句話說,在台積電開會,就是提升解決問題能力的最快途徑。

公司內部開會的形式有非常多類型,以下跟大家分享我印象比較深刻的三種會議型態,每種會議的型態進行方式都不太一樣,參與的人也不太一樣,但是每一個會議其實都有可以成長的知識,以下就來說明三種會議,來看台積電如何利用開會培養人才。

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1. 部門例行性會議

在很多公司,我看到的會議都是,報告的人報完之後只有主管會提問,其他同仁都不會提問,自己上台報告結束後,就換第二位上台報告,依序結束會議。這樣的部門會議,只有報告人對主管報告,好像都跟其他人都不相關。大家想看看,這樣子的會議,是不是跟你的部門的會議很像呢?

在台積電,一個人報告完後,主管會問每一個人:對這個報告有沒有什麼看法?每個人都要發言,而且一定要提問,這是規定。想像一下,這樣「強迫提問」的會議形式,是不是同仁之間也在學習?同仁在報告時,你會專心聽,而你問的問題,如果問得沒有切中要害,大家也會在一旁作比較。每一個同仁提問時,大家又會互相討論、分享彼此的答案。無形之中,所有與會同仁都在訓練邏輯思考,同時聽到別人的看法跟見解。

另外要說的是,因為同事做的事情自己沒參與,所以一開始開這類型的會議,其實根本問不出太多問題。因此,每次開會之前,我們都要先看過別人的報告,才有辦法在真正開會時提出問題。而由於報告時同仁會問問題,每次開會我都要模擬一下,會被問哪些問題。

這樣的會議,如果一週開會一次,假定一次問3個問題好了。一年開會48次,你就問了150個問題,如果5年開會240次,就有將近750個問題。久而久之,人才就在這樣的會議中被養成。

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2.部門專案進度會議

想像一下,某企業的研發處長,要跟副總或甚至總經理報告專案進度時,如果研發處長被總經理問的問題,回答不出來時怎麼辦?我相信,有些公司的處長可能會說:好,我再下去查一下,事後會再當面跟總經理回報,或者發信說明。

如果在台積電,研發處長遇到這種狀況,他會利用會議進行的空檔,打電話給部門主管。此時部門主管會整個動起來,快速尋找資料,幾十分鐘內找出答案,接著儘速致電或發信給處長,由處長在會議結束前向總經理報告答案。

遇到這類型的問題,背後資料若無法在短時間內找到,或者資料位置不確定,有人有、有人沒有,就很難即時回報答案。這類型的會議能訓練員工,要如何在極短時間內找出答案。換句話說,平時資料跟資訊的儲存就相當重要。我們都希望,任何問題都能在專案進度會議上即時得到答案,而不需要每次都把問題再帶回去,浪費更多時間去蒐集資料來解釋說明。

3.跨部門專案會議

在台積電工作,每位同仁每年都要做專案,這是績效的一部分,所以跨部門專案會議是每年必定會上演的工作。

在跨部門的專案會議中,我們可以學到更多不同部門的專業。而由於這種跨部門專案,除了各部門的執行者會來參加,有時候執行者的主管也會一起參與。因此在這類型會議中,可以同時很多部門的主管開會,也因此會發現,不同人看事情的角度都不太一樣。這是多麼棒的一件事情!你會因此擁有不同的觸角,看事情的角度也會更加多元。

另外,也因為跨部門專案通常要求使命必達,絕對不能延遲,所以在專案進行過程中,就會養成了專案管理的方法跟技巧,例如:

  • 向上管理:當專案遇到瓶頸或需要支援時,我們會適度讓更高階主管來解決問題。
  • 跨部門溝通:來自各部門的同仁,都有不同個性,年資、專業也都不相同。如何能夠帶領這些人朝向共同的目標邁進,也是一個很棒的學習點。
  • 邏輯整合能力:跟高階主管報告專案進度,也是一門挑戰。要讓每一次的專案內容,都用1-2頁簡報來報告,很考驗我們的邏輯整合能力以及簡報能力。

我在台積電10年多時間,大大小小專案加總起來大概有25個。這是很驚人的數字。所以你說,我們解決問題的能力,怎麼不會在這個過程中被培養出來呢?當你每天都有大小不斷的會議要開,可以試著想想,如何透過開會培養你解決問題的能力?不同會議形式所學習到的能力面向並不一樣,你是否可以針對目前手邊的會議做分類,然後從不同的會議型態,培養自己全面地解決問題能力?我相信,會議不再只是會議,而是一個很棒的學習場域。

作者簡介

彭建文 Merlion Peng

在台積電服務超過10年的時間,並擔任內部講師為同仁提供培訓,可說是台積電內部專門解決問題的專家。目前是品碩創新管理顧問公司執行長,帶領一群台積電出身及志同道合顧問講師群輔導協助企業,做問題解決關鍵人才培育、創新改善文化養成與組織變革,也是國際認證班PJ法創辦人。兩岸超過150家公司指定之「創新思維突破與方法」、「創新領導與管理」、「研發創新/產品創新/流程創新」、「問題分析與解決」培訓講師與顧問。

  • Facebook粉絲專頁:PJ法創辦人彭建文-問題分析與決策
  • 問題分析與決策實戰班公開課程資訊:https://cert.pinshuoi.com
  • 著作:《PJ法高效工作者的問題分析與決策》

責任編輯:李頤欣

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彭建文專欄
彭建文

曾任台積電營運效率部門主管、內部講師,持續改善活動的內部顧問,也曾獲台積電「卓越工程師獎」殊榮(每年僅3-5位獲此獎項)。

現為品碩創新管理顧問公司執行長,帶領一群台積電出身及志同道合顧問講師群輔導協助企業,問題分析與解決關鍵人才培育、創新改善文化養成與組織變革,也是國際PJ(Problem&Judgement)法創辦人。主要授課與輔導的項目有「問題分析與解決/決策」、「創新思維突破」、「BPR流程改善與創新」、「教練式領導」、「組織變革」、「持續改善」等。

Facebook粉絲專頁:PJ法創辦人彭建文-問題分析與決策
著作:《PJ法高效工作者的問題分析與決策》

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