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職場 | 職場修練

越晚下班,越有績效!?避開兩個陷阱,掌握更輕鬆、卻更好的秘訣

撰文者:麥可.勒巴夫
商周讀書會 2021.01.08

「我在大學教書的時候,那些直到晚上還待在辦公室或是忙著開會的人,通常被認為是有生產力的人,這點常讓我感到不解。有一學期,我與一位同事共用一間辦公室,他早上九點進辦公室,直到晚上九點才離開,許多人只是因為經常看到他,就認為他是個認真的學者。事實上,他大部分的時間都在看《華爾街日報》的股票版,想找出最熱門的股票。」

避免兩個陷阱

假設你下定決心要積極運用時間,你已決定什麼是最重要的,並且著手進行工作以完成人生目標。在日常活動的紛擾下,你得注意兩個潛在陷阱,以免付出很大的代價。

陷阱1:將活動與生產力混為一談。
工作忙碌跟做出成果有很大的差異。當人們不知道該做什麼時,傾向於表現得非常忙碌,法國的外籍兵團有一句俗:「有所疑慮時,就快馬奔馳。要專注於獲致成果,為重視成果的人工作。如果老闆因為你長時間工作或是很忙碌而獎賞你,那就找錯老闆了。

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陷阱2:把緊急與重要混為一談。
每天我們都有該做的事情,還有一些發生的事情。有些是緊急的,有些是重要的,有些是又緊急又重要,有些是不緊急也不重要。要記住:緊急的事情很少是重要的,而重要的事情很少是緊急的。如果把兩者搞混,所有的事情都顯得重要,而真正重要的事情卻被忽略了。

趕著準時赴午餐約會是緊急的,安全抵達是重要的。在緊迫的截止日前完成工作是緊急的,掌握工作品質是重要的。長時間工作讓事業起飛是緊急的,找時間運動、吃得好、有充分的休息是重要的。把東西賣出去是緊急的,提供優良服務提高回客率是重要的。一心想擁有新款熱門跑車,或是度一個昂貴的假期是緊急的,存錢投資以進入贏家之列是重要的。

少一點、好一點的秘訣

回應緊急的事情,一定會讓你財富減少、壓力增加,這也是多數人陷於時間與金錢陷阱中的原因。我們被動地讓自己受制於緊急的事情,讓它來決定我們要如何使用時間與金錢,卻忽略了較不緊急而更重要的事情。

重要的事情如果不予以理會,遲早會變成緊急的事情,這時就成為危機。健康危機、金錢危機、家庭危機、事業危機,只要事前做點規畫,經過深思熟慮以及事先預防,多數危機是可以避免的。問題在升高為危機以前,通常是有警示的。要將時間花在真正重要的事情上,不要讓自己被緊急卻不重要的事情所分心。如同艾森豪總統所提的警告:「重要的事情通常不緊急,緊急的事情通常不重要。」進入贏家之列的人,不是比別人工作辛苦,而是更聰明地工作。成功並不取決於做了多少事情,而在於工作智慧的高低。有效運用時間,並不是不停地工作,而是一種管理人生的方法,過得既充實又有個人的自由。

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在改善時間利用之前,得先知道目前如何利用時間。一開始,先做一兩個禮拜的時間記錄,不需要做得很精細,只要記下每項活動的起訖時間,包括寫下打電話的起訖時間,收發電子郵件、午餐,或是有不速之客拜訪,以及通勤時間等,都記錄下來。

一週結束後,將各項活動所花的時間彙總起來,看看打電話、開車、會見訪客、通勤、開會、回電子郵件等事情,花了你多少時間?你很快就會發現,大多數的時間利用有習慣性。我們都傾向於每天花一定的時間重複做些特定的事情,有些人善用時間,有些人則浪費時間。大多數人都自認為了解時間是如何花費掉的,但直到做了記錄之後,才真正了解。

時間記錄完成後,檢視一下你所記錄的資料,並回答以下問題:
• 最浪費時間的三件事情?
• 有多少時間被不必要的打擾所浪費?如何減少浪費?
• 我所做的緊急而不重要的事情是什麼?如何減少或消除?
• 我最有生產力和最沒有生產力的日子是哪些?是一天當中的哪些時段?
• 哪些人我該花較多時間?哪些人我該少花點時間?
• 哪些事情我該花更多時間?
• 哪些事情可以減少或刪除?
• 我想做的事情是否太多了?
• 何種習慣或傾向導致我浪費時間?
• 在完成最重要的目標上,我花費了多少時間?

有了時間使用記錄,回答上述的問題,以及你最重要的目標,要如何善用時間已有一條清晰的道路。

(摘自《賺錢,也賺幸福》👉購書去

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作者: 麥可.勒巴夫
原文作者: Michael LeBoeuf
譯者: 李振昌

出版社:商業周刊
出版日期:2020/02/06

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作者簡介

麥可.勒巴夫(Michael LeBoeuf)

  曾擔任商學院教授,35歲時體認有錢很重要,但有自己的人生更重要,因此找出如何又賺到錢、又賺得幸福的真正富裕之道,並身體力行。結果在1989年的47歲從教職退休,靠累積的財富活得愜意。他追隨先鋒(Vanguard)的創辦人約翰.柏格(John Bogle)推行指數化投資,身為柏格頭(Bogleheads,景仰柏格先生的投資人自主組織)的領導人物,合著有暢銷著作《柏格頭投資指南》。另著有《別當打卡的豬》、《效率專家》、《如何永遠贏得顧客》、《21世紀管理新觀念》、《生產力挑戰》、《做時間的主人》等書。

責任編輯:温克強
核稿編輯:張勝宗

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