老是做「收益低」的事？新的一年，3步驟終結瞎忙

昨天有位讀者問我這樣一個問題：「每天工作很忙，回到家好累。但忙完之後卻成效甚微，老闆也不認可自己忙碌的結果，我該怎麼辦？」這其實是職場上一個很普遍的現象，瞎忙。今天的文章，就和大家聊聊職場上瞎忙的危害，以及我們該如何避免瞎忙。

瞎忙有兩個特徵，第一個特徵是做事沒有重點。

當一個人做事沒有重點時，就會把時間平均分配。什麼都想做好，最後什麼都做不好。像文章開頭提問的這名讀者，他在跟我描述自己每天的工作狀態時，明顯就是沒有重點。比如早上同事找他商量個事情，中午客戶問他昨天的表格做好沒有，下午老闆要跟他過上周的專案進度。在他眼裡，這三件事沒有輕重緩急之分，每件事的後果和緊急程度是一樣的。所以來什麼接什麼，三件事同時做，最終把自己搞得一團亂。這樣老闆當然不會認可他忙碌的結果，因為沒有一件事情是做好了的。

可實際上，中午客戶要他做的表格是最重要最緊急的，因為客戶下午開會就要；老闆跟他過上周的專案進度，這需要遷就老闆的時間，因此要提前預定老闆有空的時段；而同事找他商量的事情，並沒有那麼緊急，今天沒空的話明天也可以。

換個方式給工作做排序，就會知道自己最應該去忙什麼。這裡就涉及到一個最基本的精力分配原理：永遠緊盯那個最重要最緊急的事情。高手做事，從來都不會把精力平均分配，而是會All in在那些最能體現自我價值的事情上。只有這樣你才不是瞎忙，也才會有人願意為你的忙碌買單。

瞎忙的第二個特徵，是在收益低的事情上浪費時間。

比如有一次我們團隊在做一個重大項目的競標提案，其中有個環節要展示我們對行業市場的理解。於是我安排了一個下屬Y去找一些行業資料，看看競爭對手最近幾年都在幹嘛。本來這部分內容在整個提案過程中，只有2分鐘時間和客戶講解。因為客戶更看重的是我們對他們業務的理解，以及未來整個品牌傳播的規劃和想法。

沒想到這個下屬Y給了我一個「驚嚇」。因為過了一個星期，Y發給我一份足足50頁的競品研究報告。裡面搜集了7、8個競爭對手的資料，以及諸多行業研究文章。看得出來，他以為我會對他的努力大加讚賞一番。可我並沒有，反而說道：「你浪費了一個星期時間，現在這份內容要重新做。」為什麼這樣說？因為這些東西對這個項目競標方案的貢獻，基本等於零。

Y找到的這些競爭對手資料，我隨便Google一下就能找到。更不要說這些所謂的「行業研究文章」，大多都是粗製濫造沒有洞察的新聞稿。文章來源待確認，裡面的觀點也經不起推敲。我們客戶在這一行做了10幾年，這種東西我都能看出來有問題，放在客戶老闆面前，一定會被退回來。這就是瞎忙。耗盡所有精力，卻做了一件收益非常低的事情。並且瞎忙的人還非常享受這種狀態。可實際上這種「忙」沒有目標，沒有判斷，就像一個無頭蒼蠅一樣在黑暗裡四處打轉。

現實職場中，這種現象其實非常多。瞎忙久了，會讓人產生幻覺，覺得自己是個大忙人，什麼事情都要兼顧，好不威風。這是典型的「過程思維」。但老闆腦子裡永遠是「結果思維」。他不會管你中間過程做了什麼努力，他只會看最終產出的結果是否有價值。

忙了N個晚上做的方案，結果被客戶打回來重做，就是沒意義；開了一天的會，結果什麼解決方案都沒有拿出來，就是浪費時間；研究了幾個月的問題，最後得出的結論和剛開始的時候一樣，就是白做工；這就是為什麼很多時候你覺得自己為公司忙前忙後，卻得不到老闆認可，也沒有升職加薪。因為在老闆眼裡，他給你提供時間、資源，還付你薪水，結果你不但沒有解決問題反而可能製造了一大堆問題出來。這裡的根源就在於：思考的時候沒有框架體系，腦子還沒想清楚問題就開始下手。所以一碰到突發狀況，就慌了手腳，忘了初心。那麼如何解決瞎忙的問題呢？下面分享3個實用心得，希望對大家有幫助：

1.凡事先立目標，再看收益

我剛工作的時候有個毛病，用我老闆的話說就是：「做事情太散。」明明一開始要找A問題的答案，弄著弄著卻跑到了B問題那裡去，過了幾個小時又變成研究C問題。這樣即使我忙一下午，都是在無關緊要的事情上浪費時間。散漫沒有章法、忙碌沒有目標，這是許多職場新人都容易犯的毛病。想要改正，在動手前就一定要牢記目標在哪裡。然後所有努力都緊緊圍繞目標來進行，不要讓無關的事情牽扯自己太多精力。

比如做一段時間之後可以反思一下，我現在手上做的事情和我當初的目標一致嗎？我是否偏離了既定的軌道？現在思考的這些東西，能否解決最重要的問題？階段性覆盤，是給自己上鬧鐘的定時提醒。

第二步，想清楚付出努力後，能帶來看得見的收益有哪些。比如現在解決了這個問題，後面能順水推舟解決哪些問題？攻克了這個難關，是否對別的難關也有重大啟示？完成了這個任務，我能獲得哪些具體技能和知識上的提升？

沒有收益的事情，少去做。比如收拾爛攤子，給別人做砸的事情擦屁股。做好了別人不見得感激你，做砸了十之八九怪你壞事。短期收益的事情，頻繁做。比如接觸一個全新的領域，接手一個全新的客戶。新，意味著沒有開荒，充滿了機會，意味著只要做好一點點，都能成為你的標誌性成就。能產生蝴蝶效應的收益，堅持做。比如公司大老闆親自帶隊做的案子，有潛力客戶的試水專案。這種事情你往往看不到它目前的帳面價值，但只要開了個好頭，後面的收益會源源不斷。

2.規劃工作時間分配

時間盒是一個形象的說法，意思是把工作進行分類，然後根據工作種類來規劃各自需要花費的時間，最後用盒子的形式表現出來。盒子的面積越大，該工作需要花費的時間越長；盒子的面積越小，花費的時間越短。

時間盒是一個非常方便的工作覆盤方式。每天下班了，對照自己的時間盒就能評估出一天的工作效率和成果。比如今天一共有5項工作要做，那麼可以先預估出每項工作需要花費的時間，然後分別填寫在各自的時間盒裡（如下圖）：

當其中一項或某幾項工作發生變化，出現時間減少或增加的情況時，就可以相應地縮小或放大時間盒的面積，得到新的時間盒（如下圖）：

以上圖為例，工作A實際需要花費的時間只要2小時，所以你就額外獲得了1小時的閒置時間，相應的，A工作的時間盒就進行縮小。

而工作C你發現做起來沒那麼簡單，需要另外再投入半小時進去，因此可以放大C工作的時間盒。一天結束後，對照著時間盒來複盤工作成果，就會非常直觀。你會知道哪些是需要花大力氣攻關的工作，哪些是簡單幾步就能搞定的事情，進而優化自己的時間精力分配。

3.保持同位思考

各位在日常工作中一定經常聽到一個短語：「On the same page.」Same page就是大家的理解都在同一個層面，彼此之間不存在資訊落差。只有保持了同位思考，溝通才是最高效最順暢的。但事實往往不是如此。很多時候讓我們瞎忙窮忙的原因，就是大家的認知不在一個層面。你以為是這樣，我以為是那樣，他以為又是另外一個樣子，所以做起事來各有各的方法，拼在一起時就會出現各種問題。

想要徹底解決它，就要在動手前弭平資訊落差，讓大家的理解保持一致。如何去做？最簡單的方法，就是開「行前會議」。開動工作前，把所有相關人員拉到一起，一次性溝通完全部的工作資訊。讓大家把所有問題都拋到桌面上，共同面對，一起解答。

比如我們每次做大專案前，專案負責人都會預先寫一封郵件告訴全體人員專案的背景，挑戰和目標。每個人在看郵件的同時，也要列出自己對於專案相關的問題有哪些，然後在行前會議的時候專門拿出來討論。

負責策略的、執行的、資源協調的、方案彙報的、客戶溝通的，各自的角色不同，會產生的問題肯定也不同。只有所有人面對所有問題，才能弭平資訊差。同時也讓每個人對專案都有一個整體圖景，這也能間接培養大家的全域觀。行前會議結束後，需要有一個人進行總結，用郵件把得到解答和未得到解答的問題羅列清楚，分發給所有參會人員。唯有如此，所有人才會On the same page.

在開始工作後，再通過定期覆盤和反思，讓不清楚的問題慢慢都得到解決。這樣就避免了大家各自忙各自的，最後發現都是無用功。該方法我實踐過無數次，親測有效。

做到以上說的這三點，才是真正聰明的忙。以上就是今天的文章，最後簡單小結一下，如何避免瞎忙，成為真正的高手？

1. 凡事先立目標，再看收益；

2. 給自己的工作規劃「時間盒」；

3. 保持同位思考。

＊本文獲微信公眾號「張良計（ID：zhang_liangj）」授權轉載，原文：深度乾貨：真正的高手，絕不會瞎忙

責任編輯：易佳蓉