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職場 | 職場修練

主管最想給菜鳥的三堂課》今天的工作,昨天就該完成⋯為什麼?

(來源:Dreamstime)
撰文者:艾里
非讀BOOK 2020.12.02
摘要
幾十年職涯,成敗關鍵往往是微不足道的細節。整理文件、訂飯店⋯想來理所當然又不起眼的小事,卻可能擋住升遷之路。本文彙整主管最想給菜鳥的3堂課:最理想的工作完成期是昨天、沒有理所當然的事、好關係不代表好說話。

一、最理想的工作完成期是昨天

時間就是生命,魯迅先生說「浪費別人的時間就等於謀財害命」;對公司而言,時間就是利潤。所以,對於員工而言,一定要在老闆交代的時間內完成任務。

情境:老闆要到國外出差/當事人:部門主管劉松

老闆要到國外出差,而且要在一個國際性的商務會議上發表演說。我們幾名部門主管忙得沒日沒夜的,整日裡暈頭轉向、頭昏眼花。老闆出差所需的各種資料都要我們準備妥當,當然,包括演講稿在內。

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老闆出國的那天早晨,各部門主管也來送機。市場部主管王能問我:「你負責的文件準備好了沒有?」

我忙到淩晨才躺下,這會睜著惺松睡眼說:「淩晨四點的時候,我實在抵不住瞌睡蟲的蠱惑,就趴在辦公桌上睡著了。我負責的文件是用英文撰寫的,老闆看不懂英文,在飛機上不可能重讀一遍。等他上飛機後,我回公司把文件發給他,等他一到就能收到。」

每個人都會在心中對自己進行的事情進行籌畫。這時的前提就是你只考慮了自己的主觀因素,而每個人的主觀因素都是不同的,這時很多計畫、籌劃不得不隨著客觀因素而改變,也就是所謂的人算不如天算,這是我在經歷這事後的體會。

細節:謹記工作期限

轉眼,老闆抵達,第一件事就是盯著我問:「你負責準備的那份文件和數據呢?」我就按自己的想法告訴老闆:「我一會兒給您發過去吧。」老闆聞言,臉色大變:「怎麼會這樣?我已經計畫好了,利用在飛機上的時間,與同行的外籍顧問研究一下自己的報告和資料,別白白浪費我坐飛機的時間!」

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回到公司,我拼盡全力趕完那份英文檔案,可我知道,無論怎麼趕都不可能達到老闆要求的時間期限。想起老闆那張臉,我就能預料到以後我的晉升之路會走得很艱難。可是,我怎麼會想到老闆就那麼急著要那份資料呢?

作為一名員工,千萬不要自作聰明地設計工作,期望工作的完成期限會按照你的計畫而延後。成功的人士都會謹記工作期限,並清晰地明白,在所有老闆的心目中,最理想的任務完成日期是:昨天。

菁英思維:羅馬一日建成也不算快

記住,在所有老闆的心目中,最理想的任務完成日期是:昨天。特別是現在,當商業環境的節奏以令人目眩的速度飛快運轉著。大至公司,小至員工,要想立於不敗之地,都必須奉行「把工作完成在昨天」的理念。

老闆是百分百的「心急」之人,為了公司的生存、發展,他們恨不能把一分鐘都掰開來用,在他們看來,羅馬一日建成也不算快。所以,要老闆白花時間等你的工作結果,他該有多著急啊!在羅馬應該於昨天建成的心理狀態下,對老闆交代的任何工作,都要在第一時間內處理,爭取在老闆期望的工作時限前完成。

二、沒有理所當然的事

1跟著2,305後面是306,這是常識,但是常識並不代表就是事實。有時「305」就是不挨著「306」。

情境:跟老闆出差的準備/當事人:職員安輝

去年夏天,我陪同老闆到杭州參加產業洽談會。這可是一次表現自己的絕好機會,出發的前幾天,我就忙著安排我們的行程。先上網預訂了飛機票,接著查看了一下洽談會附近的旅館,預訂了一家看起來還不錯的旅館。終於要出發了,老闆又確定了一下:「小安,都安排好了吧?」「當然,現在網路可方便了。放心好啦!」我滿懷信心地回答。

機票很順利地送來了,我們一路無事到了杭州。因為第二天就是洽談會了,下了飛機我們就直奔旅館,準備好好休息,養精蓄銳,迎接明天的「戰鬥」。旅館也很好找,老闆直誇「你辦事還真是很可靠」。都說「好的開始是成功的一半」,可是有時候恰恰相反。這家看起來還不錯的旅館卻使得老闆對我的辦事能力大為懷疑起來。

細節:305房間的位置

數數的時候,12後面是13,305緊接著306,這都是理所當然無需懷疑的事情。可事實真的是這樣嗎? 我的答案是否定的。很多時候,我們做事情還是必須求證一下,不然一定會招來一些麻煩。

為了相互之間有個照應,出發前,我在網上特別訂了房號臨近的兩個房間,房號305和房號306,可是有誰會想到305竟不挨著306呢?在旅館前臺取了鑰匙,我們直奔3樓。很快地就找到了306房間,可是為什麼左右、對面都沒有305呢? 走了兩圈,老闆的胖臉開始冒汗了,臉色也難看起來。我有些惶恐地說:「老闆,您先休息,我去找旅館人員確認。」

叫來了服務人員,她領著我們轉了個彎,又走了大約20分鐘,在一扇門前停了下來,抬頭,只見門上赫然標記著「305」,果然是305房間。

「305怎麼離306那麼遠,305不是在306旁邊嗎?」我心裡按捺不住怒火,忍不住埋怨道。「先生,沒有人說305房間一定在306房間旁邊!」服務員輕揚眉梢不屑說道。

我怎麼沒想到? 從這件事中,老闆認為我辦事不夠細心,不夠周全。

菁英思維:跳脫制式思維 

什麼東西越明顯、越突出、越容易搜尋、越容易想像,在你頭腦中佔的比例就越大。其實每個人並沒有自己想像的那麼理智,而是容易先入為主,常常被無數不完整的資訊禁錮了思維。同時人們還容易被「代表性」所迷惑,僅僅是因為某種事物更具有代表性,就誤認為它們發生的機率更大一些。

所以,在實際行動中,我們一定要做更多的工作,以擺脫制式思維的陷阱。比如安輝,如果他能在入住之前先打個電話向旅館確定一下房間房號以及房間的一些基本情況,那麼事情也許就完全改變了。

制式思維的困擾每個人都會遇到,重要的是你能不能跳出制式思維,用另一種眼光、另一種思維方式來對待問題。

三、好關係不代表好說話

「親兄弟,明算帳」,在利益面前,有時所謂的「好關係」是不堪一擊的。所以,最好的方法還是必須要有法律文書的約束。

情境:商場的使用區域/當事人:經理尹波

「經理,S公司要求我們撤掉柵欄。」助理小林急匆匆地對我說。「哦,我知道了。」我又說道,「S公司與我們集團公司的關係一向很好,這點事應該不難解決。一會兒我給對方打個電話說一下。」

「我們的貨還在那邊沒法放呢?」小林好像不放心。「出事我擔著,你去忙吧。」我突然發現小林不太討人喜歡。小林工作很認真而且也很負責,可我不喜歡她那種好像不相信人的眼神。

我所在公司是集團下屬分公司,與S公司簽訂了房屋場地租賃契約。現在,我們公司的貨物必須使用一塊相對封閉的區域。考慮到集團公司與S公司雙方的良好關係,我就沒有多加考慮,自作主張動用柵欄把相應的區域圍了起來,跟他們負責人說說也許就沒事了。

我撥通了S公司負責人的電話:「你好,我是尹波,我們公司的貨物堆放只是暫時需要用柵欄圍一下,等這段時間一過,馬上就可以把柵欄撤了。」「你要知道,當時我們的合約上沒有這一條啊,你記得吧,也沒有劃定使用區域。你們這樣做,我們的貨物怎麼放?反正,你們不把柵欄撤了,這問題就不能解決。」S公司的人口氣很強硬。

怎麼能這麼不講情面呢?我也忍不住有些火了。看來這事今天還解決不了。大家都在氣頭上怎麼談,我只能先把電話掛了:「我們約時間面談吧!現在就先說到這裡。」

明天怎麼說呢?我一邊思量一邊把當初簽的合約找了出來。不看合約我還底氣十足,一看合約,我立刻傻眼了。

細節:按照合約執行

原來,我們當初與S公司簽的房屋場地租賃契約,其中只有「雙方共用場地」,但並沒有具體劃定區域。現在商場上,有利益就有交情,利益衝突了,那就是敵人啊,誰跟誰能是永遠的好交情呢?不管怎麼樣,明知不會有什麼結果也得去做。我想起了小林那不信任的眼光,看來她早就明白這事不好辦了。

不用說也能想像出,在第二天與S公司負責人的談判中,我完全處於被動局面,只能防守,反覆渴望能動之以情,但在具有法律效力的合約面前,我的這套說辭顯得出奇地蒼白無力。S公司根本就不願講交情,任我把嘴皮子磨破,事情也沒有改變。最後,我們撤了柵欄,另覓場地存放那批貨物。後來,這事被CEO知道了,他指著我訓了兩小時,因為這份合約是我簽的。

菁英思維:交情要講,帳目更要清

有句老話「親兄弟,明算帳」,在關係切身利益的時候,憑所謂的「交情」總是很難把握分寸、很難約束人的。商場風雲變幻莫測,沒有永遠的敵人,也沒有永遠的朋友,把事情做得圓滿尤其重要。千萬不要憑著一時的衝動,只記得講交情而亂了辦事的程序,忽略了細節。在商場中,交情要講,帳目更要清。

書籍簡介


為什麼菁英都是細節控:主管很想送給菜鳥的一本書

作者: 艾里

出版社:幸福文化

出版日期:2020/10/07

作者簡介

艾里

心理學碩士、心理諮詢師、專欄人氣作家。出版了《拜拜吧,小情緒》等書,深受讀者歡迎。作者對心態管理有多年的研究,已發表多篇論文,其文字作品被多家網站轉載,廣受好評。多年的心理諮詢及企業溝通經驗,使他充分印證了「細節」對人生成敗的影響。


責任編輯:李頤欣

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