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多了這行字,簡報大不同!Google最強簡報師一個案例示範,老闆秒懂你需求

Google必修的圖表簡報術 (來源:商業周刊出版部)
撰文者:柯爾・諾瑟鮑姆・娜菲克
商周讀書會 2020.11.30

細心考量、善用文字,便能讓你的資料圖表平易近人。在資料交流的過程中,文字擔任了幾種角色:可以用來標記、介紹、解釋、強化、強調、建議,以及訴說故事。

圖表中有幾種文字絕對不可缺少。每張圖都需要標題,每條座標軸也需要標題(此原則的例外少之又少)。無論你認為脈絡解釋得多清楚,若缺少這些標題,觀眾便會停下來質疑自己在看的究竟是什麼東西。記得加上清楚的標記,讓聽眾將腦力用來解讀資訊,而非用來搞懂該如何讀圖表。

別假設不同人會從同一張圖表中得到相同結論。如果你希望聽眾做出某項結論,那就直接用文字寫出來。利用前注意特徵讓這些重點文字凸顯出來。

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將資料視覺化時,有時也可以用文字直接在圖表上註記重要或有趣的事項。 你可以使用註解來解釋資料當中的細節、強調值得注意的重點或者描述相關的 外在因素。圖5.7是我最喜歡的資料視覺化註解範例,大衛.麥坎德列製作的 「從臉書即時動態看分手尖峰時刻」。

圖5.7使用巧妙的文字
圖5.7使用巧妙的文字

從左到右閱讀圖5.7的註解時,我們可以先看到情人節分手頻率增加,接著在春假達到高峰(副標題「開春大掃除」相當幽默)。愚人節也有一小波高峰,也強調了週一分手的趨勢。暑假的分手頻率起伏並不大。接著我們看到聖誕假期前分手頻率大增,卻在聖誕節驟減,因為顯然此時甩掉對方「太過殘忍」。

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只需要細心挑選少數幾個文字與句子,便能讓這組資料更加容易閱讀。

圖5.7還有另一個重點,那就是此處並未遵守我先前所提到的「座標軸標題不可缺」原則。此處是設計的刻意安排,因為較重要的並非資料的詳細數字, 而是相對的尖峰與低點。不標記垂直座標軸(寫出標題或標籤),便不會產生太多爭論(這是什麼資料?是怎麼計算的?我同意嗎?)。此處不加上標記是刻意的設計,雖然在大多數情形下並不恰當,但是此案例是少數的反例。

我們重新看看第 3、4 課的回報單案例,這次想辦法用文字來提升易用性吧。圖5.8是移除雜訊、利用資料標記與標籤集中聽眾目光後的成品。

圖5.8回頭看看回報單的案例
圖5.8回頭看看回報單的案例

圖5.8挺美觀的,但少了文字讓人有點難推測意涵。圖5.9加進了必要的文字,便解決了問題。

圖5.9用文字讓圖表更平易近人
圖5.9用文字讓圖表更平易近人

圖5.9加進了不可缺少的文字:圖表標題、座標軸標題以及資料來源的註腳。圖5.10則更進一步加進行動呼籲以及註解。

圖5.10增加行動標題與註解
圖5.10增加行動標題與註解

圖5.10的巧妙文字使用讓整個設計更加平易近人。觀眾一眼便能看懂自己在看什麼資料,也知道該注意哪裡、為什麼要注意。

書籍簡介

書名:Google必修的圖表簡報術(修訂版)

出 版 社:商業周刊

出版日期:2020/9/24

作者簡介

柯爾・諾瑟鮑姆・娜菲克Cole Nussbaumer Knaflic

Google前人力分析團隊總監、最強簡報講師、暢銷作家、人氣部落格主

柯爾.諾瑟鮑姆.娜菲克是用資料說故事的高手,也是「用資料說故事」(storytelling with data,簡稱SWD)公司的創辦人兼執行長,更是暢銷書《Google必修的圖表簡報術》作者;該書已在全球各地推出十多種語言的譯本,不僅榮獲全球一百多所大專院校採用做為教科書,且是成千上萬名學員參與的「用資料說故事」工作坊之教材。過去數年間,柯爾率領的團隊為全球各地想要精進圖表簡報技術的個人、企業及公益組織,提供最厲害的互動學習課程;他們還透過高人氣的部落格、播客以及每月挑戰活動,幫助人們打造出簡明易懂的圖表,進而編製成說服力十足的故事。

自行創業之前,柯爾曾擔任銀行業與私募股權的分析師,以及Google人力分析團隊總監,因此培養出獨到的資料視覺化本領。她在Google時使用資料導向的方式,解釋創新人才計畫與管理作業,並經常前往全美與歐洲各地辦公室,親自傳授由她開發的資料視覺化課程。柯爾曾於馬里蘭藝術學院(Maryland Institute College of Art,簡稱MICA)擔任兼任講師,教授資訊視覺化概論,也經常應全球各地知名大學之邀擔任客座講師。

柯爾畢業於華盛頓大學應用數學系,也是該校的企管碩士。當柯爾不忙於消滅全世界的爛圖表時,便待在中西部的家中與先生及三名可愛的孩子共享天倫之樂,全家人也經常出國旅遊。

譯者簡介

徐昊

台大外文系、台師大翻譯研究所畢業,目前為自由譯者,喜歡旅行、學習語言、探索不同文化、享受人生。 


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責任編輯:易佳蓉

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